개요
본 영상은 치과 운영을 위한 출퇴근 및 초과 근무 자동화 시스템, 퇴직연금 관리, 그리고 보수 교육 이수 현황 관리에 대한 컨설팅 회의 내용을 담고 있습니다. 시스템 구축의 핵심은 Notion과 Make(Integromat)를 활용한 자동화이며, 복잡한 인사 관리 업무를 효율화하고 데이터 기반의 의사 결정을 지원하는 데 중점을 둡니다. 각 기능별로 구현 가능한 범위와 실무적 제약 사항, 비용 효율성 등이 심층적으로 논의되며, 시스템 도입을 통해 관리 부담을 줄이고 정확성을 높이는 방안이 제시됩니다.
주요 내용으로는 유연한 출퇴근 기록 처리 방안, 초과 근무 수당의 효율적인 지급 및 정산 로직, 퇴직연금 자료의 체계적인 관리 필요성, 그리고 직원의 보수 교육 이수 여부를 자동화하여 추적하는 시스템 구현 등이 다루어집니다. 이를 통해 병원 운영의 투명성과 효율성을 증대하고, 관리자가 핵심 업무에 집중할 수 있도록 지원하는 실용적인 해결책이 논의됩니다.
주요 학습 포인트
•
출퇴근 시스템 자동화를 위한 변수 패턴화 및 최소 근무 시간 기준 설정
•
초과 근무 수당의 내부 현금 지급 정책에 따른 시스템 연동 및 정산 로직
•
Make를 활용한 대량 데이터 처리 (벌크 프로세싱)의 중요성과 활용 방안
•
직원의 보수 교육 이수 현황을 자동화된 제출 및 확인 프로세스로 관리
•
구글 드라이브와 슬랙(또는 구글 챗)을 연동한 파일 저장 및 알림 시스템 구축
•
퇴직연금과 같은 민감한 급여 데이터의 시스템 연동 시 발생하는 복잡성과 추가 비용 고려
•
실무적 요구사항에 맞춰 시스템 기능을 유연하게 조정하고 단순화하는 접근 방식
요약
1. 출퇴근 시스템 로직 정의: 유연성 및 조퇴 처리 방안
•
핵심 요점:
1.
자동화 시스템 구축의 필수 조건은 '패턴' 존재 여부입니다.
2.
유연 근무 및 조퇴 처리 방식에 대한 효율적인 대안이 논의되었습니다.
•
부가 설명:
◦
시스템으로 출퇴근을 자동화하려면 변수(예: 늦게 찍거나 일찍 퇴근)에 패턴이 있어야 합니다. 패턴이 없으면 사람이 직접 관리해야 합니다.
◦
근무 시간 차감이 없는 경우(예: 4시간 근무자가 늦게 찍거나 일찍 가더라도 시간 차감 없음) 단순히 출근 여부만 확인하는 것도 고려되었습니다.
◦
그러나 '조퇴'와 같은 변수가 발생할 경우, 단순히 출근 여부만 체크하는 것으로는 부족하다는 문제가 제기되었습니다.
◦
중요 참고사항: 조퇴를 포함한 불규칙한 근무 기록을 시스템으로 처리하기 위해 '최소 근무 시간' 기준을 설정하는 방안이 제안되었습니다. 3시간 이상 근무 시 정상 출근으로 간주하고, 3시간 미만 시 실제 근무 시간을 계산하여 조퇴로 처리하는 방식입니다. 이는 매일 조퇴 일수를 수기로 기록하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.
2. 초과 근무 시스템 구축: 대량 처리 기능 도입 대기
•
핵심 요점:
1.
데이터 입력을 위한 24시간 시간 포맷 사용이 확인되었습니다.
2.
Make(이전 Integromat)의 '벌크 처리' 기능 도입 대기 결정으로 시스템 효율성을 높일 계획입니다.
•
부가 설명:
◦
출퇴근 데이터는 24시간 기준으로 기록됩니다.
◦
현재 시스템은 164개 데이터를 처리할 때 164번의 오퍼레이션이 발생하지만, 개발 중인 '벌크 처리' 기능이 도입되면 100행을 한 번에 처리하여 오퍼레이션 횟수를 크게 줄일 수 있습니다 (예: 164개 데이터에 2회 오퍼레이션).
◦
중요 참고사항: 벌크 처리 기능이 '매직 밀 키트'에 곧 업데이트될 예정이므로, 현재는 해당 기능이 완료될 때까지 시스템 구축을 보류하기로 결정했습니다.
3. 초과 근무 수당 정책 및 현금 지급 방안
•
핵심 요점:
1.
초과 근무 수당을 급여가 아닌 현금으로 직접 지급하기로 정책이 변경되었습니다.
2.
지급 방식은 5분당 2,000원의 고정 단가로 통일하여 적용합니다.
•
부가 설명:
◦
기존에는 노무사와 상의하여 근로 계약서상 급여에 포함하여 지급할 예정이었으나, 노무사를 통한 급여 책정의 번거로움을 피하고자 현금 지급 방식으로 변경되었습니다.
◦
초과 근무 기록은 여전히 엑셀에 월 단위로 분수를 기록하며, 6개월에 한 번씩 현금으로 정산하여 지급합니다.
◦
중요 참고사항: 직원들에게는 기존 급여 대비 높은 금액인 5분당 2,000원(평균 5분당 1,000~1,500원 수준)으로 지급하여 동기 부여 효과를 얻었습니다. 시스템에는 이 고정 분급 금액을 저장하여 자동 계산할 예정입니다.
4. 초과 근무 정산 시간 기준 및 계산 로직 상세화
•
핵심 요점:
1.
초과 근무 시작 및 종료 시간을 명확히 정의하고 시스템 필드를 추가했습니다.
2.
초과 근무 수당은 5분 단위 '내림' 방식으로 정산됩니다.
•
부가 설명:
◦
초과 근무 시작 시간은 병원의 '업무 종료 시간'으로 설정됩니다. 업무 종료 시간은 요일별로 다릅니다 (월수금 6:30 PM, 화목 8:30 PM, 토 2:00 PM).
◦
초과 근무 종료 시간은 '환자 종료 시간'으로 정의됩니다.
◦
시스템 내 '오버타임' 버튼 클릭 시 현재 시간과 업무 종료 시간이 자동 입력되며, 사용자는 '환자 종료 시간'을 24시간 기준으로 수동 입력/수정해야 합니다.
◦
시연 내용: 버튼 클릭 시 자동 입력된 값을 확인하고, 사용자가 직접 환자 종료 시간을 24시간 형식(예: 오후 4시 10분은 1620)으로 수정하는 과정을 시연했습니다.
◦
중요 참고사항: 초과 근무는 5분 단위로 지급되므로, 2시 4분까지는 0원, 2시 5분부터 2,000원, 2시 10분부터 4,000원이 지급됩니다. 즉, 5분 미만은 절사합니다.
5. 초과 근무 기록 및 통계 관리 시스템 구현
•
핵심 요점:
1.
초과 근무 기록 입력 프로세스가 간편하게 구현되었습니다.
2.
기간별 및 월별 초과 근무 통계 차트가 제공됩니다.
•
부가 설명:
◦
시연 내용: '오버타임 입력' 토글을 열고 해당 직원 이름의 버튼을 클릭하면 자동으로 데이터가 생성됩니다. 이후 '환자 종료 시간'만 수동으로 조절한 후 '입력 완료' 버튼을 클릭하면 입력이 완료됩니다. 동일한 시간은 복사-붙여넣기 기능을 활용할 수 있습니다.
◦
주목할 발언: "이때까지 만들었던 것 중에서 제일 쉬운 것 같아요." (간편한 입력 방식에 대한 긍정적 평가)
◦
연결점: 초과 근무 수당 지급은 6개월 단위(상반기 16월은 7월 정산, 하반기 712월은 1월 정산)로 이루어지며, 퇴사 시에는 즉시 정산합니다.
◦
중요 참고사항: 통계는 작년 상/하반기, 올해 상/하반기 총 네 개의 탭으로 구분되어 원하는 기간의 데이터를 확인할 수 있습니다. 월별 추세는 꺾은선 차트로, 사람별 지불액은 막대 차트로 시각화되어 제공됩니다. 개인별 월간 지불액 같은 너무 세부적인 통계는 관리 복잡성을 이유로 제외되었습니다.
6. 퇴직연금 관리 논의: 데이터 연동 및 비용 효율성 검토
•
핵심 요점:
1.
노무사에게 받는 퇴직연금 자료를 시스템에 통합 관리하는 방안이 논의되었습니다.
2.
급여 데이터 연동의 복잡성 및 높은 추가 비용으로 인해 기능 범위가 조정되었습니다.
•
부가 설명:
◦
원장은 노무사로부터 받는 퇴직연금 엑셀 자료를 구글 드라이브에 저장하고, 시스템 내에서 이를 확인 및 지급 여부를 기록하고 싶어 합니다.
◦
원하는 기능은 노무사 제공 데이터와 시스템 내 데이터 간 비교를 통한 오류 알림 및 자동 지급액 계산 기능입니다.
◦
중요 참고사항: 컨설턴트는 이 기능이 새로운 '급여 페이지' 세팅에 해당하며, 기본 컨설팅 외 350만원의 추가 비용이 발생할 것이라고 설명했습니다. 이는 ERP(전사적 자원 관리) 시스템 수준의 복잡성을 가지기 때문입니다.
◦
결과: 원장은 현재는 추가 비용 지불 없이 노무사의 최종 계산값을 단순히 입력하고 지급 여부만 확인하는 수준으로 기능을 단순화하기로 결정했습니다.
7. 보수 교육 이수 현황 관리 시스템 도입 논의
•
핵심 요점:
1.
직원의 보수 교육 이수 현황을 연간 단위로 관리할 필요성이 제기되었습니다.
2.
노션 폼을 통한 이수증 제출 자동화 및 관리자 확인 절차가 제안되었습니다.
•
부가 설명:
◦
보수 교육은 매년 받아야 하며, 미이수 시 누적됩니다 (의사 연간 8시간 기준). 면허 갱신 시에는 누적 시간을 모두 이수해야 합니다.
◦
시스템은 직원이 노션 폼을 통해 이수증을 제출하면, 해당 연도 이수 여부가 멤버 데이터베이스에 자동으로 표시되고, 연초에 리셋되는 방식으로 운영됩니다.
◦
주목할 발언: "모든 걸 다 자동화로 하게 되면 마지막에 문제가 발생을 했을 때 그거를 해결할 수 있는 사람이 없어요." (제출 자동화 후 최종 확인은 사람의 개입이 필요하다는 점 강조)
◦
중요 참고사항: 제출된 이수증은 구글 드라이브에 파일 형태로 저장하여 보건소 제출 등 필요 시 활용하며, 스캐너 앱이나 PDF 다운로드 기능을 활용하도록 안내합니다.
8. 보수 교육 대상자 정의 및 자격증 정보 연동 방안
•
핵심 요점:
1.
보수 교육 대상자를 '면허를 가진 의료 관련 직종'으로 명확히 정의했습니다.
2.
기존 인터뷰 데이터베이스를 활용하여 대상자를 필터링하고 연동하는 방안을 논의했습니다.
•
부가 설명:
◦
보수 교육 대상자는 치위생사, 간호조무사, 치과기공사, 간호사 등 '면허를 가진' 진료실 인력으로 한정됩니다. 코디네이터 등 비면허 직원은 제외됩니다.
◦
시스템은 면접 시 직원이 제출한 이력서 정보(자격증 유무)를 파싱하여 대상자를 분류합니다. 파싱 오류 가능성 때문에 면접 시 원장이 직접 확인하고 입력하는 '자격증 유무' 필드를 활용하기로 했습니다.
◦
주목할 발언: "우리가 이력서 사람들 제출할 때 자기 자격증 유무를 정확하게 표기 안 하는 사람들도 있거든요." (자동 파싱의 한계를 지적하며 수동 확인의 필요성 강조)
9. 보수 교육 시스템 연간 로직 및 미이수 현황 차트 구현
•
핵심 요점:
1.
2개년 (작년, 올해) 보수 교육 이수 여부를 추적하는 로직을 적용했습니다.
2.
이수 현황 및 미이수 현황 차트를 통해 직관적인 관리를 가능하게 합니다.
•
부가 설명:
◦
시스템은 직원이 제출한 이수증의 '제출 일시'를 기준으로 해당 연도(작년 또는 올해) 이수 여부를 자동으로 체크합니다. 매년 초에는 '올해 이수' 필드가 리셋됩니다.
◦
시연 내용: '이수 현황' 차트는 전체 이수 현황을 보여주며, '미이수 현황' 차트는 현재 연도 보수 교육을 완료하지 않은 직원만 필터링하여 상단에 표시합니다. 이를 통해 관리자는 미이수자를 한눈에 파악할 수 있습니다.
◦
중요 참고사항: 코디네이터 등 보수 교육 대상이 아닌 직원은 필터링하여 차트에서 제외됩니다. 현재는 2년치(작년, 올해)만 관리하며, 3년치 누적 관리 로직은 복잡성으로 인해 보류했습니다.
10. 보수 교육 이수증 제출 자동화 및 관리자 확인 절차
•
핵심 요점:
1.
직원용 '이수 교육 제출 링크'를 통한 간편한 이수증 제출 환경을 마련했습니다.
2.
제출된 이수증은 자동화 워크플로우를 통해 처리되며, 관리자가 최종 확인합니다.
•
부가 설명:
◦
시연 내용: 직원은 Notion 폼 링크(인사팀 대시보드 내 게시)를 통해 이수증 파일(PDF 권장)을 업로드합니다.
◦
자동화 과정:
▪
제출 시 이름과 제출 일시 자동 입력.
▪
Make 자동화 실행: 멤버 DB에서 직원 정보 확인.
▪
구글 드라이브에 이수증 파일 저장.
▪
Notion '이수 현황' DB에 관련 정보 업데이트 및 관계형 연결.
▪
슬랙(Slack)으로 제출 알림 노티 발송 (누가 제출했는지, 몇 명 발송했는지 등).
◦
관리자 역할: 관리자는 제출된 이수증을 확인하고 '확인 완료' 버튼을 클릭하여 최종 이수 처리합니다. (예: 이현석 직원의 올해 미이수 상태가 '확인 완료' 클릭 시 '이수'로 변경됨).
◦
중요 참고사항: 슬랙은 과금 문제로 인해 노티(알림) 용도로만 사용하며, 모든 대화 내용을 저장하는 업무 메신저로는 사용하지 않습니다.
11. 보수 교육 예외 사항 (졸업 1년차) 처리 및 누적 관리 방안
•
핵심 요점:
1.
졸업 1년차 직원의 보수 교육 면제 예외 사항을 시스템에 반영해야 합니다.
2.
별도의 파일 제출을 통해 '면제' 대상자를 이수자로 처리하는 방안을 채택했습니다.
•
부가 설명:
◦
치과의사, 치위생사, 간호조무사 등 면허 소지자의 '졸업 1년차'는 보수 교육이 면제됩니다.
◦
문제점: 이수증을 제출할 필요가 없는 면제 대상자를 시스템에서 어떻게 '이수' 처리할 것인가.
◦
해결 방안: 병원 자체적으로 '1년차 보수 교육 제외 대상'임을 명시하는 PDF 파일을 하나 생성하고, 면제 대상 직원들이 해당 파일을 노션 폼을 통해 제출하도록 합니다. 이렇게 제출된 파일은 시스템상에서 '이수 완료'로 처리됩니다.
◦
중요 참고사항: 부득이하게 전년도 보수 교육을 미이수하여 올해 이수한 경우, 관리자는 해당 이수증 제출 일시를 전년도 12월 31일 등으로 수동으로 변경하여 시스템에 반영할 수 있습니다. 이는 시스템이 '제출 일시'를 기준으로 연도를 구분하기 때문입니다.
12. 미이수자 알림톡 발송 시스템 구축 및 테스트
•
핵심 요점:
1.
매년 11월 1일 미이수자에게 카카오톡 알림톡/문자 발송을 자동화합니다.
2.
솔라피(Solapi) 메시징 서비스 잔액 충전 및 발송 한도 상향을 진행했습니다.
•
부가 설명:
◦
발송 시점: 매년 11월 1일 (주말/공휴일 시 다음 평일로 자동 연기).
◦
대상: 시스템상 '미이수'로 분류된 직원들.
◦
메시지 내용: "필요한 보수 교육을 이수하지 않으셨습니다. 11월 말일까지 보수 교육을 이수해 주시거나 이수 계획 내용을 제출해 주시기 바랍니다."
◦
전달 방식: 카카오톡 '친구톡'으로 우선 발송되며, 직원이 친구톡에 가입되어 있지 않을 경우 SMS(문자)로 대체 발송됩니다.
◦
시연 내용: 솔라피 서비스에 잔액을 충전하고, 일일 발송 한도를 500건으로 상향 조정했습니다 (사유: 고객 알림톡 발송). 시스템 테스트 결과, 미이수자 2명에게 문자가 성공적으로 발송되었으며, 슬랙으로 발송 현황(인원, 대상) 알림이 수신되었습니다.
13. 추가 논의: 컨설팅 서비스 범위 및 교육 프로그램 안내
•
핵심 요점:
1.
노션 대시보드 내 정보 접근성 개선을 위한 토글 기능 활용 방안이 제시되었습니다.
2.
컨설턴트의 유료 교육 프로그램(노다의 방주)에 대한 간략한 안내가 이루어졌습니다.
•
부가 설명:
◦
현재 긴 페이지를 효과적으로 관리하기 위해 섹션별로 토글(접기/펴기) 기능을 활용하여 필요한 정보만 볼 수 있도록 대시보드를 깔끔하게 정리하는 방안이 논의되었습니다. (예: 일정 관리, 연차, 온보딩 등을 토글 안에 넣어 관리).
◦
컨설턴트는 자신의 교육 프로그램인 '노다의 방주' (코어, 부스트, 블랙)의 특징과 비용을 설명했습니다. 특히 '부스트' 과정에서는 실제 컨설팅처럼 개인별 맞춤 템플릿 제작을 지원하며, '블랙' 과정에는 컨설팅이 포함됩니다.
◦
주목할 발언: "만들고 싶은 건 많아가지고." (클라이언트의 시스템 구축에 대한 지속적인 관심과 의지 표명).
◦
중요 참고사항: 웨비나 참여 및 단톡방 가입을 독려하며, 노션 AI와 슬랙 연동을 통해 향후 검색 기능이 더욱 강력해질 것이라는 비전을 공유했습니다.
