개요
본 문서는 건설 현장 인력 및 공수 관리를 위한 노션 기반 시스템 '서우에이치알'의 구축 및 고도화 컨설팅 과정을 상세히 기록한 자료입니다. 컨설팅은 기존 시스템의 문제점을 진단하고, 데이터의 정합성을 높이며, 사용자 편의성을 극대화하는 데 중점을 둡니다. 특히, Make.com(메이크)을 활용한 자동화 워크플로우 설계, 복잡한 데이터 관계 설정, 동적 데이터(팀 추가 등) 발생 시 대응 방안 등 실무에서 발생하는 구체적인 문제에 대한 심층적인 해결 과정을 다룹니다.
본 자료를 통해 노션의 데이터베이스, 관계형 속성, 수식, 롤업 등 고급 기능을 활용하여 맞춤형 비즈니스 솔루션을 구축하는 전 과정을 학습할 수 있습니다. 또한, 데이터 입력 유효성 검사부터 월간/연간 리포트 시각화, 사용자 권한 관리에 이르기까지 시스템 설계의 전체 라이프사이클에 대한 실질적인 인사이트를 얻을 수 있습니다. 최종 결과물은 복잡한 프로젝트를 체계적으로 관리하고, 데이터를 기반으로 한 의사결정을 지원하는 검색 가능한 지식 베이스로 활용될 수 있습니다.
주요 학습 포인트
•
데이터 무결성 확보: '물량 서브' 데이터가 없는 경우 다음 단계로 진행되지 않도록 하는 등, 입력 데이터의 필수 조건을 설정하여 시스템의 안정성을 높이는 방법을 배웁니다.
•
동적 데이터 처리: 프로젝트 진행 중 팀이 추가되는 등 예외적인 상황에 대응하기 위해, 버튼과 자동화(Make)를 연계하여 관련 데이터베이스(목표 공수 서브 등)를 동적으로 생성하고 연결하는 고급 워크플로우를 설계합니다.
•
고급 리포트 설계: 노션의 갤러리 뷰와 복잡한 수식(Formula)을 결합하여 여러 데이터베이스의 정보를 하나의 카드에 집약적으로 표시하는 월간 리포트를 제작하는 방법을 학습합니다.
•
데이터 시각화: 노션 차트 기능을 활용하여 월별/팀별 실적(총 공사 금액, 공수, 수익 등)을 꺾은선 그래프로 시각화하고, 합계와 개별 데이터를 동시에 비교 분석하는 대시보드를 구축합니다.
•
자동화(Make.com) 활용: 매월 리포트 페이지 자동 생성, 버튼 클릭을 통한 복잡한 데이터 레코드 생성 및 관계 연결 등 반복적인 작업을 자동화하여 업무 효율을 극대화하는 실질적인 사례를 살펴봅니다.
요약
1. 입력 데이터 유효성 검사 로직 강화
•
핵심 요점: 데이터 입력의 정확성과 무결성을 보장하기 위해 새로운 검증 단계를 추가했습니다. '물량' 데이터를 최종 입력 완료 처리하기 전에, 하위 데이터인 '물량 서브(팀별 물량)'가 반드시 입력되어야만 다음 단계로 넘어갈 수 있도록 시스템 로직을 수정했습니다.
•
부가 설명:
◦
기존에는 '물량 서브' 없이도 입력 완료가 가능하여 데이터 누락의 위험이 있었습니다.
◦
이제 '물량 서브' 데이터가 없으면, '입력 완료' 버튼을 눌러도 자동화가 중간에 멈추도록 조건부 로직을 설정했습니다.
◦
이를 통해 현장의 모든 팀별 작업 물량이 누락 없이 등록되었는지 시스템적으로 확인할 수 있습니다.
•
중요 참고사항: 이러한 유효성 검사는 데이터 기반 리포트의 정확성을 위한 필수적인 첫 단계입니다.
2. 데이터베이스 뷰 및 검색 기능 최적화
•
핵심 요점: 사용자가 원하는 정보를 쉽게 찾고 수정할 수 있도록 데이터베이스 뷰를 재구성했습니다. '물량' 데이터베이스는 '입력 완료'된 항목만 보이도록 필터링하고, '작업일의 내림차순'으로 정렬하여 최근 데이터를 우선적으로 표시합니다.
•
부가 설명:
◦
사용 목적에 따라 불필요한 속성(필드)은 숨기고, 팀, 층, 구간, 공사단가 등 핵심 정보 위주로 뷰를 구성했습니다.
◦
토글 기능을 활용하여 '작업일지', '출력인원' 등의 검색 기능을 별도로 분리하여 대시보드를 깔끔하게 유지합니다.
•
중요 참고사항: 사용자가 데이터를 입력하는 화면과 조회/검색하는 화면을 분리하여 설계하면 사용 편의성을 크게 향상시킬 수 있습니다.
3. 동적 데이터 추가 시나리오의 문제점 파악 (팀 추가)
•
핵심 요점: 프로젝트가 시작된 후 새로운 팀이 추가되는 경우('물량 서브' 추가) 발생하는 문제를 식별하고 해결 방안을 모색했습니다. 기존 자동화 로직은 초기 세팅된 팀에만 적용되므로, 중간에 추가된 팀은 관련 데이터(목표 공수 서브 등)가 생성되지 않는 문제가 발생합니다.
•
부가 설명:
◦
기존에는 '입력 완료' 체크박스를 기준으로 자동화가 트리거되었으나, 이 방식으로는 동적으로 추가된 데이터를 처리하기 어렵습니다.
◦
추가된 '물량 서브'에 대해 별도의 '입력 완료' 체크박스를 만들어 숨기는 방안을 고려했으나, 더 근본적인 해결책이 필요함을 인지했습니다.
◦
이 문제는 단순히 레코드를 추가하는 것을 넘어, 여러 데이터베이스 간의 '관계형 연결'을 동적으로 설정해야 하는 복잡성을 가집니다.
4. 관계형 데이터 문제 해결을 위한 '현장 고유 번호' 도입
•
핵심 요점: 여러 데이터베이스에 분산된 정보를 정확하게 연결하기 위한 핵심 키(Key)로 '현장 고유 번호'를 도입했습니다. 기존에는 페이지 버튼을 통해 상위 페이지의 속성을 가져왔지만, 데이터베이스 내에서 직접 자동화를 실행할 때는 이 정보를 가져올 수 없는 한계가 있었습니다.
•
부가 설명:
◦
'물량' 데이터베이스에 '현장 고유 번호' 속성을 직접 추가하여, 모든 하위 데이터들이 이 고유 번호를 참조할 수 있도록 구조를 변경했습니다.
◦
이로 인해 '물량 서브'가 새로 추가되더라도, 해당 레코드는 명확한 '현장 고유 번호'를 갖게 되어 다른 자동화 시나리오에서 어떤 현장에 속한 데이터인지 식별할 수 있게 됩니다.
•
중요 참고사항: 필드명(속성명)을 변경하면 이를 참조하는 모든 자동화(Make) 시나리오에 영향을 주므로, 초기 설계 시 신중하게 명명하고 가급적 변경하지 않는 것이 중요합니다.
5. '물량 서브' 추가 시나리오 자동화 워크플로우 설계
•
핵심 요점: 동적으로 추가된 '물량 서브'에 대해 '목표 공수 서브'를 생성하고 관계를 맺어주는 자동화(Make) 워크플로우를 구체적으로 설계했습니다. 이는 시스템의 가장 복잡한 예외 처리 로직 중 하나입니다.
•
프로세스/단계:
1.
사용자가 특정 '물량 서브' 레코드에서 '목표 공수 서브 추가' 버튼을 클릭합니다.
2.
Make 시나리오가 실행됩니다. 먼저 전체 '목표 공수' 데이터베이스를 검색합니다.
3.
버튼이 클릭된 '물량 서브'의 이름(제목)과 동일한 이름을 가진 '목표 공수' 레코드를 찾아 그 ID를 가져옵니다.
4.
새로운 '목표 공수 서브' 레코드를 생성하면서, 3번에서 찾은 '목표 공수' ID와 버튼을 누른 '물량 서브' ID를 관계형 속성에 각각 연결해줍니다.
•
중요 참고사항: 이 방식은 이름이 중복되지 않는다는 전제 하에 가능하며, 리소스 소모가 있을 수 있으나 데이터의 정확한 연결을 위해 필수적입니다.
6. 물량 추가 입력 UI 및 사용자 매뉴얼의 필요성
•
핵심 요점: '물량 서브' 추가라는 예외적인 작업을 위한 별도의 UI(뷰)를 구성하고, 사용자가 절차를 잊지 않도록 명확한 매뉴얼 작성이 필요함을 강조했습니다.
•
프로세스/단계:
1.
1단계 (검색 및 추가): '서우 물량' 검색 뷰에서 필요한 물량을 찾아 '물량 서브 추가' 버튼을 클릭합니다.
2.
2단계 (팀 입력 및 실행): '추가 입력' 뷰로 이동하여 새로 추가할 팀을 입력하고 '목표 공수 서브 추가'(로켓 모양 아이콘) 버튼을 클릭하여 자동화를 실행합니다.
3.
3단계 (단가 조정): '팀 물량' 뷰에서 방금 추가된 항목을 검색하여, 분배될 '공사 단가'를 수동으로 조정합니다.
•
중요 참고사항: 자주 사용하지 않는 기능은 사용자가 절차를 잊기 쉬우므로, 스크린샷을 포함한 단계별 매뉴얼을 제공하는 것이 매우 중요합니다.
7. 출력 일보 및 작업 일지 관리 방안
•
핵심 요점: '출력 일보'와 '작업 일지'에서 발생하는 데이터 찌꺼기(버튼만 누르고 내용을 입력하지 않은 빈 페이지)를 효율적으로 관리하는 방안을 논의했습니다.
•
부가 설명:
◦
제목이 비어있는 페이지들만 필터링해서 보여주는 별도의 관리자용 섹션(뷰)을 만들어, 불필요한 데이터를 주기적으로 쉽게 삭제할 수 있도록 합니다.
◦
또는, 매일 특정 시간에 Make가 자동으로 제목 없는 레코드를 삭제하는 시나리오를 구축할 수도 있습니다.
◦
일별로 공수의 합계를 확인하고 싶다는 요청에 따라, '작업 날짜'를 기준으로 그룹화하고 공수 속성의 '합계'를 표시하는 뷰를 추가로 생성했습니다.
8. 월간 리포트 자동 생성 및 데이터 입력 방식 정의
•
핵심 요점: 월간 리포트의 생성 및 데이터 업데이트 방식을 정의했습니다. 리포트 페이지 자체는 자동화로 생성되며, 사용자는 특정 값만 입력하면 됩니다.
•
프로세스/단계:
◦
자동 생성: 매월 25일에 Make가 다음 달의 '월간 리포트' 페이지를 자동으로 생성합니다.
◦
수동 입력: 사용자는 생성된 리포트 페이지에 '건설사 도급금액' 등 변동 가능성이 있는 핵심 데이터만 입력합니다.
◦
자동 집계: '작업 일지'나 '출력 일보'에서 '입력 완료'를 누르면, 해당 데이터는 자동으로 해당 월의 리포트와 관계형으로 연결되고 각종 수치가 집계됩니다.
•
중요 참고사항: '관리자 공수'처럼 매일 값이 누적/변경되는 항목은 월간 리포트 내에서 직접 트래킹할 수 있도록 별도의 입력 필드를 제공합니다.
9. 갤러리 뷰와 복합 수식을 활용한 고급 리포트 제작
•
핵심 요점: 표(Table) 형태로는 가독성이 떨어지는 월간 리포트를 '갤러리 뷰'와 매우 긴 '수식(Formula)'을 활용하여 한눈에 파악하기 쉬운 정보 카드로 재구성했습니다.
•
시연 내용:
◦
하나의 갤러리 카드 안에 수익, 지출, 공수, 기성률 등 여러 섹션으로 정보를 나누어 표시합니다.
◦
이를 위해 각 항목(예: '총 공사 금액: ₩10,000,000')을 텍스트와 값을 결합한 문자열로 만드는 긴 수식을 작성합니다.
◦
숫자에는 세 자리마다 콤마(,)를 찍는 수식을 포함하여 가독성을 높입니다.
•
주목할 발언: "이건 그냥 노가다예요." - 복잡한 UI/UX를 구현하기 위해선 때로는 변수를 활용한 정교하고 긴 수식 작성이 필요하며, 이는 상당한 노력이 들어가는 작업임을 시사합니다.
10. 차트를 활용한 월별/팀별 성과 시각화
•
핵심 요점: 노션의 차트 기능을 이용하여 월별 실적 데이터를 시각화하는 방법을 설계했습니다. 이를 통해 추이 분석이 용이해집니다.
•
시연 내용:
◦
팀별 꺾은선 그래프: 월별로 각 팀의 총 공사 금액, 수익 등을 꺾은선 그래프로 표시하여 팀 간의 성과를 비교합니다.
◦
전체 합계 꺾은선 그래프: 모든 팀의 실적을 합산한 전체 프로젝트의 월별 추이를 별도의 꺾은선 그래프로 시각화합니다.
◦
차트 설정에서 X축을 '월'로, 그룹화를 '팀'으로 설정하여 팀별로 다른 색상의 그래프가 그려지도록 구성합니다.
•
중요 참고사항: 차트의 데이터 소스가 되는 리포트의 이름(예: '2025년 06월') 형식이 일관되어야 차트가 정상적으로 데이터를 집계하고 표시할 수 있습니다.
11. 시스템 사용성의 한계 및 모바일 환경 대응
•
핵심 요점: 구축된 시스템의 한계, 특히 모바일 환경에서의 제약 사항에 대해 논의했습니다. 복잡한 뷰와 차트는 모바일에서 제대로 보이지 않으므로, 시스템은 PC 사용을 전제로 해야 함을 명확히 했습니다.
•
부가 설명:
◦
현장 총괄 담당자 등 모바일 사용이 필수적인 인원을 위해, 데이터 '입력'은 버튼을 통해 최대한 단순화합니다.
◦
복잡한 리포트나 대시보드 '조회'는 PC에서 하도록 안내해야 합니다.
◦
필요시 PC 화면을 캡처해서 공유하는 방식을 대안으로 고려할 수 있습니다.
12. 프로젝트 마무리 및 향후 계획
•
핵심 요점: 시스템 구축의 최종 단계를 논의하고, 향후 유지보수 및 확장 계획을 수립했습니다.
•
프로세스/단계:
1.
테스트 및 검수: 실제 데이터를 입력하여 전체 워크플로우가 의도대로 작동하는지 테스트하고 피드백을 받습니다. (1-2일 소요)
2.
매뉴얼 제작: 최종 확정된 시스템의 사용법에 대한 매뉴얼을 작성하여 사용자에게 전달합니다.
3.
최종 미팅 및 인터뷰: 프로젝트 완료 후 최종 미팅을 갖고, 만족도 및 사용 후기에 대한 고객 인터뷰를 진행할 것을 제안했습니다.
•
중요 참고사항 (사용자 권한 관리):
◦
현장마다 작업 총괄 담당자를 데이터베이스에 추가/제거하는 작업은 수동으로 할 경우 실수가 발생할 확률이 높습니다.
◦
이를 자동화하는 Make 시나리오를 구축할 수 있으나, 일회성 비용(약 190달러)이 발생할 수 있습니다. 프로젝트 규모가 커지면 자동화 도입을 적극 검토하는 것이 좋습니다.
