개요
이 영상은 노션(Notion)을 중심으로 솔라피(Solapi), 슬랙(Slack), 이메일 자동화를 연동하여 기업의 직원 재계약 및 연봉 협상 프로세스를 구축하는 심층 컨설팅 과정을 상세히 다룹니다. 이 시스템의 목적은 재계약 만료 1개월 전 자동 알림 발송, 민감한 급여 정보의 분리 관리, 직원 면담 자료 취합, 그리고 확정된 계약 정보를 노무사에게 전달하는 전 과정을 자동화하는 것입니다.
이 시스템의 핵심 가치는 노션의 한계점(데이터베이스 속성별 권한 관리 불가)을 별도의 'Salary' 데이터베이스로 분리하는 설계를 통해 극복한 점입니다. 또한, CEO(원장), 직원, 관리자(팀장), 외부 노무사 등 여러 이해관계자가 참여하는 복잡한 HR 업무를 버튼 클릭만으로 유기적으로 처리할 수 있도록 설계했습니다. 재계약 관리, 면담 일정 조율, 퇴직연금 정산 요청 등 인사관리에 필요한 실질적인 워크플로우를 자동화하는 방법을 배울 수 있습니다.
주요 학습 포인트
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카카오톡 알림톡과 친구톡의 목적별 분리 활용 (직원 공지용 템플릿 vs. 대표 내부 검토용)
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노션에서 급여와 같은 민감 정보 관리를 위한 별도 데이터베이스 분리 설계 및 권한 관리
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재계약 프로세스 자동화를 위한 다중 이해관계자(대표, 직원, 팀장, 노무사) 알림 워크플로우 구축
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노션 페이지를 활용한 직원용 면담 자료 제출 및 개인 연차 현황 확인 포털 생성
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입사일 기준 재계약 발송일 계산 및 주말/공휴일 예외 처리 로직 (다음 월요일 발송)
요약
1. 재계약 자동화 시스템 목표 및 기본 정책 수립
소주제 1: 재계약 알림 프로세스 정의
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재계약 만료 1개월 전, 시스템이 먼저 대표(원장)에게 알림을 발송합니다.
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대표가 알림을 확인하고 노션 대시보드에서 '발송' 버튼을 누르면, 해당 직원에게 재계약 관련 알림톡이 발송되는 2단계 승인 프로세스로 설계합니다.
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이는 원치 않는 자동 발송을 막고 대표가 중간에서 승인하는 단계를 두어 안정성을 확보하기 위함입니다.
소주제 2: 알림 발송 시점(트리거) 논의
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초기 안: 입사일 기준 정확히 11개월 뒤 (한 달 전).
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개선안: 월 단위 관리를 위해, 11월 15일 입사자의 경우 10월 15일이 아닌 10월 1일에 알림을 받도록 설정합니다.
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이유: 월 중순에 알림을 받으면 업무 처리가 애매할 수 있으므로, 해당 월 1일에 일괄 처리하는 것이 효율적입니다.
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예외 처리: 만약 1일이 주말이나 공휴일이면 다음 주 월요일에 발송되도록 로직을 추가합니다.
핵심 원칙: 자동화 시스템 설계 시, 완전 자동화(Full Automation)보다 '중간 승인 단계(Human-in-the-Loop)'를 두어 인적 오류를 방지하고 안정성을 확보하는 것이 중요합니다.
2. 노션 데이터베이스 필터링 및 알림 유형 정의
소주제 1: 재계약 대상자 필터링 로직
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재직 상태 필터: '상태' 속성이 **'재직'**인 직원만을 대상으로 필터링합니다. (퇴사자는 제외)
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날짜 계산 로직: 입사일을 기준으로 재계약 발송일을 계산합니다. (예: 2023년 11월 4일 입사 -> 2025년 10월 1일 알림)
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테스트 로직: '날짜 테스트' 체크박스를 만들어, 이가 체크되면 재계약 발송일이 '오늘'로 간주되어 자동화 테스트를 용이하게 합니다.
소주제 2: 알림 채널 및 유형 구분
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솔라피 (Solapi): 고객(직원)에게 카카오톡 알림톡/친구톡 및 문자를 **'발송'**하는 서비스입니다.
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슬랙 (Slack): 내부 담당자(대표, 팀장)가 시스템의 '노티(알림)'를 **'수신'**하는 메신저입니다.
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대표 알림 (친구톡): 검수가 필요 없고 급여 정보 등 유연한 내용을 담아야 하므로 '친구톡'으로 발송합니다.
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직원 알림 (알림톡): 정형화된 템플릿 메시지이므로 카카오톡 검수가 필요한 '알림톡'으로 발송합니다.
실무 팁: 카카오톡 알림 발송 시, 검수가 필요한 '알림톡'과 자유로운 내용 전송이 가능한 '친구톡'의 용도를 명확히 구분해야 합니다. 민감 정보나 비정형화된 내용은 친구톡을 활용하는 것이 효율적입니다.
3. 대표(CEO)용 알림톡 메시지 구성 및 데이터 연동
소주제 1: '친구톡' 메시지 내용 동적 구성
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재계약 대상 직원의 핵심 정보를 멤버 DB에서 가져와 메시지를 구성합니다.
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포함 정보: 직원명, 자격증(예: 치위생사), 입사일, 근무 형태(정직원/파트타임), 지난 계약 급여(세전/세후).
소주제 2: '근무 시간' 속성 추가 및 데이터 마이그레이션
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문제 발생: 파트타임 직원의 경우 연봉 산정을 위해 '근무 시간' 정보가 필요하나, 멤버 DB에 해당 속성이 없었습니다.
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해결 방안: '멤버' 데이터베이스에 '출퇴근 시간' 텍스트 속성을 신규 생성합니다.
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자동화 적용: '인터뷰' DB에서 '합격' 버튼을 누를 때, '인터뷰' DB의 '출퇴근 시간' 값이 '멤버' DB의 '출퇴근 시간' 속성으로 자동 복사되도록 설정합니다.
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활용: 정직원은 비워두고, 파트타임 직원의 근무 시간(예: "월, 화, 목, 금 근무")을 기록하여 급여 협상 시 참고합니다.
소주제 3: 재계약 승인 버튼 추가
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대표가 받는 친구톡 메시지 하단에 "직원에게 알림을 발송하시겠습니까?"라는 확인과 함께, 노션 대시보드로 바로 이동할 수 있는 버튼을 추가합니다.
4. [핵심] 민감 정보(급여) 관리를 위한 데이터베이스 분리
소주제 1: 노션의 권한 관리 한계
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문제점: 관리자(팀장)가 '멤버' DB는 조회할 수 있어야 하지만, 해당 DB 내의 '급여' 속성은 볼 수 없어야 합니다.
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노션의 한계: 노션은 데이터베이스 전체에 대한 접근 권한만 제어할 수 있고, 특정 '속성(열)'만 숨기는 기능은 제공하지 않습니다. (속성을 숨겨도 사용자가 다시 표시할 수 있음)
소주제 2: 'Salary' 데이터베이스 분리 설계
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해결책: 급여 정보만 별도로 관리하는 'Salary' 데이터베이스를 신규 생성합니다.
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권한 설정: 이 'Salary' DB는 대표(원장)만 접근할 수 있도록 페이지 권한을 설정합니다.
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데이터 연결: '멤버' DB와 'Salary' DB를 '관계형'으로 연결합니다.
소주제 3: 데이터 흐름
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'인터뷰' DB에서 '합격' 버튼을 누르면 -> '멤버' DB, '조직도' DB, 'Salary' DB에 동시에 데이터가 생성됩니다.
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'Salary' DB에는 1년마다 재계약 시 새로운 급여 기록이 한 줄씩 쌓입니다.
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'멤버' DB는 'Salary' DB의 여러 기록 중 가장 마지막(최신) 급여 값만 롤업(Rollup)으로 가져옵니다.
핵심 아키텍처: 노션에서 민감 정보를 다룰 때, 절대 단일 DB에 모든 정보를 넣고 속성 숨기기로 해결하려 하지 마십시오. 반드시 별도 DB로 분리하고 페이지 접근 권한을 제한한 뒤, '관계형'과 '롤업'을 이용해 필요한 최소한의 정보만 가져와야 합니다.5. 대표(CEO) 승인 자동화 및 워크플로우 시연
소주제 1: 관리자 접근 권한 테스트
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대표가 받는 재계약 알림톡(친구톡)에는 직원의 지난 급여 정보가 포함됩니다.
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데이터 보안 확인: 이 알림(혹은 관련 노션 페이지)을 관리자가 보더라도, 'Salary' DB에 접근 권한이 없기 때문에 급여 필드는 **빈 값(공란)**으로 표시됩니다.
소주제 2: 대표 알림 수신 및 실행
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대표의 카카오톡으로 재계약 알림(친구톡)이 수신됩니다.
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메시지 하단의 '발송하러 바로가기' 버튼을 클릭하면, 대표의 노션 대시보드로 이동합니다.
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대시보드에서 해당 직원의 재계약 건을 확인하고, '재계약 메시지 전송' 버튼을 클릭하여 직원에게 알림톡을 발송합니다.
6. 직원용 면담 자료 제출 페이지 구축 (Notion Form)
소주제 1: 직원 알림톡(Alimtok) 내용
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대표가 승인 버튼을 누르면, 직원에게 정형화된 알림톡이 발송됩니다.
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알림톡에는 재계약 면담을 위한 자료 제출 링크(노션 폼 페이지)가 포함됩니다.
소주제 2: 노션 폼(페이지) 구성 논의
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초기 안: 노션 폼 속성으로 '건의사항', '기여 목표' 등을 텍스트로 받으려 했습니다.
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문제점: 양식이 복잡하고, 직원이 내용을 작성하는 데 자유도가 떨어집니다.
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개선안: **템플릿 파일(Word)**을 제공하고, 직원이 파일을 다운로드받아 작성한 뒤 '파일 업로드' 속성으로 제출하게 변경합니다.
소주제 3: 제출 항목 정의
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노션 폼(페이지)을 통해 다음 항목들을 제출받습니다.
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필수: 재계약 면담 기록지 (파일 업로드, 템플릿 다운로드 제공)
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선택: 고가에 반영할 수 있는 성과자료 (파일 업로드, 여러 개 가능)
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필수: 면담 희망 날짜 3개 (날짜 속성)
내 비즈니스에 적용하기복잡한 양식을 노션 폼으로 만들 때, 모든 항목을 속성으로 만들려 하지 마십시오. 사용자가 익숙한 워드/엑셀 템플릿을 '다운로드'하게 하고, 완성된 파일을 '파일 업로드'로 받는 것이 사용자 저항을 줄이고 자유도를 높이는 효과적인 방법입니다.
7. 'Salary' DB 연동 및 협상 기록 공간 확보
소주제 1: 재계약 프로세스 자동화 (버튼 클릭)
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대표가 대시보드에서 '재계약 메시지 발송' 버튼을 클릭하면 두 가지 동작이 동시에 실행됩니다.
1.
직원에게 재계약 면담 안내 알림톡이 발송됩니다.
2.
대표만 볼 수 있는 'Salary' 데이터베이스에 해당 직원의 새로운 연봉 협상 레코드(행)가 생성됩니다.
소주제 2: 데이터베이스별 역할 분리
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재계약 면담 자료 DB: 직원과 대표가 **'공유'**하는 공간. 직원이 제출한 자료와 대표의 1차 피드백(수기 작성 후 스캔/업로드)을 기록합니다.
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Salary DB (연봉협상): 대표 **'개인'**의 기록 공간. 2차 면담 내용, 협상 과정, 최종 확정 급여 등 민감 정보를 기록합니다.
핵심 원칙: 자동화 버튼은 단순히 메시지를 보내는 것을 넘어, 다음 단계에 필요한 '기록 공간'(예: Salary DB의 새 행)을 미리 생성하는 역할까지 수행해야 워크플로우가 끊기지 않습니다.
8. 퇴직연금 정산 자동화 (팀장/노무사 연계)
소주제 1: 추가 요구사항 (퇴직연금)
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재계약 알림(만료 1개월 전) 시점에, 퇴직연금 관련 업무도 함께 처리되어야 합니다.
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1년차 직원: 퇴직연금 '가입' 서류 준비.
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2년차 이상 직원: 퇴직연금 '납입' 금액 정산.
소주제 2: 노무사 이메일 자동 발송
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대표가 '재계약 메시지 발송' 버튼을 누르면, 노무사에게도 이메일이 자동 발송됩니다.
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제목: "서울눈치과 {직원이름} 선생님 퇴직연금 납입 정산 요청"
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내용: 재계약 도래에 따른 퇴직연금 납입금액 정산 요청.
소주제 3: 내부 팀장 슬랙(Slack) 알림
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동시에, 내부 인사 담당 팀장에게 슬랙(Slack) 메시지가 발송됩니다.
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채널: 인사과 전용 프라이빗 채널(#hr 등)
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내용: {직원이름} 선생님 퇴직연금 가입 여부 확인 및 은행 필요 서류 준비 요청.
'재계약 메시지 발송' 버튼 실행 요약•
[TO: 직원] (솔라피 알림톡) → 재계약 면담 자료 제출 요청
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[TO: 노무사] (Gmail) → 퇴직연금 납입 정산 요청
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[TO: 팀장] (Slack) → 퇴직연금 가입/서류 준비 요청
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[DB: Salary] (Notion) → 신규 연봉 협상 레코드 생성
9. 직원용 면담 페이지에 '연차 현황' 표시
소주제 1: 연차 검증의 필요성
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직원이 본인의 남은 연차를 정확히 모르는 경우가 많아, 재계약 시점에 이를 명확히 고지하고 검증할 필요가 있습니다.
소주제 2: 노션 페이지에 연차 정보 삽입
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직원이 알림톡 링크를 통해 접속하는 '재계약 면담 페이지'에 '연차 현황'을 표시합니다.
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이 페이지는 '본인'의 연차 정보만 필터링되어 보이도록 설정됩니다.
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표시 항목: 총 연차, 사용한 연차, 남은 연차
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(참고: 파이 차트(다이어그램) 시각화는 현재 데이터 구조(가로형)로는 적용이 어려워 테이블 뷰로 제공)
직원용 재계약 면담 페이지 (Notion) 구성 템플릿•
페이지 제목: "서울눈치과 재계약 면담"
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섹션 1: 나의 연차 현황 (필터링된 Annual Leave DB 뷰)
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총 연차: [ N ]개
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사용한 연차: [ M ]개
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남은 연차: [ N-M ]개
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섹션 2: 재계약 면담 기록지 제출
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[ 재계약 면담 기록지 (양식).docx ] (다운로드용 파일)
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재계약 면담 자료 (파일 업로드 속성)
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고가에 반영할 수 있는 성과자료 (파일 업로드 속성)
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섹션 3: 면담 희망 일정 제출
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희망 날짜 1 (날짜 속성)
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희망 날짜 2 (날짜 속성)
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희망 날짜 3 (날짜 속성)
10. 최종 재계약 확정 (연장) 자동화
소주제 1: 1, 2차 면담 및 급여 확정
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직원이 제출한 자료와 희망 일정을 바탕으로 1, 2차 면담을 진행합니다.
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면담이 완료되면, 대표는 'Salary' DB의 해당 레코드(행)에 최종 확정 급여를 입력합니다.
소주제 2: '연장' 버튼 자동화
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대표가 'Salary' DB에서 '연장' 버튼을 클릭하면, 최종 재계약 정보가 노무사에게 이메일로 발송됩니다.
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메일 내용: {직원이름}의 확정 연봉(급여) 및 미사용 연차(잔여 연차) 정보를 전달. (노무사가 이를 바탕으로 연차 수당 계산 및 계약서 작성)
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상태 변경: 버튼 클릭 시 관련 DB(멤버, 재계약 관리 등)의 상태가 '재계약 진행 완료' 등으로 변경되며, 대시보드에서 해당 건이 사라집니다.
소주제 3: 완료 알림 (슬랙)
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모든 프로세스가 완료되면, 대표(혹은 인사과)가 "노무사에게 재계약 요청이 완료되었습니다"라는 슬랙 알림을 받습니다.
주의하세요: 버튼 위치의 중요성'연장' 버튼은 '확정 급여' 속성을 입력한 후에 누를 수 있도록 페이지 하단이나 속성 입력란 근처에 배치해야 합니다. 버튼이 너무 상단에 있으면, 급여 정보를 입력하는 것을 잊고 버튼을 먼저 눌러 불완전한 정보가 발송될 수 있습니다.
