개요
이 영상은 Notion과 Make.com을 연동하여 복잡한 직원 스케줄의 오류를 자동으로 검증하는 시스템을 구축하는 전 과정을 담은 심층 컨설팅 세션입니다. 수동으로 스케줄을 검토할 때 빈번하게 발생하는 인적 오류, 특히 '주간 필수 휴무 누락'과 '야간 근무와 휴무일 중복'이라는 두 가지 핵심 문제를 해결하는 데 초점을 맞춥니다. Notion 데이터베이스의 관계형 모델과 수식만으로는 구현하기 어려운 '주차(week number)' 단위의 논리적 검증을 Make.com 자동화를 통해 해결하는 구체적인 방법을 제시합니다.
참가자는 이 세션을 통해 단순히 기능을 배우는 것을 넘어, 문제 정의부터 시작하여 Notion 데이터베이스 구조 설계, Make.com 시나리오의 단계별 로직 구현, 그리고 최종적으로 사용자(관리자)가 버튼 하나로 전체 스케줄을 검증할 수 있는 워크플로우를 완성하는 실무 지식을 습득할 수 있습니다. 이는 단순 반복 업무를 자동화하여 관리자가 더 중요한 의사결정에 집중하도록 돕는 강력한 시스템 구축 사례입니다.
주요 학습 포인트
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문제 정의: 수동 스케줄 관리 시 발생하는 구체적인 오류 유형(휴무 누락, 일정 중복) 파악
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시스템 설계: Notion 내부에 별도의 '검증용 데이터베이스'를 설계하여 자동화 허브로 활용하는 전략
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핵심 로직: '주차(Week Number)' 개념을 도입하고, 직원별-주차별로 검증 항목을 생성하여 복잡한 규칙을 확인하는 방법
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자동화 구현: Make.com을 사용하여 여러 데이터베이스의 정보를 교차 확인하고, 조건에 따라 오류를 플래그하는 시나리오 구축
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실용적 운영: 수동 버튼 트리거를 통해 관리자가 원하는 시점에 자동화를 실행하고, 오퍼레이션 소모량을 고려한 시스템 운영 방안
요약
1. 문제 정의: 수동 스케줄 검증의 한계와 자동화의 필요성
반복되는 인적 오류
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실무 관리자가 월별 스케줄을 작성할 때, 사소하지만 중요한 실수를 반복하는 상황이 발생합니다. 이는 관리자의 숙련도 문제라기보다, 복잡한 규칙을 매번 수동으로 확인해야 하는 프로세스 자체의 한계에서 비롯됩니다.
자동화로 해결할 핵심 규칙
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규칙 1: 주간 필수 휴무(오프) 누락: 모든 직원은 주(월요일-토요일)마다 최소 1회의 오프가 보장되어야 합니다. 스케줄 표에서 특정 직원의 주간 오프가 누락되는 경우를 찾아내야 합니다.
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규칙 2: 야간 근무와 휴무일 중복: 특정일에 '야간 근무'로 배정된 직원이 같은 날 '연차' 또는 '오프'로 동시에 지정되는 논리적 오류를 방지해야 합니다.
Notion의 근본적인 한계
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Notion의 데이터베이스와 수식 기능만으로는 '한 주'라는 개념을 동적으로 인식하고, 월이 바뀌는 경계에서 주를 연속적으로 계산하여 데이터를 집계하는 것이 매우 어렵거나 불가능합니다. 이 때문에 외부 자동화 도구의 필요성이 대두됩니다.
핵심 원칙: 자동화의 목표는 단순히 업무를 줄이는 것이 아니라, 인적 오류가 발생할 수밖에 없는 프로세스를 시스템으로 방지하여 일관성과 정확성을 확보하는 데 있습니다.
흔히 하는 실수•
Notion의 수식 기능으로 모든 문제를 해결하려는 시도. 날짜 기반의 복잡한 그룹핑 및 데이터베이스 간의 조건부 비교 로직은 Make.com과 같은 외부 자동화 도구를 활용하는 것이 훨씬 효율적이고 안정적입니다.
2. 해결 전략 수립: '스케줄 검증' 전용 데이터베이스 설계
별도 검증 데이터베이스의 필요성
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기존의 스케줄 데이터베이스를 직접 수정하는 대신, 오류 검증만을 위한 별도의 '스케줄 체크' 데이터베이스를 생성합니다. 이 데이터베이스는 자동화 시나리오의 중심 허브 역할을 하며, 검증 과정을 명확하게 추적하고 관리할 수 있게 해줍니다.
데이터 구조 설계
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'스케줄 체크' 데이터베이스의 각 항목(페이지)은 '직원'과 '특정 주차'의 조합으로 구성됩니다. 예를 들어, '김민준 - 30주차', '이서아 - 30주차'와 같이 다음 달의 모든 주차에 대해 전 직원의 검증 항목을 미리 생성합니다.
더블 관계형을 활용한 데이터 연결
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생성된 '스케줄 체크' 항목은 두 개의 다른 데이터베이스와 동시에 관계형으로 연결됩니다.
1.
야간 근무 DB: 해당 직원의 해당 주차 야간 근무 일정을 연결
2.
휴무(오프/연차) DB: 해당 직원의 해당 주차 휴무 일정을 연결
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이 '더블 관계형' 구조를 통해, 한 항목 내에서 야간 근무 정보와 휴무 정보를 동시에 가져와 비교하는 것이 가능해집니다.
[스케줄 체크 DB: 이서아-30주차]
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|--- 릴레이션 1 --> [야간 근무 DB: 7/22(화) 야간]
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'--- 릴레이션 2 --> [휴무 DB: 7/22(화) 연차]
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'--> 날짜가 동일하므로 '중복 오류' 발생!
날짜가 동일하므로 '중복 오류' 발생! 내 비즈니스에 적용하기•
현재 업무 프로세스에서 여러 Excel 파일이나 Notion DB의 정보를 눈으로 비교하며 확인하는 작업이 있나요? 별도의 '검증용 DB'를 만들어 관련 정보들을 한곳으로 모으고, 자동화를 통해 교차 검증하는 아이디어를 적용해 보세요.
3. Make.com 시나리오 구축: 자동화 로직의 단계별 구현
프로세스:
1.
트리거 (Webhook): Notion에 만들어 둔 '스케줄 오류 체크' 버튼을 클릭하면 Make.com 시나리오가 시작됩니다.
2.
직원 목록 조회 (Notion - Search Objects): '멤버' 데이터베이스에서 현재 '재직' 상태인 모든 직원의 목록을 불러옵니다.
3.
'주차별 검증 항목' 생성 (Notion - Create a Database Item): 다음 달의 날짜를 기준으로, 각 주차와 각 직원을 조합하여 '스케줄 체크' 데이터베이스에 필요한 모든 항목을 반복 생성합니다. (예: 직원 10명 x 5주 = 50개 항목 생성)
4.
관계형 연결 (Notion - Update a Database Item): 생성된 50개의 '스케줄 체크' 항목 각각에 대해, 해당 직원의 다음 달 '야간 근무' 일정과 '오프/연차' 일정을 찾아 관계형으로 연결합니다.
5.
오류 검증 및 플래그 (Notion 수식): 데이터 연결이 완료되면, '스케줄 체크' 데이터베이스에 미리 설정해 둔 수식이 자동으로 오류를 감지합니다.
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야간 & 휴무 중복: 롤업된 야간 근무 날짜와 휴무 날짜가 동일한 경우 체크박스를 켭니다.
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주간 오프 누락: 관계형으로 연결된 휴무 항목의 개수가 0개인 경우 체크박스를 켭니다.
핵심 원칙: 복잡한 자동화는 **'데이터 조회 → 데이터 생성/가공 → 데이터 연결 → 최종 검증'**의 흐름으로 단계를 명확히 나누어 구축해야 디버깅이 쉽고 안정적으로 작동합니다.
주의하세요: 오퍼레이션 소모량•
이 시나리오는 직원 수에 비례하여 비교적 많은 오퍼레이션(크레딧)을 소모합니다. (영상 기준 직원 5명에 약 60회, 10명 기준 약 100~120회) 하지만 스케줄 검증은 월 1회만 실행하는 작업이므로, 비용 효율성 측면에서 충분히 감당 가능한 수준입니다.
4. 예외 처리 및 사용자 경험 설계
공휴일 규칙 처리
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주중에 공휴일이 있는 주는 직원들이 별도의 오프를 사용하지 않을 수 있습니다. 이 경우 '주간 오프 누락' 규칙에 예외가 발생할 수 있습니다.
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해결책: 스케줄 작성 시, 해당 공휴일을 시스템에 모든 직원의 '공식 오프'로 수동 입력합니다. 이렇게 하면 자동화 규칙을 수정할 필요 없이 일관된 검증이 가능합니다.
수동 트리거의 중요성
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스케줄은 월말로 다가갈수록 계속 수정될 수 있습니다. 따라서 '매월 25일 자동 실행'과 같은 방식보다, 관리자가 모든 스케줄을 '최종 확정'한 후 직접 버튼을 눌러 검증을 실행하는 방식이 훨씬 안전하고 효과적입니다.
스케줄 검증 실행 체크리스트다음 달 스케줄 초안이 모두 입력되었는가?
모든 직원의 야간, 오프, 연차 신청이 반영되었는가?
공휴일이 있는 경우, 해당 날짜가 시스템에 '오프'로 처리되었는가?
관리자의 1차 육안 검토 및 승인이 완료되었는가?
[최종 확인 후] Notion의 '스케줄 오류 체크' 버튼을 클릭한다.
'스케줄 체크' 데이터베이스에서 오류로 표시된 항목을 확인하고 담당자에게 수정을 요청한다.
5. (번외) 발표 및 화면 설명에 유용한 생산성 도구 추천
Spotmouse
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마우스 포인터 주변에 원형 하이라이트를 추가해 주는 윈도우 유틸리티입니다.
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온라인 강의, 회의, 고객 상담 등 화면을 공유하며 특정 부분을 강조해야 할 때 청중의 시선을 집중시키는 데 매우 효과적입니다.
ZoomIt
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단축키를 통해 화면의 특정 부분을 확대하거나, 화면 위에 직접 선을 그리거나 텍스트를 입력할 수 있는 윈도우 유틸리티입니다.
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복잡한 다이어그램이나 코드의 특정 부분을 설명할 때 매우 유용하며, 원격 소통의 명확성을 크게 향상시킵니다.
