개요
이 영상은 노션(Notion)과 메이크(Make.com)를 중심으로 개인 맞춤형 AI 비서 시스템을 구축하는 전 과정을 A부터 Z까지 상세하게 다루는 튜토리얼입니다. 영상의 핵심 목표는 아이젠하워 매트릭스의 '긴급하지만 중요하지 않은' 업무들을 음성 명령과 자동화를 통해 신속하게 처리하고, 이를 통해 확보된 시간과 에너지를 '중요하지만 긴급하지 않은' 장기적 가치를 지닌 활동에 투자할 수 있도록 돕는 것입니다.
영상은 노션 데이터베이스 설계부터 시작하여, 다양한 필터와 공식이 적용된 동적 대시보드 구축, 그리고 애플 단축어와 메이크(Make)를 활용한 3가지 핵심 자동화 시나리오(▲음성 할 일 입력, ▲음성 일정 관리(CRUD), ▲자동 일일 브리핑) 제작 과정을 단계별로 시연합니다. 시청자는 이 과정을 통해 단순히 툴 사용법을 넘어, 자신의 업무 프로세스 문제를 정의하고 기술을 활용해 해결하는 실질적인 문제 해결 능력을 기를 수 있습니다.
주요 학습 포인트
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아이젠하워 매트릭스 기반의 업무 관리: '긴급하지만 중요하지 않은 일'을 효율적으로 처리하여 생산성을 극대화하는 전략을 배웁니다.
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고급 노션 데이터베이스 및 대시보드 설계: 복잡한 공식(Formula), 관계형 데이터, 버튼 자동화, 그리고 다양한 필터가 적용된 링크된 데이터베이스 뷰를 활용하여 맞춤형 업무 관리 대시보드를 구축하는 방법을 학습합니다.
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애플 단축어를 활용한 노션 자동화: 음성이나 텍스트 입력을 통해 노션에 즉시 할 일을 등록하는 애플 단축어 제작법을 익힙니다.
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Make.com을 이용한 복합 워크플로우 자동화: 웹훅(Webhook), AI(OpenAI, Claude), 라우터(Router) 등 다양한 모듈을 결합하여 음성으로 구글 캘린더와 노션 일정을 생성, 수정, 삭제하고 슬랙으로 알림을 받는 복잡한 자동화 시나리오를 구성합니다.
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AI API의 실용적 적용: OpenAI의 Whisper(음성-텍스트 변환), GPT(자연어 처리 및 파싱), Assistant(상황 분석 및 요약)를 실제 업무 자동화에 통합하는 구체적인 방법을 배웁니다.
요약
1. AI 노션 비서의 필요성과 설계 철학
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아이젠하워 매트릭스 C 영역 집중: 이 영상에서 만들 AI 노션 비서는 '긴급하지만 중요하지 않은 일'(예: 영수증 정리, 간단한 회의록 전송)을 신속하게 기록하고 처리하는 데 중점을 둡니다.
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문제점: 긴급한 일들에 치이다 보면 정작 중요한 일을 놓치게 되는 상황을 방지하고, 타이핑으로 일일이 기록하는 시간조차 아끼기 위함입니다.
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핵심 기능:
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할 일을 말로 하면 노션에 바로 저장
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일정을 말로 하면 구글 캘린더와 노션에 동시 등록, 수정, 삭제 및 슬랙 알림
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매일 아침과 저녁, AI 비서가 그날과 다음 날의 일정을 브리핑
2. '투두이스트' 노션 데이터베이스 설계
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기본 구조: 실제 앱 'Todoist'에서 영감을 받아, 할 일 관리를 위한 마스터 데이터베이스를 구축합니다.
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주요 속성(Properties):
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Task (제목), 날짜 (기간 포함), 상태 (예정, 후속 조치, 완료, 연기)
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자동화 버튼: '완료', '후속 조치', '복구' 버튼을 만들어 클릭 한 번으로 상태를 변경하고 '완료 일시'를 자동으로 기록합니다.
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담당자: AI 비서가 사용자를 멘션하여 알림을 보낼 수 있도록 설정합니다.
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체크박스: 우선순위, 시간 변경, 입력 완료 등 자동화와 필터링에 활용될 체크박스를 추가합니다.
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핵심 공식(Formulas):
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시간 필터링 & 기간 필터링: 특정 시간이 명시되거나 기간으로 설정된 업무를 구분하여 정렬 우선순위를 부여합니다.
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기한 경과: 마감일이 지났지만 '예정' 상태인 업무를 식별합니다.
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날짜 F, 날짜 F2, 요일: 날짜를 더 유용하게 표시하기 위해 요일을 추가하거나 오늘 날짜에 특별한 아이콘을 붙여 시인성을 높입니다.
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오늘, 내일: Make.com 자동화에서 오늘의 할 일과 내일의 할 일을 필터링하기 위한 전용 공식입니다.
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오늘 할 일: AI 비서가 분석할 수 있도록 태스크명, 일시, 상태, 기한 경과 여부 등의 정보를 마크다운 형식의 텍스트로 종합하는 가장 중요한 공식입니다.
3. '투두이스트' 노션 대시보드 구축
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핵심 전략: 하나의 마스터 데이터베이스를 두고, '링크된 데이터베이스 보기'를 활용하여 다양한 목적의 뷰(View)로 구성된 대시보드를 만듭니다.
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대시보드 구성 요소:
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입력(Input): 토글 안에 숨겨진 입력 전용 뷰로, '입력 완료' 체크 시 사라지도록 필터링됩니다.
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검색(Search): 모든 데이터를 검색할 수 있는 기본 테이블 뷰입니다.
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기한 경과: 기한이 지난 태스크만 리스트와 갤러리 형태로 보여줍니다. '선택 날짜 변경', '전체 날짜 변경' 버튼을 통해 밀린 업무를 오늘 날짜로 쉽게 옮길 수 있습니다.
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진행 상태: 차트 뷰를 활용하여 오늘, 이번 주, 지난주의 업무 완료 현황을 시각적으로 파악합니다.
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오늘 할 일: Todo, Follow-up, Done 세 가지 섹션으로 나누어 오늘 처리해야 할 일을 상태별로 관리합니다. 우선순위 → 기간 업무 → 시간 지정 업무 순으로 정렬하여 중요한 일을 먼저 볼 수 있게 합니다.
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다가오는 일(Coming Up): 내일 이후의 예정된 업무들을 보여주는 리스트 뷰입니다.
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캘린더: 주간/월간 캘린더 뷰를 통해 직관적으로 일정을 파악하고 드래그 앤 드롭으로 쉽게 재조정할 수 있습니다.
4. 자동화 1: 음성 할 일 입력 비서 (애플 단축어)
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목표: 운전 중이나 타이핑이 어려운 상황에서도 음성으로 즉시 할 일을 노션에 등록하는 자동화 시스템을 구축합니다.
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준비물: 노션 API 키, 데이터베이스 ID, 사용자 ID (Make Notion Helper 확장 프로그램으로 확인 가능)
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애플 단축어 제작 과정:
1.
사전(Dictionary) 설정: API 키, 데이터베이스 ID 등 고정 값을 사전에 변수로 저장합니다.
2.
입력 요청: '입력 요청' 액션을 사용하여 텍스트 입력창을 띄웁니다. (키보드의 마이크 버튼으로 음성 입력 가능)
3.
URL 콘텐츠 가져오기 (API 호출):
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방식: POST
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헤더: Authorization, Notion-Version 등 API 명세에 맞는 헤더를 구성합니다.
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요청 본문: JSON 형식으로 노션 페이지를 생성하는 데 필요한 데이터를 구성합니다. parent (데이터베이스 ID), properties (태스크명, 날짜, 담당자, 입력 완료 체크 등)를 포함합니다.
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중요 팁: 날짜 형식은 반드시 ISO 8601로 지정해야 오류가 발생하지 않습니다.
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결과: 아이폰 홈 화면에 추가된 단축어 아이콘을 눌러 음성으로 할 일을 말하면, 해당 내용이 날짜와 담당자 정보와 함께 '오늘 할 일' 목록에 자동으로 추가됩니다.
5. 자동화 2: 음성 일정 관리 비서 (Make.com)
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목표: 음성 명령만으로 구글 캘린더와 노션의 일정을 **생성, 수정, 삭제(CRUD)**하는 복합 자동화 시나리오를 구축합니다.
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핵심 기술: Make.com, 웹훅, OpenAI(Whisper, GPT), 구글 캘린더 API, 노션 API
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시나리오 흐름:
1.
트리거: 애플 단축어로 음성을 녹음하여 Make.com 웹훅으로 전송합니다.
2.
음성-텍스트 변환: OpenAI의 Whisper 모듈로 녹음 파일을 텍스트로 변환합니다.
3.
의도 파악: ChatGPT 모듈이 변환된 텍스트를 분석하여 사용자의 의도('등록', '수정', '삭제')를 파악합니다.
4.
라우터 분기: 파악된 의도에 따라 시나리오 흐름을 3개의 경로로 분기합니다.
5.
정보 추출: ChatGPT가 다시 한번 텍스트를 파싱하여 일정 제목, 시작 시간, 종료 시간 등 구체적인 정보를 JSON 형식으로 추출합니다. (중요: "내일", "내일모레" 같은 상대적 시간 표현을 이해시키기 위해 현재 시간을 컨텍스트로 제공)
6.
액션 실행:
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등록: 구글 캘린더에 새 이벤트를 생성하고, 해당 이벤트 ID와 URL을 받아와 노션에 새 아이템을 생성합니다.
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수정/삭제: 노션에서 기존 일정을 검색하여 대상 이벤트의 구글 ID를 찾은 후, 구글 캘린더와 노션의 해당 일정을 업데이트하거나 삭제합니다.
7.
알림: 모든 작업이 완료되면 슬랙(Slack)으로 성공/실패 여부를 알립니다.
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중요 참고사항: 노션의 '상태(Status)' 속성은 Make.com에서 필터링이 불가능하여, '선택(Select)' 속성을 대체하여 사용합니다.
6. 자동화 3: 일일 브리핑 비서 (Make.com)
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목표: 매일 정해진 시간에 구글 캘린더와 노션의 모든 일정을 취합하고, 중복 및 지연 여부를 분석하여 슬랙으로 종합 브리핑을 받습니다.
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시나리오 흐름:
1.
트리거: '매일 오전 9시'와 같이 특정 시간에 실행되도록 스케줄을 설정합니다.
2.
데이터 수집:
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구글 캘린더: 사용자의 모든 캘린더에서 오늘 날짜의 이벤트를 검색하여 가져옵니다.
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노션: 투두이스트 데이터베이스에서 '오늘' 공식에 체크된 모든 할 일을 검색하여 가져옵니다.
3.
데이터 취합: Text Aggregator 모듈을 사용하여 수집된 모든 일정과 할 일을 하나의 텍스트 블록으로 합칩니다.
4.
분석 및 요약: 미리 역할을 정의해 둔 OpenAI Assistant에게 취합된 텍스트를 전달합니다. 어시스턴트는 지시사항에 따라 ▲시간 중복 일정 경고, ▲기한 경과(지연) 일정 강조, ▲시간 순서 정렬, ▲최종 요약 보고를 수행합니다.
5.
알림: 분석 및 요약이 완료된 최종 보고서를 슬랙으로 전송합니다.
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핵심 주의사항: 노션 API는 UTC(협정 세계시)를 기준으로 작동하므로, 한국 시간(KST) 기준 오전 9시 이전에 시나리오를 실행하면 날짜 계산에 오류가 발생하여 어제 데이터를 가져올 수 있습니다. 따라서 반드시 오전 9시 이후에 실행하도록 설정해야 합니다.
7. 결론 및 최종 메시지
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도구보다 본질: 노션, 메이크와 같은 기술이나 도구에 매몰되기보다, 자신이 해결하고 싶은 '문제'를 명확히 정의하는 것이 가장 중요합니다.
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문제 해결 능력: 기술은 문제를 해결하기 위한 수단일 뿐입니다. 본질에 집중할 때 비로소 자신에게 정말 필요한 시스템을 만들 수 있습니다.
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자료 공유: 영상에서 제작한 노션 템플릿과 자동화 시나리오는 '노다의 방주' 멤버십을 통해 공유될 예정임을 안내합니다.
