개요
이 회의록은 서울룬치과의 카카오 비즈니스 채널 관리와 직원 연차 관리 시스템 구축을 위한 컨설팅 내용을 담고 있습니다. 주요 논의 사항은 크게 두 가지로, 첫째는 여러 담당자가 비즈니스 채널을 공동으로 관리할 수 있도록 권한을 설정하는 방법이며, 둘째는 기존의 수기 방식에서 벗어나 노션(Notion)과 자동화 도구를 활용하여 체계적인 연차·반차 관리 시스템을 만드는 것입니다.
영상에서는 개인 카톡 계정 연동의 문제점을 해결하기 위해 카카오 비즈니스 채널의 '관리자 초대' 기능을 활용하는 방법을 구체적으로 설명합니다. 이어서 직원의 입사부터 퇴사까지의 과정을 관리하고, 특히 복잡한 연차 발생 기준(입사일 기준, 근속연수별 차등 지급)과 반차 사용 규칙을 시스템으로 자동화하는 과정을 상세하게 다룹니다. 이를 통해 인사 관리의 효율성을 높이고, 수기 작업에서 발생할 수 있는 오류를 최소화하는 것을 목표로 합니다.
주요 학습 포인트
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카카오 비즈니스 채널에서 여러 관리자를 지정하여 효율적으로 고객 상담을 운영하는 방법.
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Notion과 같은 툴을 활용하여 채용부터 직원 관리, 휴가 신청까지의 전 과정을 시스템화하는 방법.
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입사일 기준의 복잡한 연차 발생 및 소진 계산을 자동화하는 로직 설계.
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반차, 오프(휴무) 등 다양한 휴가 유형을 통합하여 관리하는 캘린더 시스템 구축 아이디어.
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자동화 시스템을 통해 특정 조건(예: 연차 소진 촉진, 반차 한도 초과)에 맞는 알림을 자동으로 발송하는 방법.
요약
1. 카카오 비즈니스 채널의 다중 관리자 설정
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문제점: 대표자 개인 카카오톡 계정으로 비즈니스 채널을 운영하여, 담당자 변경이나 동시 접속 시 비밀번호 공유 및 보안 문제가 발생했습니다.
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해결 방안: 카카오 비즈니스 채널 관리자 센터에서 다른 직원을 '매니저'로 초대하여 권한을 부여합니다.
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프로세스:
1.
카카오 비즈니스 채널 관리자 센터 접속
2.
관리 > 관리자 메뉴로 이동
3.
'카카오 계정으로 초대하기'를 통해 직원의 이메일로 초대장 발송
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핵심 기능: 최대 49명까지 매니저 추가가 가능하며, 매니저는 관리자와 거의 동일한 권한을 가집니다.
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중요 참고사항: 매니저가 고객과 채팅하더라도 상대방에게는 개인 이름이 아닌 공식 채널명(예: 서울룬치과)으로 표시됩니다. 내부적으로는 누가 응답했는지 기록이 남아 책임 소재를 명확히 할 수 있습니다.
2. 채용 프로세스 자동화: 알림톡 템플릿 제작
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주제: 채용 과정에서 지원자에게 발송되는 안내 메시지를 자동화하기 위해 알림톡 템플릿을 제작합니다.
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핵심 개념: 솔라피(Solapi), 알림톡 템플릿, 변수
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프로세스/단계:
1.
솔라피 서비스에 가입하고 카카오 비즈니스 채널과 연동합니다.
2.
필요한 템플릿(예: 서류 합격 안내, 면접 안내, 최종 합격 통보)을 생성합니다.
3.
템플릿 내용에 {이름}과 같은 변수를 사용하여 개인화된 메시지를 보낼 수 있도록 설정합니다.
4.
템플릿 생성 후 카카오의 심사를 거쳐야 발송이 가능합니다.
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중요 참고사항:
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탈리폼(Tally Form)과 같은 외부 폼 빌더와 연동하여, 지원자가 폼을 제출하면 자동으로 다음 단계의 알림톡이 발송되도록 설정할 수 있습니다.
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변수는 템플릿 내용에 포함시켜야 하며(예: #{이름}님, 안녕하세요.), 실제 발송 시 해당 값으로 치환됩니다.
3. 직원 정보 및 연차 관리 시스템 설계
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주제: 직원들의 근태 및 휴가 관리를 위한 중앙 데이터베이스를 구축하고, 연차 발생 및 사용 내역을 자동으로 계산하는 시스템을 설계합니다.
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핵심 개념: 데이터베이스 연동, 자동화 시나리오, 워크플로우
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프로세스/단계:
1.
직원 정보를 관리할 데이터베이스(DB)를 생성합니다. (예: 이름, 소속, 직급, 입사일 등)
2.
채용 프로세스에서 '최종 합격' 및 '서류 제출 완료' 상태가 되면, 해당 지원자의 정보가 자동으로 직원 DB로 이전되도록 설정합니다.
3.
연차 발생일을 기준으로 매년 자동으로 연차가 부여되는 시나리오를 구상합니다.
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1년 차: 11개
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2년 차부터: 15개
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이후 2년마다 1일씩 추가 (최대 25일)
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주목할 발언: "합격이 됐으면 그때부터는 이쪽은 합격으로 끝내 버리고 합격이 되면 직원으로 넘어가야 된다고 생각하거든요." 이는 채용 프로세스와 직원 관리 프로세스를 명확히 분리하는 중요한 설계 원칙을 제시합니다.
4. 휴가 신청 및 승인 프로세스 자동화
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주제: 직원들이 연차/반차를 신청하고 관리자가 승인하는 과정을 시스템화하여 효율을 높입니다.
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핵심 개념: 온라인 신청 폼, 캘린더 뷰, 자동화된 상태 관리
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프로세스/단계:
1.
직원들은 전용 폼(Tally)을 통해 연차 또는 반차를 신청합니다.
2.
신청 내용은 별도의 데이터베이스에 '승인 대기' 상태로 기록됩니다. 이때 다른 직원은 해당 신청 내역을 볼 수 없습니다. (블라인드 신청)
3.
관리자는 관리자용 페이지(캘린더 뷰)에서 모든 신청 내역을 확인하고, 날짜 조정이나 승인/반려 처리를 합니다.
4.
관리자가 '승인 완료' 체크박스를 선택하면, 해당 휴가 일정이 전체 공유 캘린더에 자동으로 등록되어 모든 직원이 볼 수 있게 됩니다.
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중요 참고사항:
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직원이 신청을 취소할 경우, 시스템을 통하지 않고 관리자에게 직접 요청하여 처리하는 것이 더 효율적일 수 있습니다.
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직원별 반차 사용 횟수 제한(예: 연 2회)과 같은 복잡한 규칙은 별도의 데이터베이스나 로직을 통해 구현해야 정확한 관리가 가능합니다.
5. 이메일 및 알림 자동화 설정
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주제: 특정 조건이 충족될 때 관련자에게 자동으로 이메일이나 알림을 보내는 기능을 설정합니다.
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핵심 개념: 자동화 트리거, 메일링 서비스 연동
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시연 내용:
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미사용 연차 소진 촉진: 연말정산 시기가 다가올 때, 미사용 연차가 남은 직원들에게 자동으로 소진 안내 이메일을 발송하는 시나리오를 구성합니다.
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이메일 내용 개인화: 이메일 템플릿에 이름, 남은 연차 일수 등의 변수를 삽입하여 개인별 맞춤 안내가 가능하도록 설정합니다.
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알림 기능: 연차 초과 사용 등 규정 위반 시 관리자에게 알림이 가도록 설정할 수 있습니다.
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중요 참고사항: 이메일 내용과 Tally 폼의 안내 문구는 목적에 맞게 명확하게 작성해야 합니다. 예를 들어, 폼에서는 변수를 사용할 수 없으므로 일반적인 안내 문구를, 이메일 본문에는 변수를 활용한 개인화된 정보를 담는 것이 좋습니다.
