개요
본 문서는 서울룬치과의 채용 및 직원 관리 프로세스 자동화를 위한 컨설팅 회의 내용을 정리한 자료입니다. 주요 목표는 이력서 접수부터 서류 검토, 면접 진행, 최종 합격, 그리고 온보딩 서류 제출까지의 전 과정을 Notion, Make(Integromat), Solapi, Tally 등의 도구를 활용하여 체계적으로 자동화하는 것입니다.
이 회의에서는 각 단계별 워크플로우를 정의하고, 이를 구현하기 위한 Notion 데이터베이스 구조 설계, 자동화 시나리오 구성, 외부 서비스(알림톡, 전자 서명) 연동 방법을 심도 있게 다룹니다. 본 문서를 통해 분산된 채용 정보를 중앙에서 관리하고, 반복적인 수작업을 최소화하며, 채용 관련 데이터를 분석하여 인사이트를 도출하는 전반적인 시스템 구축 과정을 파악할 수 있습니다.
주요 학습 포인트
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Notion 데이터베이스를 활용한 채용 파이프라인(서류, 면접, 합격자) 구축 방법
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Make(Integromat)를 이용해 구글 드라이브 이력서 파싱, Tally 폼 제출 데이터 처리 등 워크플로우를 자동화하는 기술
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Solapi를 연동하여 면접 안내, 합격/불합격 통보 등 주요 소통을 카카오 알림톡으로 자동 발송하는 방법
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Tally 폼을 활용하여 최종 합격자의 필수 서류 및 개인 정보(유니폼 사이즈 등)를 체계적으로 수집하는 프로세스
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여러 Notion 데이터베이스(이력서, 면접, 직원 명단, 조직도)를 관계형으로 연결하여 정보를 통합 관리하는 시스템 설계
Recap
ADT캡스 서버 장애 및 복구 작업이 회의 시작 전 발생하여 네트워크 문제로 인한 업무 중단 상황이 있었음. 서버실 장비 정리 작업 중 허브 연결 문제가 발생했으나 회의 시점에는 해결된 상태였음.
채용 프로세스 자동화 시스템 설계가 주요 안건으로, 이력서 파싱부터 최종 입사까지의 전체 워크플로우를 노션과 메이크를 활용해 자동화하는 방안을 논의함. 서류 심사 → 인터뷰 → 합격 → 서류 제출 → 직원 등록의 단계별 프로세스를 체계화하고, 각 단계마다 상태 값 변경과 알림톡 발송이 자동으로 이루어지도록 설계함.
솔라피 알림톡 시스템 연동을 통해 인터뷰 안내, 합격 통보, 서류 안내 등의 메시지를 자동 발송하는 구조를 계획함. 카카오 채널 연동과 템플릿 생성이 필요하며, 변수를 활용한 개인화된 메시지 발송 방식을 구체화함.
직원 데이터베이스 구조 설계에서는 개인정보, 급여 정보, 서류 현황을 통합 관리하는 시스템을 구상함. 특히 조직도 자동 생성 기능을 추가하여 직원들이 볼 수 있는 비상연락망 겸 조직 현황을 실시간으로 업데이트할 수 있도록 함.
채용 통계 및 분석 기능으로 월별 지원자 수, 합격률, 우수 인재 이탈 현황 등을 추적할 수 있는 대시보드 구성을 논의함. "우수 인재"로 분류된 지원자가 최종적으로 입사하지 않는 경우를 별도 카테고리로 관리하여 채용 전략 개선에 활용하기로 함.
기술적 구현 방안으로는 탈리폼을 통한 서류 수집, OCR을 활용한 통장사본 파싱, 노션 데이터베이스 간 관계형 연결, 슬랙 알림 연동 등의 세부 기능들을 구체화함.
Key Action Items
1.
솔라피 계정 설정 및 카카오 채널 연동 완료 - 알림톡 발송을 위한 기본 인프라 구축과 일일 발송 한도를 500건으로 증설
2.
알림톡 템플릿 5개 작성 - 인터뷰 안내, 합격/불합격 통보, 서류 안내 등 채용 과정별 메시지 템플릿 제작
3.
탈리폼 필수 서류 제출 양식 완성 - 유니폼 사이즈, 개인정보, 증명서류 등 입사 시 필요한 모든 항목을 포함한 온라인 양식 구축
4.
이력서 파싱 자동화 시나리오 구현 - 구글 드라이브 업로드 시 자동으로 이력서 내용을 추출하여 노션 데이터베이스에 저장하는 메이크 시나리오 제작
5.
채용 프로세스 노션 데이터베이스 구조 완성 - 이력서, 인터뷰, 직원 정보를 연결하는 관계형 데이터베이스 설계 및 구현
6.
조직도 자동 생성 시스템 구축 - 직원 정보를 바탕으로 실시간 업데이트되는 조직도 페이지 제작
7.
채용 통계 대시보드 개발 - 월별 지원자 현황, 합격률, 우수 인재 이탈률 등을 시각화하는 분석 도구 구현
요약
1. 채용 프로세스 자동화 목표 및 워크플로우 정의
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주제: 채용 프로세스 자동화의 전체적인 목표를 설정하고, 이력서 접수부터 최종 합격까지의 워크플로우를 정의합니다.
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핵심 요점:
1.
자동화 목표: 이력서 접수 및 관리, 면접 안내, 합격 통보 등 채용의 전 과정을 자동화하여 효율성을 높이는 것을 목표로 합니다.
2.
기본 워크플로우: 이력서 접수 → 서류 합격/불합격 결정 → 1차/2차 면접 진행 → 최종 합격/불합격/보류 결정으로 이어지는 흐름을 기본으로 합니다.
3.
워크플로우 단순화: 초기 단계에서는 1차/2차 면접을 구분하지 않고 '인터뷰 진행'이라는 단일 단계로 통합하여 워크플로우를 단순화하기로 결정했습니다.
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실장급은 2차 면접을 보는 경우가 많지만, 상황에 따라 유동적이므로 상태 값을 복잡하게 나누기보다 '인터뷰 중'으로 관리하고, 세부 내용은 속성에 기록하는 방식을 채택했습니다.
2. 채용 관리를 위한 Notion 데이터베이스 설계
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주제: 채용 파이프라인을 추적하기 위한 Notion 데이터베이스의 구조를 설계하고, 상태 값을 정의합니다.
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핵심 요점:
1.
'인터뷰' DB 생성: 이력서 DB에서 서류 합격한 지원자들을 관리하기 위한 별도의 '인터뷰' 데이터베이스를 생성합니다.
2.
상태(Status) 속성 정의: 지원자의 현재 단계를 명확히 추적하기 위해 다음과 같이 상태 값을 정의합니다.
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서류 합격: 이력서 검토 후 면접 대상으로 선정된 상태.
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인터뷰: 면접 일정이 확정되고 진행 중인 상태.
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합격: 최종 채용이 결정된 상태.
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불합격: 서류 또는 면접 전형에서 탈락한 상태.
•
보류: 채용 결정을 잠시 보류한 상태. (예: 다른 지원자와 비교 검토가 필요할 경우)
3.
버튼을 통한 상태 변경: Notion의 버튼 기능을 활용하여 각 상태(서류 합격, 불합격 등)를 클릭 한 번으로 변경할 수 있도록 구성하여 사용자 편의성을 높입니다.
3. Solapi 연동 및 카카오 알림톡 발송 준비
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주제: 지원자와의 커뮤니케이션을 자동화하기 위해 문자/알림톡 발송 서비스인 'Solapi'를 도입하고, 초기 설정을 진행합니다.
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핵심 요점:
1.
Solapi 도입: 면접 안내, 합격/불합격 통보 등을 위해 Solapi를 연동하여 카카오 알림톡을 발송하기로 합니다.
2.
초기 설정 과제:
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발송 한도 증가: 일일 발송 제한(기본 50건)을 500건으로 상향 조정 요청.
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카카오 채널 연동: 서울룬치과 카카오 채널을 Solapi에 연동. 이 과정은 영업일 기준 2~3일 소요됩니다.
3.
알림톡과 친구톡의 차이:
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알림톡: 정보성 메시지만 발송 가능하며, 고객의 특정 액션(회원가입, 결제, 신청 등)에 기반해야 합니다. 채널 친구가 아니어도 전화번호만 있으면 발송 가능하며 비용이 저렴합니다.
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친구톡: 광고성 메시지 발송이 가능하지만, 채널에 친구로 추가된 사용자에게만 보낼 수 있습니다.
4. 알림톡 템플릿 제작 방법 및 변수 활용
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주제: Solapi에서 발송될 알림톡 메시지 템플릿을 제작하는 방법을 배우고, 개인화된 메시지를 위한 변수 활용법을 익힙니다.
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핵심 요점:
1.
템플릿 작성: Solapi 내에서 알림톡 템플릿을 생성하고, 제목, 본문 내용을 작성합니다.
2.
변수 사용법: #{변수명} 형식을 사용하여 개인화된 정보를 메시지에 삽입할 수 있습니다.
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예시: #{name}님, 안녕하세요. #{date}에 인터뷰가 확정되었습니다.
3.
변수와 Notion 데이터 연동: Notion 데이터베이스의 속성 값(이름, 면접일시, 면접장소 등)을 Make.com을 통해 알림톡 템플릿의 변수와 매칭시켜 자동으로 발송합니다.
4.
알림톡 심사 주의사항:
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메시지 내용에 반드시 고객의 액션(예: "신청하신 인터뷰")을 명시해야 반려되지 않습니다.
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내용만으로 액션 기반임을 증명하기 어려울 경우, 심사 요청 시 부가 설명란에 해당 메시지가 발송되는 조건을 명확히 기재해야 합니다.
5. 필수 알림톡 템플릿 목록 정의
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주제: 채용 프로세스 각 단계에 필요한 알림톡 템플릿의 종류를 구체적으로 정의합니다.
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핵심 요점:
1.
인터뷰 확정 안내: 서류 합격자에게 면접 일시와 장소를 안내하는 메시지.
2.
전형 탈락 안내: 서류 또는 면접에서 탈락한 지원자에게 정중하게 결과를 통보하는 메시지.
3.
1차 합격 및 2차 면접 안내: (필요시) 1차 면접 합격과 함께 다음 전형을 안내하는 메시지.
4.
최종 합격 안내: 최종 합격을 축하하고 이후 절차를 안내하는 메시지.
5.
필수 서류 제출 안내: 최종 합격자에게 온보딩에 필요한 서류 목록과 제출 방법을 안내하는 메시지. 이 메시지에는 아래에서 설명할 Tally 폼 링크가 변수로 포함됩니다.
6. Tally 폼을 활용한 최종 합격자 정보 수집
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주제: 최종 합격자로부터 온보딩에 필요한 각종 서류와 개인 정보를 효율적으로 수집하기 위해 Tally 폼을 설계합니다.
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핵심 요점:
1.
Tally 폼 설계: 최종 합격자가 제출해야 할 정보를 입력받기 위한 온라인 폼을 Tally로 제작합니다.
2.
수집 항목 정의:
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개인 정보: 이름, 주민등록번호, 연락처, 이메일 주소 등.
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파일 업로드: 주민등록등본, 통장 사본, 자격증/면허증 사본, 잠복결핵 검사 확인서, 증명사진 등.
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유니폼 사이즈: 상의, 하의, 신발 사이즈를 선택형 질문으로 구성.
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기타: Notion 계정으로 사용할 G-mail 주소 생성 안내.
3.
폼 링크 전달: 최종 합격 안내 알림톡에 Tally 폼 링크를 변수로 넣어 전달합니다.
4.
중요 참고사항: Tally 무료 버전은 파일 업로드 필드당 1개의 파일만 업로드 가능하므로, 여러 장의 서류가 필요한 경우 필드를 여러 개 만들어야 합니다.
7. Notion 멤버 DB와 조직도 DB 설계
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주제: 최종 합격자의 정보를 저장할 '멤버 DB'와 전 직원이 볼 수 있는 '조직도 DB'를 설계하고, 두 데이터베이스의 연동 방안을 논의합니다.
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핵심 요점:
1.
'멤버 DB' 설계: 최종 합격자의 모든 상세 정보(개인정보, 급여, 계약조건, 제출 서류 등)를 저장하는 마스터 데이터베이스입니다. 이 DB는 민감 정보를 포함하므로 접근 권한을 엄격히 관리해야 합니다.
2.
'조직도 DB' 설계: 전 직원이 열람할 수 있도록 이름, 소속, 직급, 연락처 등 공개 가능한 정보만 담는 별도의 데이터베이스입니다.
3.
데이터 연동 방식:
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'멤버 DB'의 정보가 변경될 때마다 '조직도 DB'에 자동으로 반영되도록 Make.com 시나리오를 구성합니다.
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"조직도 리프레시" 버튼을 만들어, 클릭 시 '멤버 DB'에서 최신 정보를 가져와 '조직도 DB'를 업데이트하는 방식을 채택했습니다.
4.
Notion 계정 관리:
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신규 입사자는 회사 업무용 G-mail 계정을 새로 만들어 Notion에 가입하도록 안내합니다. 이는 개인 Notion 계정과 회사 계정을 분리하여 관리의 용이성과 보안을 확보하기 위함입니다.
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Notion 프로필 이름이 '이름+성' 순서로 표시되도록 '성+이름' 순서로 기입된 기본 설정을 변경하도록 안내합니다.
8. Make.com 자동화 시나리오 구성 (Tally → Notion)
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주제: Tally 폼이 제출되었을 때, 해당 데이터를 Notion의 '멤버 DB'에 자동으로 입력하는 Make.com 시나리오의 구체적인 단계를 설계합니다.
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핵심 요점:
1.
시나리오 트리거: Tally 폼 제출 시 발송되는 웹훅(Webhook)으로 시나리오를 시작합니다.
2.
지원자 식별: 제출된 정보(이름+전화번호)를 조합하여 고유 식별자를 만듭니다.
3.
Notion 페이지 검색: '멤버 DB'에서 해당 고유 식별자와 일치하는 지원자의 페이지를 검색합니다.
4.
파일 처리: Tally에서 URL 형태로 넘어온 파일(증명사진, 등본 등)을 HTTP 모듈로 실제 파일 데이터로 변환합니다.
5.
데이터 입력 및 업데이트:
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변환된 파일들을 각각 해당하는 Notion의 파일 속성에 업로드합니다.
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텍스트 정보(사이즈, 이메일 등)를 해당 속성에 업데이트합니다.
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통장 사본 이미지는 OCR(광학 문자 인식) 모듈로 텍스트를 추출한 후, GPT 모듈을 이용해 은행명과 계좌번호를 파싱하여 입력합니다.
6.
완료 알림: 모든 데이터 입력이 완료되면 담당자에게 Slack으로 알림을 보내 최종 확인을 유도합니다.
9. 채용 현황 통계 및 분석 기능 논의
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주제: 축적된 채용 데이터를 바탕으로 유의미한 통계를 확인하는 방법에 대해 논의하고, 추가로 필요한 상태 값을 정의합니다.
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핵심 요점:
1.
통계 필요성: 월별/기간별 지원자 수, 합격률, 불합격 사유 등을 분석하여 채용 프로세스를 개선하기 위한 데이터 기반 의사결정이 필요하다는 데 공감했습니다.
2.
'우수 인재' 상태 추가: 합격시켰으나 지원자가 입사를 거절한 경우를 추적하기 위해 '우수 인재'라는 상태 값을 추가하기로 합니다.
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이 데이터를 통해 병원의 채용 경쟁력을 분석하고, 어떤 부분에서 이탈이 발생하는지 파악하는 데 활용할 수 있습니다.
3.
분석 방법: Notion의 그룹화, 필터, 집계 기능을 활용하여 소속(진료실, 데스크)별, 상태별 지원자 수를 시각화하고 분석할 수 있습니다.
10. 전체 워크플로우 시연 및 향후 과제
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주제: 설계된 전체 자동화 워크플로우를 가상으로 시연하고, 다음 미팅까지 수행해야 할 과제를 정리합니다.
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핵심 요점:
1.
전체 흐름:
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① 이력서 파일 구글 드라이브 업로드 → ② Make.com이 파싱하여 '이력서 DB'에 추가 → ③ 담당자가 '서류 합격' 버튼 클릭 → ④ '인터뷰 DB'에 해당 지원자 페이지 생성 → ⑤ 면접 일정 조율 후 '인터뷰 안내' 버튼 클릭 → ⑥ Solapi 통해 알림톡 발송 및 상태 변경 → ⑦ '최종 합격' 버튼 클릭 → ⑧ '멤버 DB'에 페이지 생성 및 합격자에게 Tally 폼 링크 발송 → ⑨ 합격자가 Tally 폼 제출 → ⑩ Make.com이 '멤버 DB'에 상세 정보 자동 입력 → ⑪ 담당자가 Slack 알림 확인 후 수기 입력 항목(소속, 직급 등) 기입 → ⑫ '입력 완료' 체크하여 프로세스 종료.
2.
다음 미팅 전까지의 과제:
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Solapi 설정: 카카오 채널 연동 및 1일 발송 한도 증액 신청 완료.
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알림톡 템플릿 작성: 정의된 5가지 유형의 알림톡 메시지 템플릿을 변수를 포함하여 작성 후 컨설턴트에게 검토 요청.
3.
다음 미팅 주제:
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노무사에게 전달할 정보 자동화, 계약서 전자 서명('모두의 사인' 연동), 연차 관리 시스템 구축.
