요약
•
현황 진단: 패밀링크는 산발적인 프로젝트 관리 방식과 파편화된 데이터로 인해 업무 누락 및 지연이 일상적으로 발생하는 심각한 운영 비효율을 겪고 있습니다. 특히, 브랜드와 파트너사의 성과를 추적할 시스템이 부재하고, 역할과 책임(R&R)이 불분명하며, 수동적인 업무 처리 방식에 의존하고 있어, 단기간에 수백 개로 브랜드를 확장하려는 폭발적인 성장 계획을 감당하기 어려운 구조적 한계에 직면한 것으로 진단되었습니다.
•
개선 방향 및 솔루션 제안: 이러한 문제 해결을 위해 Notion 기반의 맞춤형 통합 워크스페이스 구축을 제안합니다. 구체적으로 ▲프로젝트 통합 관리, ▲브랜드 소싱 및 포트폴리오 관리, ▲파트너 관계 및 제안 관리, ▲인플루언서 성과 관리, ▲AI 연동 회의록 관리 솔루션을 통해, 분산된 데이터를 유기적으로 연결하고, 비정형적인 업무 프로세스를 표준화하며, 반복적인 수작업을 자동화하여 협업의 효율성과 투명성을 극대화하고자 합니다.
•
기대 효과: 제안된 솔루션 도입을 통해 패밀링크는 고질적인 업무 누락 문제를 근본적으로 해결하고, 실시간 데이터 기반의 신속하고 전략적인 의사결정 체계를 확립할 수 있습니다. 이는 반복적인 관리 업무에 소모되던 시간을 절감하여 핵심 인력이 고부가가치 활동에 집중하게 하고, 비즈니스 규모가 급격히 커져도 안정적으로 운영할 수 있는 확장 가능한 시스템을 마련하여 지속 가능한 성장을 견인할 것으로 기대됩니다.
1. 진단 개요
1) 진단 목적
본 진단 보고서는 패밀링크의 이커머스 사업 운영 현황을 면밀히 분석하고, 현재 직면한 업무 누락 및 데이터 관리의 비효율성을 해소하는 것을 목표로 합니다. 핵심은 Notion 기반의 맞춤형 워크플로우를 구축하여, 다수의 브랜드 및 파트너사 관련 데이터를 체계화하고 산발적으로 진행되는 프로젝트 관리 프로세스를 표준화하는 것입니다. 궁극적으로 반복적인 관리 업무를 최소화하여 핵심 인력이 고부가가치 활동에 집중할 수 있는 환경을 조성하고, 데이터 기반의 성과 분석을 통해 비즈니스의 빠른 성장에 대응할 수 있는 확장 가능한 운영 시스템의 기틀을 마련하고자 합니다.
2) 진단일
•
2025년 6월 25일
2. 현황 분석
본격적인 개선 방안을 논의하기에 앞서, 패밀링크의 이커머스 사업이 현재 어떻게 운영되고 있으며, 그 과정에서 어떤 비효율과 문제점들이 내재되어 있는지를 객관적이고 면밀하게 파악하는 것이 필수적입니다. 이 현황 분석은 단순히 문제점을 나열하는 데 그치지 않고, 표면적인 현상 너머의 근본적인 원인을 진단하여 향후 제안될 맞춤형 솔루션의 필요성과 방향성을 설정하는 기초 자료를 제공하는 데 그 목적이 있습니다.
1) 업무 규모 및 구성
•
주요 업무 영역
◦
이커머스 사업을 중심으로, 다수의 국내외 브랜드를 소싱하고 관리합니다.
◦
핵심 프로젝트로 인플루언서 연계 공동구매를 다수의 파트너사와 협업하여 진행하고 있습니다.
•
업무 규모 및 확장성
◦
현재 협업 중인 브랜드와 파트너사가 매우 다양하며, 관리해야 할 데이터의 양이 방대합니다.
◦
특히, 관리 브랜드 수를 단기간 내에 수십 개에서 100~200개까지 확장할 계획을 가지고 있습니다.
◦
현재의 업무 처리 방식으로는 폭발적인 성장을 감당하기 어려운 명확한 한계점을 노출하고 있습니다.
2) 프로세스 특징
•
데이터 관리의 비체계성
◦
업무 데이터가 구조화되어 있지 않고, DB 간 연결이 부족해서 데이터가 완전히 파편화되어 있습니다.
◦
브랜드별 매출이나 파트너사별 진행 현황 등 데이터를 요약하거나 한눈에 파악하는 것이 불가능한 구조입니다.
•
수동적·반복적 업무 과중
◦
프로젝트 진행 현황, 마감일, 담당자 지정 등 핵심 정보가 시스템으로 관리되지 않아 수동으로 파악해야 합니다.
◦
과거 데이터를 찾거나 현재 상황을 공유하는 데 불필요한 커뮤니케이션 비용이 지속적으로 발생하고 있습니다.
3) 인력 배치 및 활용도
•
업무 누락 및 지연의 일상화
◦
가장 시급한 문제로, 관리해야 할 업무가 많아 놓치는 일들이 굉장히 많이 있습니다.
◦
이는 패밀링크가 해결하고자 하는 최우선 과제로, 현재의 워크플로우가 매우 불안정함을 시사합니다.
•
성과 추적 및 데이터 기반 업무 역량 부족
◦
"어떤 파트너사와 일을 몇 개 진행하는지", "매출이 얼마인지" 등 성과를 측정하고 싶으나, 이를 추적할 시스템이 부재합니다.
◦
직원들이 감이나 기억에 의존해 업무를 처리하게 되어 데이터 기반의 효율적인 업무 수행이 어렵습니다.
•
불명확한 업무 현황 및 책임 소재
◦
중앙화된 태스크 관리 시스템의 부재로 "서로 뭘 해야 되는지 잊어버리는" 상황이 발생합니다.
◦
마감일에 대한 긴장감이나 "건강한 압박"이 형성되지 않아 업무 지연의 핵심 원인이 됩니다.
4) 기술 인프라 현황
•
Notion의 파편적 활용 및 기능 이해도 부족
◦
자체적으로 Notion DB를 구축하며 시스템화하려는 시도는 있었으나, 활용법에 대한 이해도 부족으로 한계에 부딪힌 상태입니다.
◦
구축된 DB들이 유기적으로 연결되지 않아 단순한 데이터 저장소 역할에 그치고 있습니다.
•
외부 솔루션 연동 부재
◦
자동화 및 커뮤니케이션 툴과의 연동 필요성을 명확히 인지하고 있으나, 실제 구현은 전혀 이루어지지 않았습니다.
◦
업무 상태 변경에 따른 실시간 알림 등 효율성을 극대화할 수 있는 기능들을 전혀 활용하지 못하고 있습니다.
5) 의사소통 및 협업 체계
•
중앙화된 정보 허브의 부재
◦
모든 팀원이 프로젝트 현황을 동일하게 바라볼 수 있는 통합 대시보드가 없어 정보의 비대칭이 발생합니다.
◦
이는 "찾고 싶은 데이터를 쉽게 찾기 어려운" 문제로 이어져 비효율을 가중시키는 직접적인 원인입니다.
•
실시간 알림 및 피드백 체계 미흡
◦
업무 지연, 상태 변경, 신규 업무 할당 시 담당자에게 즉시 알리는 자동화된 노티피케이션 시스템이 없습니다.
◦
문제 발생 시 신속한 인지와 대응이 어려워 프로젝트 리스크 관리의 핵심적인 취약점으로 작용합니다.
3. 개선 방안 구체화: 솔루션 제안
지금까지 제시된 프로젝트 통합 관리, 브랜드 소싱 관리, 파트너 관계 관리, 인플루언서 성과 관리, AI 연동 회의록 관리 등 각 핵심 영역별 개선 아이디어를 토대로, 패밀링크의 실제 사업 환경에 즉시 적용할 수 있는 통합 솔루션을 보다 구체적으로 제안합니다. 각 솔루션이 왜 필요한지, 무엇을 해결하는지, 그리고 어떤 기대효과를 가져올 수 있는지를 명확히 기술함으로써, 패밀링크의 신속한 의사결정 및 성공적인 디지털 전환 실행 단계를 뒷받침하고자 합니다.
1) 프로젝트 통합 관리 솔루션
•
제작 목적
◦
브랜드 소싱부터 매출 창출까지 이어지는 전 과정을 ‘프로젝트’ 단위로 통합 관리
◦
분산된 업무와 정보를 중앙에서 체계적으로 추적하여 협업 효율을 극대화
◦
데이터 기반의 신속한 의사결정을 지원
•
제작 이유
◦
파편화된 업무와 정보의 통합 필요성: 현재 브랜드 소싱, 파트너 제안, 공동구매 등 각 업무가 개별적으로 진행되어, "프로젝트별로 진행 상황을 한눈에 보기 어렵고" "관련 항목들이 흩어져 있어 업무 간 연결성과 히스토리 파악이 힘든" 문제가 발생하고 있습니다. 이는 전체적인 맥락 파악을 어렵게 하고, 비효율적인 커뮤니케이션을 유발합니다.
◦
역할과 책임(R&R)의 모호함 해결: "누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 역할이 불분명"한 상황은 업무 지연과 누락의 직접적인 원인이 됩니다. 명확한 담당자 지정과 마감일 설정, 그리고 진행 상황 추적을 통해 책임감 있는 업무 수행 문화를 정착시켜야 합니다.
◦
반복 업무의 표준화 및 자동화 요구: "반복 업무(Task)가 표준화되어 있지 않아 누락이나 오류 발생이 잦았던" 문제를 해결하기 위해, 프로젝트 유형별로 표준화된 하위 태스크 템플릿을 도입해야 합니다. 이를 통해 업무 품질을 상향 평준화하고, 단순 반복 작업에서 발생하는 실수를 원천적으로 차단할 필요가 있습니다.
◦
선제적 리스크 관리 체계 부재: 프로젝트 시작 지연, 마감일 초과 등 잠재적 리스크를 사전에 인지하고 대응할 수 있는 시스템이 없습니다. 담당자와 보고자에게 지연 상태를 자동으로 알리는 경고 시스템을 구축하여, 문제가 커지기 전에 조치할 수 있는 체계를 마련해야 합니다.
•
솔루션 내용
◦
프로젝트 중심의 통합 워크스페이스
▪
각 프로젝트는 관련 브랜드 DB, 파트너 DB와 관계형으로 연결되어, 프로젝트 페이지 내에서 모든 연관 정보를 한눈에 조회할 수 있습니다.
▪
진행률, 매출, 담당자, 우선순위 등 핵심 속성을 통해 프로젝트의 현재 상태와 중요도를 직관적으로 파악할 수 있도록 시각화합니다.
◦
표준화된 하위 태스크 자동 생성
▪
Notion의 '템플릿 버튼' 기능을 활용하여, '수입 및 인증'과 같은 특정 유형의 프로젝트를 생성할 때, 사전에 정의된 하위 태스크 목록이 자동으로 생성되도록 설계합니다. 이를 통해 업무 누락을 방지하고 프로세스를 표준화합니다.
◦
지능형 알림 및 상태 자동화 시스템
▪
메이크 자동화를 활용하여 노션과 슬랙 연동
•
착수 알림: 프로젝트 시작일이 도래하면, '진행 상태'를 자동으로 '진행 중'으로 변경하고 담당자와 보고자에게 Slack으로 착수 알림을 발송합니다.
•
데일리/위클리 리마인더: 매일/매주 정해진 시간에 담당자들에게 현재 진행 중인 Task 목록을 Slack으로 멘션하여 리마인드합니다.
•
지연 경고: 프로젝트 종료일이 지났음에도 '완료' 처리가 되지 않으면, 자동으로 '지연' 상태로 변경하고 담당자와 보고자에게 강력한 경고 알림을 발송합니다.
•
완료 공유: 프로젝트 또는 Task가 '완료' 처리되면, 관련 채널에 완료 사실을 공유하여 팀 전체가 진행 상황을 투명하게 알 수 있도록 합니다.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스(DB)
1.
프로젝트 DB: 모든 프로젝트의 마스터 DB (브랜드, 파트너, 담당자, 일정, 상태 등 관리)
2.
태스크 DB: 프로젝트에 종속되는 하위 실행 단위 DB (세부 담당자, 마감일, 체크리스트 등 관리)
3.
브랜드 DB: 관리하는 모든 브랜드의 정보를 담는 DB
4.
파트너 DB: 협력하는 모든 파트너(관세사, 인플루언서 등)의 정보를 담는 DB
5.
담당자(멤버) DB: 팀원들의 역할과 담당 프로젝트/태스크를 관리하는 DB
◦
자동화 시나리오
1.
프로젝트 템플릿 생성 시나리오: 버튼 클릭 시 하위 태스크 자동 생성
2.
상태 변경 및 알림 시나리오: 시작/지연/완료 시 상태 자동 변경 및 Slack 알림 발송
3.
주기적 리마인더 시나리오: 매일/매주 Task 현황 자동 브리핑
2) AI 회의록 관리 솔루션
•
제작 목적
◦
회의에서 논의된 비정형적 정보를 AI 기술을 통해 정형화된 데이터 자산으로 자동 변환
◦
결정 사항이 실제 실행으로 이어지는 유기적인 워크플로우를 구축하여 회의의 생산성과 실행력을 극대화
•
제작 이유
◦
회의 정보의 휘발성 및 데이터 자산화 부재: 구두로 진행되는 회의 내용은 기록되지 않으면 그대로 소실됩니다. 중요한 결정 사항, 아이디어, 논의 과정이 개인의 기억에만 의존하게 되어, 조직의 중요한 지식 자산을 놓치는 문제가 발생합니다.
◦
결정사항의 실행력 부재 및 후속 조치 누락: 회의에서 "하기로 한 일"이 구체적인 'Task'로 전환되지 않고 담당자와 마감일이 지정되지 않아 흐지부지되는 경우가 빈번합니다. 이는 프로젝트 지연의 핵심 원인이 되며, 회의 자체를 비생산적인 활동으로 만듭니다.
◦
회의록 작성 및 공유에 소요되는 행정 비용: 회의가 끝난 후, 누군가는 시간을 들여 회의 내용을 정리하고, 요약하고, 이를 팀에 공유해야 합니다. 이 과정은 상당한 행정 비용을 발생시키며, 정보 공유가 지연되는 원인이 됩니다.
◦
정보 비대칭 및 커뮤니케이션 비효율: 회의 불참자는 논의 내용을 파악하기 어렵고, 참석자 간에도 기억의 왜곡이 발생할 수 있습니다. 중앙화된 공식 기록이 없어 불필요한 재확인과 커뮤니케이션 비용이 증가합니다.
•
솔루션 내용
◦
AI 기반 회의록 자동 생성 및 요약
▪
Third Party APP으로 전사 후 노션에 정리하는 방향을 추천함
◦
프로젝트 - 회의 유기적 연동
▪
모든 회의록은 관련 프로젝트 DB와 연결됩니다.
▪
특정 프로젝트와 관련된 모든 회의 히스토리를 프로젝트 페이지 내에서 한눈에 모아볼 수 있습니다.
▪
회의를 통해 생성된 Task 역시 해당 프로젝트에 자동으로 연결되어, 프로젝트 관리의 정확성과 투명성을 높입니다.
◦
실시간 공유 및 알림 시스템
▪
AI 회의록이 Notion에 성공적으로 업로드되면, 회의 참석자 전원에게 Slack을 통해 노티합니다.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스(DB)
1.
회의록 DB (신규 핵심 DB):
•
속성: 회의명, 일시, 참석자(관계형), 프로젝트(관계형), AI 요약, Action Items(관계형), 전체 스크립트, 회의 종류(주간/프로젝트/TF) 등
◦
자동화 시나리오
1.
회의 결과 공유 및 알림 시나리오: (Notion → Make.com → Slack) 회의록 DB에 새 페이지 생성 시, 참석자들에게 Slack으로 링크 자동 발송
◦
AI 자동화 시나리오
1.
AI 회의록 자동 생성 시나리오: (외부 AI툴 → Make.com → Notion) 회의 종료 후, 요약본과 스크립트를 회의록 DB에 자동 생성 및 업로드
3) 브랜드 소싱 및 포트폴리오 관리 솔루션
•
제작 목적
◦
글로벌 브랜드 소싱의 전 과정을 체계적으로 관리
◦
발굴된 브랜드 정보를 비즈니스의 핵심 자산으로 축적
◦
파트너 제안, 공동구매 기획 등 후속 사업 활동의 기초 데이터로 전략적으로 활용
•
제작 이유
◦
소싱 정보의 파편화 및 실무 혼선: 현재 브랜드별 소싱 상태, 샘플 도착 여부, 인증 진행 현황 등 핵심 정보가 체계적으로 정리되지 않아 담당자 간의 혼선이 발생하고 있습니다. 이는 신속한 의사결정을 저해하고, 동일한 내용을 반복적으로 확인해야 하는 비효율을 낳습니다.
◦
브랜드 활용 이력 추적의 한계: "어떤 브랜드가 어느 파트너에게 제안되었는지, 어떤 프로젝트로 연결되었는지"에 대한 이력이 불분명합니다. 이는 브랜드의 가치를 다각도로 활용하지 못하게 하고, 성공/실패 사례에 대한 학습 없이 주먹구구식 제안을 반복하게 만드는 원인이 됩니다.
◦
비전략적인 포트폴리오 관리: 제품군이나 카테고리별 분류 없이 브랜드 정보가 단순 나열식으로 저장되어 있어, 특정 조건(예: '호주산 건강기능식품')에 맞는 브랜드를 필터링하거나, 전략적으로 포트폴리오를 재활용하기 어렵습니다.
◦
시장 동향 파악의 어려움: 소싱 중이거나 계약된 브랜드의 최신 시장 동향, 관련 뉴스 등을 수동으로 파악해야 하므로, 급변하는 시장 환경에 대한 시의적절한 대응이 어렵고 중요한 기회를 놓칠 수 있습니다.
•
솔루션 내용
◦
중앙화된 브랜드 정보 허브(Hub)
▪
모든 브랜드 정보를 집약하는 브랜드 DB를 구축합니다. '국가', '카테고리', '인증 여부' 등 표준화된 속성을 통해 모든 브랜드 정보를 일관된 형식으로 관리하며, 강력한 필터링 및 정렬 기능을 제공합니다.
▪
각 브랜드 페이지 내에서 해당 브랜드와 연결된 모든 프로젝트, 제안된 파트너, 관련 회의록을 한눈에 볼 수 있는 뷰(View)를 제공하여 360도 관점을 확보합니다.
◦
자동화된 시장 동향 크롤링 및 아카이빙
▪
새로운 관련 기사가 발견되면, 해당 기사의 제목, 링크, 요약본 등을 자동으로 크롤링하여 브랜드 DB 내 관련 브랜드 페이지의 특정 섹션이나 별도의 뉴스 아카이브 DB에 자동으로 기록합니다.
◦
소싱-제안-프로젝트의 유기적 워크플로우 자동화
▪
제안 이력 자동 기록: 브랜드 DB에서 특정 브랜드의 '진행 상황' 속성을 '제안 중'으로 변경하고, 관계형으로 연결된 파트너 DB의 파트너를 선택하면, 해당 파트너의 페이지 내 '제안 이력'에 이 브랜드가 자동으로 추가됩니다.
◦
핵심 일정 기반의 자동 리마인더
▪
브랜드 DB의 샘플 도착일 속성에 날짜가 입력되면, 메이크에서 이를 트리거로 인식합니다.
▪
정확히 2일 후, 해당 브랜드의 '담당자'에게 Slack을 통해 리마인더 알림을 자동으로 발송합니다.
◦
카테고리별 소싱 현황 대시보드
▪
Notion의 '그룹화' 및 '차트' 기능을 활용하여 브랜드 DB를 기반으로 한 분석 대시보드를 구축합니다.
▪
'카테고리' 속성을 기준으로 브랜드를 그룹화하여 '제품군별 소싱 현황 리포트'를 시각적으로 보여줍니다.
▪
이를 통해 포트폴리오의 강점과 약점을 직관적으로 파악하고, 향후 소싱 전략을 데이터 기반으로 수립할 수 있습니다.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스(DB)
1.
브랜드 DB: 모든 브랜드의 마스터 정보 관리
2.
파트너 DB (기존 DB 연동): 브랜드가 제안된 이력을 관리하기 위해 연동
3.
프로젝트 DB (기존 DB 연동): 브랜드 소싱 성공 후 생성되는 프로젝트를 연결
4.
뉴스 아카이브 DB (신규 또는 브랜드 페이지 내 통합): 브랜드 관련 뉴스를 자동으로 저장하는 DB
◦
자동화 시나리오
1.
제안 이력 연동 시나리오: 브랜드 DB의 상태 변경 시, 파트너 DB에 제안 이력이 자동으로 기록되도록 관계형 데이터 활용
2.
핵심 일정 리마인더 시나리오: (Notion → Make.com → Slack) '샘플 도착일' 입력 시, 2일 후 담당자에게 자동 알림 발송
◦
AI 자동화 시나리오
1.
뉴스 크롤링 시나리오: (외부 크롤링 툴 → Make.com → Notion) 주기적으로 브랜드 관련 뉴스를 검색하여 뉴스 아카이브 DB에 자동 저장
4) 파트너 관계 및 제안 관리 솔루션
•
제작 목적
◦
파트너사의 정보를 중앙에서 통합 관리
◦
제안부터 계약, 공동구매 실행까지 이어지는 파이프라인을 체계적으로 추적
◦
데이터 기반의 맞춤형 제안 전략을 통해 파트너십의 성공률과 가치 극대화
•
제작 이유
◦
파트너 정보의 사일로화 및 관계 자산의 유실: "파트너사가 관심 있는 제품군이나 브랜드 이력이 관리되지 않아" 발생하는 "중복 제안 또는 기회 손실"은 핵심적인 문제입니다. 각 파트너와의 상호작용 기록은 중요한 관계 자산임에도 불구하고, 이것이 파편화되어 있어 전략적인 재활용이 불가능한 상태입니다.
◦
비전략적이고 비효율적인 제안 프로세스: 어떤 브랜드를, 누가, 언제 제안했는지에 대한 기록이 없어 제안 활동이 체계적으로 관리되지 않습니다. 이는 일관성 없는 대응으로 이어져 파트너사의 신뢰를 얻기 어렵게 만들고, 제안 성공률을 높이기 위한 학습과 개선이 이루어지지 않습니다.
◦
체계적인 파이프라인 관리 부재: "제안서 발송, 회신 여부, 계약 여부 등의 스텝이 누락"되는 것은 단순한 실수가 아니라, 파트너십을 매출로 연결하는 전체 파이프라인을 관리할 시스템이 없다는 증거입니다. 어느 단계에서 병목 현상이 발생하는지 파악할 수 없어 개선이 어렵습니다.
◦
업무 히스토리 파악의 어려움: 파트너와 연결된 "인플루언서 정보, 공동구매 여부 등이 산발적으로 저장"되어 있어, 특정 파트너십의 전체적인 성과나 과정을 파악하기 위해 여러 곳의 정보를 수동으로 취합해야 하는 비효율이 발생합니다.
•
솔루션 내용
◦
파트너 뷰(View) 구축
▪
모든 파트너 정보를 담는 파트너 DB를 구축하고, 각 파트너 페이지 내에서 해당 파트너와 관련된 제안 이력, 진행 중인 프로젝트, 연결된 인플루언서, 과거 커뮤니케이션 기록 등 모든 정보를 관계형으로 연결하여 한눈에 볼 수 있도록 구성합니다.
▪
담당자가 바뀌더라도 모든 히스토리를 즉시 파악하고 일관된 커뮤니케이션을 이어갈 수 있습니다.
◦
원클릭 제안 기록 및 프로젝트 연계 자동화
▪
파트너 DB 내에 '신규 제안하기' 버튼을 생성합니다. 이 버튼을 클릭하면, 해당 파트너 정보가 자동으로 연결된 제안 이력 DB의 새 페이지가 열립니다. 담당자는 제안할 브랜드만 선택하면 됩니다.
▪
제안 이력 DB에서 제안 상태가 '계약 완료'로 변경되면, 이 정보를 기반으로 프로젝트 DB에 새로운 공동구매 프로젝트가 자동으로 생성되거나, 프로젝트 생성을 위한 Task가 담당자에게 자동으로 할당됩니다. 이는 제안과 실행 단계를 완벽하게 연결하는 워크플로우입니다.
◦
공동구매 현황 대시보드
▪
별도의 '공동구매 대시보드' 페이지를 생성합니다.
▪
이를 통해 현재 진행 중인 모든 공동구매 캠페인 리스트를 실시간으로 모니터링하고, 현황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
▪
데이터 입력이 관건입니다.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스(DB)
1.
파트너 DB (핵심 DB): 파트너사 정보, 연락처, 유형, 관련 제안/프로젝트 등을 관리
2.
제안 이력 DB (신규 핵심 DB): 파트너-브랜드 간의 모든 제안 활동을 기록하고 파이프라인을 관리
3.
브랜드 DB (기존 DB 연동): 제안할 브랜드를 선택하기 위해 연동
◦
자동화 시나리오
1.
제안서 자동 생성 및 연동 시나리오: (Notion → Make.com → Google Workspace → Notion) 버튼 클릭 시, 맞춤형 제안서 파일을 외부에서 자동 생성하여 Notion에 다시 링크
5) 인플루언서 성과 및 관계 관리 솔루션
•
제작 목적
◦
인플루언서의 프로필과 성과 데이터를 체계적으로 축적 및 자산화
◦
브랜드-파트너-인플루언서 간의 최적 매칭을 실현
◦
공동구매 프로젝트의 성공률과 ROI 극대화
•
제작 이유
◦
성과 데이터의 파편화 및 자산화 실패: "공동구매 성과가 좋은 인플루언서의 데이터가 누적되지 않아" 재협업의 기회를 놓치고 있습니다. 일회성으로 끝나는 성과 기록은 가장 중요한 자산인 '성과 데이터'를 유실시키는 행위이며, 이는 잠재적 매출 손실과 직결됩니다.
◦
비효율적인 정보 관리와 리소스 낭비: "SNS 채널, 팔로워 수 등 기본 정보가 프로젝트별로 따로 관리"되는 것은 심각한 비효율입니다. 새로운 프로젝트를 기획할 때마다 담당자는 흩어진 정보를 찾아 헤매야 하며, 이는 명백한 리소스 낭비입니다.
◦
전략적 매칭(케미스트리 데이터)의 부재: "어떤 파트너와 함께 일했는지, 어떤 브랜드와 잘 맞았는지 기록이 불분명"하여, 감에 의존한 주먹구구식 매칭이 반복됩니다. 성공적인 조합(Chemistry)에 대한 데이터가 없이는 최적의 파트너십을 구축하기 어렵습니다.
◦
신규 인플루언서 발굴 기준의 모호함: 기존 인플루언서의 성공 요인에 대한 데이터 분석이 없으면, 어떤 기준으로 새로운 인플루언서를 발굴하고 영입해야 할지 명확한 방향을 설정하기 어렵습니다.
•
솔루션 내용
◦
중앙화된 인플루언서 프로필 DB
▪
모든 인플루언서의 정보를 통합 관리하는 인플루언서 DB를 구축합니다.
▪
'활동 채널', '팔로워 수', '주요 타겟 연령층', '콘텐츠 스타일', '선호 카테고리' 등 상세 프로필을 표준화된 속성으로 관리합니다.
▪
각 인플루언서 페이지에서 해당 인플루언서가 참여한 모든 프로젝트, 협업한 파트너, 홍보했던 브랜드를 관계형으로 연결하여 모든 히스토리를 한눈에 파악할 수 있도록 합니다.
◦
최적 인플루언서 추천을 위한 스마트 필터 뷰
▪
인플루언서 DB 내에 다양한 조건으로 사전 필터링된 '데이터베이스 보기(View)'를 생성합니다.
▪
조건에 맞는 인플루언서 목록을 즉시 확인할 수 있습니다.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스(DB)
1.
인플루언서 DB (핵심 DB): 인플루언서의 모든 프로필, 성과, 히스토리를 관리
2.
프로젝트 DB (기존 DB 연동): 인플루언서의 성과 데이터(매출 등)를 제공하는 원천 DB
3.
파트너 DB (기존 DB 연동): 인플루언서와 함께 협업한 파트너를 연결
4.
브랜드 DB (기존 DB 연동): 인플루언서가 홍보한 브랜드를 연결
5. 기대효과
본 진단 보고서에서 제안된 노션 기반 맞춤형 업무 관리 시스템 도입을 통해 패밀링크는 다음과 같은 다각적인 긍정적 효과를 얻을 수 있을 것으로 기대됩니다. 반복적인 관리 업무를 최소화하여 생산성을 극대화하고, 파편화된 정보를 핵심 데이터 자산으로 통합하여 신속하고 정확한 데이터 기반 의사결정 체계를 확립할 수 있습니다. 또한, 브랜드-파트너-인플루언서 간의 전략적 매칭을 통해 사업 성공률을 높이고, 폭발적인 비즈니스 확장을 안정적으로 뒷받침하는 지속 가능한 성장 기반을 마련하는 등, 이는 단순한 시스템 도입을 넘어 조직의 일하는 방식 변화와 미래 경쟁력 확보를 견인할 것입니다.
1) 운영 효율성 증대 및 업무 생산성 혁신: "반복 업무 제거 및 핵심 가치 집중"
•
핵심 업무 집중을 위한 시간 자원 확보
◦
프로젝트 생성, 하위 태스크 분배, 회의록 요약 및 공유, 현황 보고 등 반복적인 행정 업무를 자동화하여, 확보된 시간을 브랜드 소싱 전략, 파트너십 협상 등 고부가가치 활동에 집중시킵니다.
•
비효율적 업무 프로세스의 근본적 개선
◦
표준화된 템플릿과 자동화된 워크플로우를 통해 "놓치는 일"과 "반복 업무에서 발생하는 오류"를 원천적으로 방지합니다.
◦
프로젝트-브랜드-파트너-인플루언서 정보가 유기적으로 연결되어, "흩어져 있는 정보를 찾아 헤매는" 시간을 제거하고 즉각적인 맥락 파악이 가능해집니다.
•
명확한 역할과 책임(R&R) 기반의 협업 문화 정착
◦
모든 업무에 담당자와 마감일이 명시되고, 진행 상황이 투명하게 공유되어 "누가 무엇을 해야 하는지 불분명했던" 문제를 해결합니다.
◦
자동화된 리마인더와 지연 경고 시스템은 "건강한 압박"으로 작용하여, 책임감 있고 속도감 있는 업무 수행 문화를 조성합니다.
2) 데이터 기반 의사결정 체계 확립: "감(感)이 아닌 데이터로 증명하는 비즈니스"
•
핵심 데이터의 자산화 및 신뢰도 확보
◦
파편화되어 있던 브랜드, 파트너, 인플루언서, 프로젝트, 매출 데이터를 중앙에서 체계적으로 축적하여 회사의 핵심 '디지털 자산' 으로 전환합니다.
◦
표준화된 입력 방식은 데이터의 정합성을 보장하여, 신뢰도 높은 분석과 예측의 기반을 마련합니다.
•
객관적 성과 분석 및 전략 고도화
◦
"어떤 브랜드가 잘 팔리는지", "어떤 파트너와의 협업이 효율적인지", "어떤 인플루언서의 ROI가 높은지" 등, 과거에는 불가능했던 객관적인 성과 분석이 가능해집니다.
◦
데이터 분석을 통해 성공과 실패의 요인을 학습하고, 다음 비즈니스 전략을 더욱 정교하게 수립할 수 있습니다.
•
실시간 대시보드를 통한 신속한 의사결정
◦
프로젝트 현황, 카테고리별 소싱 파이프라인, 공동구매 캠페인 현황 등을 시각화된 대시보드로 실시간 모니터링합니다.
◦
경영진은 비즈니스 현황을 한눈에 파악하고, 시장 변화에 신속하게 대응하는 데이터 기반의 의사결정을 내릴 수 있습니다.
3) 파트너십 가치 극대화 및 사업 기회 창출: "최적의 조합을 통한 성공 확률 극대화"
•
파트너-브랜드-인플루언서의 전략적 매칭
◦
파트너의 관심사, 브랜드의 특성, 인플루언서의 성과 데이터를 기반으로 최적의 조합(Chemistry)을 도출하여, 감에 의존하던 주먹구구식 매칭에서 벗어나 공동구매 프로젝트의 성공 확률을 극대화합니다.
•
맞춤형 제안을 통한 파트너십 강화
◦
각 파트너와의 모든 상호작용과 제안 이력을 관리하여, 중복 제안이나 관심사와 무관한 제안을 방지합니다.
◦
파트너의 니즈에 정확히 부합하는 맞춤형 제안을 통해 신뢰를 구축하고, 장기적인 파트너십을 강화합니다.
•
시장 동향 선점을 통한 신규 기회 발굴
◦
관심 브랜드에 대한 뉴스 자동 크롤링 기능으로 시장의 최신 동향과 리스크를 신속하게 파악합니다.
◦
경쟁사보다 한발 앞서 변화를 감지하고, 새로운 브랜드나 제품을 선점하여 사업 기회를 창출합니다.
4) 지속 가능한 성장 및 미래 확장 기반 구축: "체계적인 시스템, 폭발적 성장의 발판"
•
확장 가능한 운영 시스템 확보
◦
표준화되고 자동화된 시스템은 관리 브랜드가 늘어나더라도 현재의 비효율이 반복되지 않도록 막아주는 안전장치 역할을 합니다.
◦
이는 특정 개인의 역량에 의존하지 않고, 시스템을 통해 안정적으로 회사를 성장시킬 수 있는 핵심 기반이 됩니다.
•
지식 경영 시스템(KMS)의 내재화
◦
AI 회의록, 프로젝트 성공/실패 사례, 파트너 피드백 등 모든 비정형적 정보가 회사의 지식 자산으로 체계적으로 축적됩니다.
◦
조직의 집단 지성이 강화되고, 담당자가 바뀌어도 핵심 노하우가 유실되지 않는 지속 가능한 운영 체계를 갖추게 됩니다.
•
조직의 디지털 전환 및 경쟁력 강화
◦
일상적인 시스템 활용을 통해 조직 구성원의 데이터 활용 능력과 디지털 역량이 자연스럽게 향상됩니다.
◦
이는 변화에 빠르게 적응하고, 데이터를 통해 소통하고 협업하는 문화를 정착시켜 조직 전체의 근본적인 경쟁력을 강화합니다.
