개요
본 문서는 연차 및 권한 관리 시스템 개발을 위한 회의 내용을 정리한 자료입니다. 기존의 수기 및 비체계적인 방식의 문제점을 해결하기 위해, 노션(Notion)을 기반으로 한 자동화된 HR 관리 시스템을 구축하는 과정을 심층적으로 다룹니다. 회의에서는 연차 발생, 신청, 승인, 취소에 이르는 전체 워크플로우를 자동화하고, 직원, 관리자, 원장 등 역할에 따른 맞춤형 대시보드를 설계하는 방안이 논의되었습니다.
특히, 반복적이고 오류 발생 가능성이 높은 직원 초대 및 권한 관리 작업을 자동화하는 시스템을 중점적으로 개발하며, 이를 통해 운영 효율성을 극대화하는 것을 목표로 합니다. 본 문서는 시스템의 상세 기능, 데이터베이스 구조, 자동화 로직, 그리고 실무 적용을 위한 팁과 주의사항을 포함하고 있어, 유사한 시스템을 구축하거나 도입하려는 조직에 유용한 지식 자료로 활용될 수 있습니다.
주요 학습 포인트
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확장 가능한 연차 데이터베이스 설계: 연도별 연차 발생 및 사용 내역을 누적하여 관리하는 데이터베이스 구조 설계 방법.
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개인별 연차 자동 생성: 입사일 기준 개인별 연차 발생 시점을 계산하여 매일 자동으로 연차를 부여하는 스크립트 구축.
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역할 기반 대시보드 설계: 직원, 관리자, 원장 등 사용자 역할에 따라 필요한 정보와 기능만을 노출하는 맞춤형 대시보드 기획.
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사용자 권한 관리 자동화: 신규 입사자 초대 및 퇴사자 권한 회수 프로세스를 버튼 클릭만으로 처리할 수 있는 자동화 시스템 구축.
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데이터 시각화: 타임라인 뷰와 조건부 서식을 활용하여 직원별 계약 기간, 잔여 연차, 수습 기간 등을 직관적으로 시각화하는 방법.
요약
1. 기존 연차 관리 방식의 문제점 및 신규 시스템 설계
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문제점: 기존 방식은 최종 연차 개수만 기록하여, 연도별 발생 및 사용 내역에 대한 이력(리포트)이 남지 않는 문제가 있었습니다.
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새로운 설계 방향:
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직원별로 1년 차, 2년 차 등 매년 발생한 연차 데이터를 별도의 레코드로 누적 저장합니다. 예를 들어 10년 차 직원은 10개의 연차 데이터가 쌓입니다.
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각 연차 데이터에는 해당 연도에 발생한 총 연차, 신청 연차, 신청 반차 등의 상세 정보가 기록됩니다.
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직원들이 보는 메인 페이지에서는 가장 최근 연차 데이터(예: 10년 차 데이터)만 표시하여 간결함을 유지합니다.
2. 연차 발생 및 공휴일 관리 자동화
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공휴일 자동 연동:
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구글 캘린더의 '대한민국 휴일' 캘린더를 시스템에 연동하여 공휴일을 자동으로 반영합니다.
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중요: 해당 캘린더를 삭제하면 휴일이 반영되지 않으므로 절대 삭제해서는 안 됩니다.
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연차 자동 생성:
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모든 직원의 입사일이 다르므로, 특정 날짜에 일괄 생성하는 것이 불가능합니다.
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매일 오전 9시에 자동화 스크립트가 실행되어, 당일이 입사 1주년 등이 되는 직원에게 새로운 연차를 자동으로 생성 및 부여합니다.
3. 연차 신청 및 취소 프로세스
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연차 신청:
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직원은 '연차 사용 신청서' 양식을 통해 자신의 이름을 선택하고, 연차/반차 종류와 날짜를 입력하여 신청합니다.
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신청된 내역은 '스케줄' 데이터베이스에 자동으로 기록됩니다.
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연차 취소:
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'연차 취소 신청서'를 통해 취소할 날짜를 지정하여 제출합니다.
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취소 요청은 별도의 '캔슬(Cancel)' 데이터베이스에 기록됩니다.
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중요 참고사항: 신청 내역을 바로 삭제하지 않고 별도의 캔슬 DB에 기록하는 이유는, 직원이 직접 취소했는지 관리자가 반려했는지 등 취소 이력을 명확하게 남기기 위함입니다. 이 데이터는 나중에 원본 스케줄 데이터와 매칭되어 최종 처리됩니다.
4. 관리자 승인 시스템 및 권한
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관리자 승인 페이지:
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직원들이 제출한 모든 연차 신청 건은 관리자 승인 페이지의 캘린더에 '미승인' 상태로 표시됩니다.
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이 상태에서는 직원들의 공유 캘린더에는 해당 일정이 보이지 않습니다.
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승인 및 일정 조율:
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관리자가 신청 건을 '승인' 처리하면, 해당 일정이 직원 공유 캘린더에 공식적으로 표시됩니다.
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관리자는 승인 전, 드래그 앤 드롭(Drag & Drop) 방식으로 직원의 휴가 일정을 조율할 수 있는 강력한 권한을 가집니다.
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일반 직원은 이 관리자 캘린더를 볼 수만 있고, 수정 권한은 없습니다.
5. 역할별 대시보드 구성 및 추가 개발 논의
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대시보드 분리: 시스템 사용자를 역할에 따라 세 그룹으로 나누고, 각각에 최적화된 별도의 대시보드를 구축하기로 결정했습니다.
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직원용 대시보드 (서울눈치과 대시보드): 조직도, 비상연락망, 전체 일정 캘린더, 연차 신청 등 필수 정보만 간결하게 제공합니다.
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관리자용 대시보드: 직원 온보딩, 연차 일정 승인 및 관리, 직원 권한 관리 등 실무 관리 기능에 집중합니다.
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원장님용 대시보드: 수당, 재계약, 파트타임 관리 등 민감한 노무 관련 정보를 프라이빗하게 관리합니다.
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추가 비용 논의: 페이지(대시보드) 추가 시 발생하는 비용에 대해 논의했으며, 각 대시보드의 필요성과 역할을 명확히 하여 개발 범위를 확정했습니다.
6. Notion 사용자 초대 및 권한 관리 자동화
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문제점: 직원이 입사하거나 퇴사할 때마다 여러 페이지와 데이터베이스에 수동으로 초대하고 권한을 설정/제거하는 작업은 매우 번거롭고 실수가 발생하기 쉽습니다.
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자동화 시스템 구축: 이 문제를 해결하기 위해 3개의 핵심 구성요소로 이루어진 자동화 시스템을 구축합니다.
1.
직원 초대 현황 DB: 관리할 직원 목록이 있는 데이터베이스.
2.
DB & Page 리스트: 권한을 부여할 페이지와 데이터베이스 목록. '활성화'/'비활성화' 옵션으로 관리 대상을 조절할 수 있습니다.
3.
권한 부여/제거 버튼: 선택된 직원에게 선택된 리소스의 권한을 부여하거나 제거하는 자동화 스크립트를 실행하는 버튼.
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권한 수준 설정:
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전체 허용, 편집 허용, 내용 편집 허용, 댓글 허용, 읽기 허용 등 노션의 세부적인 권한을 자동화 시스템에서 설정할 수 있습니다.
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실무 팁: 일반 직원에게는 대시보드 페이지 자체는 '댓글 허용'으로, 데이터 입력이 필요한 DB(연차 신청 등)는 '내용 편집 허용'으로 설정하여 페이지 구조를 임의로 변경하지 못하도록 보호하는 것이 좋습니다.
7. 권한 관리 자동화 시스템 시연
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권한 부여 시연:
1.
'직원 초대 현황' DB에서 권한을 부여할 직원(들)을 선택합니다.
2.
'DB & Page 리스트'에서 부여할 페이지/DB를 선택합니다.
3.
'게스트 초대' 버튼을 클릭하면, 확인 창이 뜬 후 자동으로 해당 직원에게 초대 및 권한 설정이 완료됩니다.
4.
작업 완료 후 선택된 항목들은 자동으로 초기화됩니다.
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권한 제거 시연:
1.
동일한 방식으로 직원과 리소스를 선택합니다.
2.
'게스트 제거' 버튼을 클릭하면 해당 직원의 접근 권한이 즉시 회수됩니다.
•
중요 참고사항: 현재 시스템은 한 번의 실행으로 여러 직원에게 동일한 권한 세트를 부여하는 방식입니다. 직원마다 다른 권한을 부여하려면, 각기 다른 조합으로 여러 번 실행해야 합니다.
8. 관리자 대시보드: 병원 전체 일정 관리
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일정 입력 (Input):
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워크숍, 팀 미팅, 병원 휴무 등 병원 전체 일정을 입력하는 섹션입니다.
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여러 일정을 한 번에 입력한 후 '입력 완료' 버튼을 누르면 모든 일정이 공유 캘린더에 일괄 반영됩니다.
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연차 취소 확인:
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직원이 제출한 연차 취소 요청이 이곳에 목록으로 나타납니다.
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관리자가 '취소 확인' 버튼을 누르면 해당 연차가 공식적으로 취소 처리됩니다.
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생일 자동 등록:
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직원 DB에 주민등록번호가 입력되면, 이를 파싱하여 생년월일을 자동으로 추출합니다.
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매년 1월 1일, 시스템이 모든 직원의 올해 생일 정보를 스케줄 DB에 자동으로 등록하여 캘린더에 표시해줍니다.
9. 퇴사자 정보 처리 프로세스
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퇴사 프로세스 연동: 퇴사 절차(면담, 퇴사일 확정, 연차 정산 등)의 일부로 시스템 정보 삭제가 포함됩니다.
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자동 정보 제거:
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퇴사 처리가 완료되면 해당 직원은 조직도에서 제외됩니다.
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캘린더에 등록된 생일 등 개인 정보가 삭제됩니다.
◦
앞서 구축한 '권한 관리 자동화' 시스템을 통해 모든 DB와 페이지에 대한 접근 권한이 일괄 제거됩니다.
10. 관리자 대시보드: 연차 현황 시각화 (타임라인 뷰)
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기존 방식의 한계: 클라이언트가 사용하던 엑셀 형태의 가로/세로 매트릭스 뷰는 노션에서 그대로 구현하기 어렵습니다.
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타임라인 뷰 활용:
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노션의 타임라인 뷰를 사용하여 직원별 '계약 기간' (입사 1주년 ~ 다음 해 1주년)을 시각적으로 표현합니다.
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타임라인 막대 위에 총 사용 연차, 잔여 연차 등 핵심 수치를 표시하여 현황을 한눈에 파악할 수 있도록 합니다.
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수습 기간 시각화:
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직원 상태(구분)에 '수습' 항목을 추가하고, 조건부 서식 기능을 활용하여 수습 기간 중인 직원의 타임라인 막대를 특정 색상(예: 빨간색)으로 강조 표시합니다.
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이를 통해 관리자는 누가 수습 기간 중인지 직관적으로 인지할 수 있습니다.
11. 정직원 전환 프로세스 및 연차 현황 관리
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정직원 전환:
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수습 기간이 끝난 직원에 대해, 관리자가 '정직원 전환' 버튼을 클릭하면 상태가 '정직원'으로 변경되고 타임라인의 색상도 자동으로 바뀝니다.
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이와 동시에 해당 직원의 계약 기간 표시가 1년 단위로 연장됩니다.
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연차 현황 대시보드:
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관리자는 대시보드에서 전 직원의 총 연차, 사용 연차, 잔여 연차, 연차 보상 내역 등을 표 형태로 상세히 확인할 수 있습니다.
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연차 사용 촉진 메일 발송이나 연말 연차 보상 정산 시 이 데이터를 활용합니다.
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직원은 자신의 연차 현황만 볼 수 있도록 권한이 필터링됩니다.
12. 최종 대시보드 구성 및 매뉴얼의 중요성
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관리자 대시보드 최종 구조:
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온보딩: 신규 직원 등록 및 정직원 전환 관리.
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일정 관리: 병원 전체 일정 입력 및 연차 신청/취소 승인.
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연차 관리: 직원별 연차 현황 상세 조회, 연차 보상 처리, 신청/취소 현황 조회.
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매뉴얼 제작의 중요성:
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시스템이 다소 복잡하고, 특정 기능(예: 연차 보상)은 사용 주기가 길어 담당자가 사용법을 잊기 쉽습니다.
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따라서, 각 기능의 사용 방법을 명확히 설명하는 영상 매뉴얼을 제작하여, 담당자가 변경되더라도 원활하게 시스템을 운영할 수 있도록 해야 함을 강조했습니다.
