개요
이 영상은 노션(Notion)과 메이크닷컴(Make.com)을 활용하여 파트타임 직원의 출퇴근 기록 관리 및 급여 정산 관련 데이터를 자동화하는 시스템을 구축하는 과정을 다룬 실무 컨설팅 내용을 담고 있습니다. 캡스(Caps)에서 추출한 엑셀(Excel) 출퇴근 데이터를 구글 시트(Google Sheets)를 경유하여 노션 데이터베이스에 한 번에 대량으로 입력(Bulk Import)하는 것이 핵심 기술입니다.
단순한 데이터 입력을 넘어, 조퇴나 결근과 같은 예외 상황을 처리하기 위한 별도의 신청 폼과 승인 프로세스를 설계하고, 이를 통해 수집된 데이터를 월별 리포트로 가공하여 노무사에게 전달하는 과정까지 자동화하는 방안을 심도 깊게 논의합니다. 이 가이드를 통해 반복적인 인사 관리 업무를 최소화하고, 데이터 기반의 정확한 인력 관리 시스템을 구축하는 실용적인 지식과 구체적인 실행 방법을 얻을 수 있습니다.
주요 학습 포인트
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Make.com 오퍼레이션 절약: 구글 시트를 활용해 여러 개의 데이터를 하나로 묶어 노션에 대량 입력(Bulk Import) 함으로써 Make.com 시나리오의 오퍼레이션 소모를 획기적으로 줄이는 방법
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데이터 처리 프로세스 설계: 엑셀 원본 데이터 필터링 → 구글 시트 복사/붙여넣기 → Make.com 시나리오 실행 → 구글 시트 데이터 초기화로 이어지는 반자동화 워크플로우 구축
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예외 상황 관리 시스템: 조퇴, 결근 등 예상치 못한 상황 발생 시 직원이 직접 노션 폼으로 신청하고, 관리자가 승인하여 급여 차감 여부를 결정하는 체계적인 프로세스
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노션 데이터베이스 구조화: 직원 정보, 월별 출퇴근 리포트, 개별 출퇴근 로그, 결근/조퇴 신청 등 목적에 따라 데이터베이스를 분리하고 관계형으로 연결하여 데이터 무결성을 확보하는 방법
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관리자 대시보드 구축: 수집된 데이터를 캘린더 뷰, 인원 현황 통계 등 시각적으로 파악하기 쉬운 형태로 대시보드에 구성하여 데이터 기반의 의사결정을 지원하는 방법
요약
1. 파트타임 직원 출퇴근 기록 자동화의 핵심 원리
소주제 1: 구글 시트를 활용한 Make.com 벌크 입력(Bulk Import)
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문제점: 캡스(Caps)에서 다운로드한 엑셀 출퇴근 기록을 노션(Notion)에 한 명씩 개별적으로 입력하면 데이터 양만큼 Make.com의 오퍼레이션(작업량)이 소모되어 비효율적입니다.
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해결책: 구글 시트를 중간 경유지로 사용합니다. 처리할 모든 출퇴근 기록을 구글 시트에 한 번에 붙여넣고, Make.com 시나리오를 실행하면 이 모든 데이터를 단 몇 번의 오퍼레이션만으로 노션 데이터베이스에 대량으로 생성할 수 있습니다.
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프로세스 흐름: 엑셀 데이터 필터링 → 구글 시트에 복사 → Make.com 시나리오 실행 → 노션에 데이터 자동 생성 → 구글 시트 데이터 초기화
소주제 2: 데이터베이스 구조 설계
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핵심 데이터베이스: 자동화를 위해 최소 3개의 데이터베이스를 구축하고 관계형으로 연결합니다.
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멤버 DB: 모든 직원의 기본 정보가 담긴 마스터 데이터베이스
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월별 출퇴근 리포트 (Monthly Attendance Report): "2025년 8월 - 이현석"과 같이 월별, 직원별로 생성되는 리포트
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출퇴근 로그 (Attendance Log): "8월 1일 출근/퇴근 시간"과 같은 개별 기록. 이 로그가 '월별 출퇴근 리포트'에 종속됩니다.
핵심 원칙: 자동화 시스템을 구축할 때는 단순히 데이터를 입력하는 것을 넘어, 데이터가 어떻게 연결되고 활용될지를 고려한 구조 설계가 선행되어야 합니다. 데이터베이스 간의 명확한 관계 설정은 추후 데이터 분석 및 활용의 유연성을 결정합니다.
2. 출퇴근 기록 데이터 처리 실행 가이드
프로세스:
1.
캡스(Caps)에서 다운로드한 엑셀 파일을 열고, 파트타임 근무자 이름으로 필터링합니다.
2.
필터링된 데이터(일자, 출근, 퇴근 등) 전체를 복사하여 준비된 구글 시트에 붙여넣기 합니다.
3.
Make.com으로 이동하여 해당 시나리오를 직접 실행(Play) 버튼을 누릅니다.
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이유: 노션 버튼으로 실행하면 진행 상황을 알 수 없는 '깜깜이' 방식이므로, 에러 발생 시 확인이 어렵습니다. Make.com에서 직접 실행하여 데이터 흐름을 눈으로 확인하는 것이 안전합니다.
4.
노션 데이터베이스에 데이터가 정상적으로 입력되었는지 확인합니다.
5.
구글 시트로 돌아가 '데이터 삭제' 버튼을 클릭하여 다음 작업을 위해 시트를 초기화합니다. (이 버튼은 Google Apps Script로 구현)
월말 출퇴근 기록 처리 체크리스트캡스 엑셀 파일 다운로드 완료
파트타임 직원 이름 필터링 완료
필터링 데이터 복사 및 구글 시트 붙여넣기 완료
Make.com 시나리오 접속 및 실행
노션 DB에 데이터 정상 입력 확인
구글 시트 '데이터 삭제' 버튼 클릭으로 초기화 완료
주의하세요: 흔히 하는 실수•
시나리오 실행 중 에러 발생 시: 만약 시나리오가 중간에 멈추면 일부 데이터만 입력되는 문제가 발생합니다. 이 경우, 어설프게 복구하려 하지 말고 노션에 생성된 해당 월의 리포트와 로그 데이터를 모두 삭제한 후 처음부터 다시 시나리오를 실행하는 것이 가장 안전하고 빠릅니다.
3. 조퇴 및 결근 등 예외 상황 관리 시스템 구축
소주제 1: '결근/조퇴 확인서' 노션 폼 설계
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직원들이 조퇴나 결근 시 수기로 서류를 작성하는 대신, 노션 폼(Notion Form)을 통해 직접 제출하도록 시스템을 구축합니다. 이는 데이터의 누락을 방지하고 즉시 기록으로 남깁니다.
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필수 입력 항목:
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이름 (멤버 DB와 연결)
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발생 일자
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사유 (간단한 서술형)
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연차 반영 여부 (선택: 연차 / 반차 / 해당 없음)
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증빙 서류 (파일 첨부: 진료 확인서 등)
소주제 2: 관리자 승인 및 급여 연동 프로세스
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프로세스: 직원 폼 제출 → 관리자 대시보드에서 내용 확인 → '연차 반영' 버튼 클릭 → 자동으로 연차 DB에 반영
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급여 차감 항목 처리: '연차 반영 여부'에서 **'해당 없음(급여 차감)'**을 선택한 경우, 이 데이터는 월말에 노무사에게 전달할 리포트에 자동으로 포함됩니다.
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관리자는 대시보드에서 '반영 전' 상태의 신청 건들을 확인하고, 버튼 클릭 한 번으로 모든 후속 조치(연차 차감, 상태 변경 등)를 완료할 수 있습니다.
내 비즈니스에 적용하기•
현재 수기로 처리하고 있는 신청서나 보고서는 무엇이 있나요? 그것을 노션 폼으로 대체했을 때 어떤 시간적 이점을 얻을 수 있을지 생각해보세요.
실무 팁: 제출된 내용은 수정이 불가함을 폼 하단에 명시하여 ("제출 이후에는 수정이 불가하오니, 내용을 신중히 검토 후 제출해주시기 바랍니다.") 데이터의 정합성을 높이고 불필요한 재작업을 방지하는 것이 좋습니다.
4. 노무사 전달용 월별 리포트 자동화
소주제 1: 노무사에게 필요한 핵심 정보 정의
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매월 노무사에게 전달해야 할 정보를 명확히 정의하는 것이 자동화의 첫걸음입니다.
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월 단위 전달 정보:
1.
파트타임 근무자별 총 근무 일수
2.
급여 차감이 필요한 조퇴/결근 내역
3.
해당 월의 입사자 및 퇴사자 정보
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연 단위 전달 정보:
1.
직원별 미사용 연차 현황 (입사일 기준)
소주제 2: 데이터 취합 및 전달 방법 구상
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노션에 축적된 데이터를 기반으로, 월말에 버튼 하나를 클릭하면 위 4가지 항목이 자동으로 취합되도록 Make.com 시나리오를 설계합니다.
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전달 방식: 취합된 데이터를 구글 시트에 **벌크로 추가(Bulk Add Rows)**한 후, 해당 구글 시트의 공유 링크를 이메일에 담아 노무사에게 자동으로 발송합니다.
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장점: 노무사가 Raw 데이터를 직접 확인함으로써 커뮤니케이션 오류를 줄이고, 이중으로 내용을 확인할 수 있습니다.
더 읽어보기•
Google Apps Script (GAS): 구글 시트 내에서 '데이터 삭제' 버튼과 같은 커스텀 기능을 구현하고 싶다면, Google Apps Script의 기초를 학습하는 것이 큰 도움이 됩니다. 다양한 블로그와 유튜브 채널에서 무료로 배울 수 있습니다.
