개요
이 영상 스크립트는 치과 운영 시스템 디지털화를 목표로 하는 컨설팅 초기 단계의 대화 내용을 담고 있습니다. 컨설턴트(A)와 치과 대표(B)는 노션(Notion)을 기반으로 인사 관리(채용, 온보딩, 근태, 휴가, 평가, 재계약, 퇴사), 자동 알림, 급여 관련 데이터 관리 등 병원 운영 전반의 워크플로우를 체계화하고 자동화하는 방안을 심층적으로 논의합니다.
주요 논의 사항으로는 노션 페이지 접근 권한 설정, 구글 워크스페이스 및 Make.com, Magic Milkiit과 같은 외부 도구 연동, KPI 도입의 현실적 어려움과 대안, 직원 및 파트타이머 근태 관리의 효율화, 연차 및 오프 신청 프로세스 개선, 그리고 대한민국 노동법 준수와 관련된 고충 및 시스템을 통한 대응 방안 등이 포함됩니다. 본 자료는 치과 운영의 효율성을 높이고자 하는 실무자들에게 실질적인 아이디어와 구축 방향을 제시하는 지식 자료로 활용될 수 있습니다.
주요 학습 포인트
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노션을 활용한 치과 운영 시스템(인사, 근태, 급여, 일정 관리) 구축의 전반적인 과정 및 고려사항
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채용부터 퇴사까지 인사 관리 전체 워크플로우의 디지털화 및 자동화 방안 모색
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Google Workspace, Make.com, Magic Milkiit 등 외부 서비스 연동을 통한 노션 기능 확장 전략
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병원 특성을 고려한 KPI 시스템 도입의 현실적 장단점 및 대안적 성과 관리 논의
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대한민국 노동법 관련 실무적 고충(연차, 추가수당, 해고 등)과 이를 시스템으로 보완하려는 시도
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직원 및 파트타이머의 근태 기록, 추가 근로 수당 정산 프로세스의 디지털화 및 자동화 필요성
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연차 및 정기 오프(Off) 신청/승인 프로세스 개선을 통한 투명성 및 효율성 증대 방안
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병원 전체 일정(휴가, 세미나, 생일 등) 공유 캘린더 구축의 필요성 및 기대 효과
요약
1. 노션 페이지 제작 방식 및 계정 접근 권한 설정
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핵심 요점: 노션 페이지 제작 시 컨설턴트의 접근 방식(대표 계정 직접 사용 vs. 게스트 초대)과 자동화 연동 시 고려사항을 논의합니다.
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부가 설명:
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제작 방식은 두 가지:
1.
대표의 구글 계정 정보를 받아 컨설턴트가 프로필을 만들어 직접 핸들링 (자동화가 많을 경우 유리)
2.
컨설턴트를 페이지에 게스트(전체 권한)로 초대 (단순 페이지 제작 시 가능)
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현재는 노션 페이지만 제작하므로, 페이지 생성 후 컨설턴트를 게스트로 초대하는 방식을 추천합니다.
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추후 자동화 도입 시에는 컨설턴트가 계정을 직접 관리해야 하므로 계정 정보 공유가 필요할 수 있습니다.
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중요 참고사항:
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자동화 도구(Make 등) 연동 시 개인 지메일/구글 드라이브는 16개월마다 재인증이 필요하므로, 구글 워크스페이스(월 68달러) 사용이 장기적으로 편리합니다.
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초기에는 데이터베이스 구축 및 페이지 제작이 주 목적이므로, 우선 컨설턴트의 이메일 주소로 페이지를 공유합니다.
2. 자동화 도구 가입 및 초기 세팅 계획
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핵심 요점: 자동화에 필요한 Make, Slack 등의 서비스는 이미 구글 계정으로 가입되어 있으며, 초기에는 페이지 공유 방식으로 협업을 시작합니다.
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부가 설명:
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클라이언트(B)는 노션 자료를 참고하여 Make, Slack 등을 이미 구글 계정으로 가입 및 연동해 둔 상태입니다.
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자동화 심층 연동 시 구글 아이디/비밀번호 공유가 필요하며, 비밀번호는 변경 후 전달 가능합니다.
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구글 드라이브, 지메일 사용량이 많을 경우 워크스페이스 가입이 유리하며, 이는 재인증 번거로움을 줄여줍니다.
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초기 단계는 데이터베이스 설계 및 페이지 제작이므로, 특정 페이지에 컨설턴트를 게스트로 초대하는 것으로 충분합니다.
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중요 참고사항:
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구글 워크스페이스는 재인증 빈도가 낮아 자동화 연동에 더 안정적입니다.
3. 협업 방식 및 노션 멤버십 정책 안내
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핵심 요점: 컨설팅은 설명과 함께 진행되며, 노션 게스트 초대 시 멤버로 업그레이드되지 않도록 주의해야 비용 발생을 막을 수 있습니다.
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부가 설명:
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컨설팅 초기에는 설명 위주로 진행되어 속도가 더디게 느껴질 수 있으나, 점차 클라이언트의 이해도가 높아집니다. 궁금한 점은 언제든 질문 가능합니다.
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노션 페이지 공유 시, 공유 버튼 클릭 후 컨설턴트 이메일 주소를 입력하고 **'건너뛰기'**를 반드시 선택해야 게스트로 초대됩니다.
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'건너뛰기'를 하지 않고 멤버로 초대하면 1인당 월 8달러의 비용이 과금됩니다. (예: 5명 초대 시 월 40달러)
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중요 참고사항:
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노션의 게스트 초대는 무료이지만, 멤버로 정식 초대하면 유료 플랜에 따라 비용이 청구되므로 주의해야 합니다.
4. 컨설팅 진행 방식 및 자료 공유 계획
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핵심 요점: 첫 세션은 오프라인으로 진행하고 나머지는 온라인(줌)으로 진행하며, 모든 제작 과정은 녹화되어 공유될 예정입니다.
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부가 설명:
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금일 오프라인 세션 이후 모든 컨설팅은 온라인(줌)으로 동일 시간대에 진행됩니다.
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온라인 세션 시 듀얼 모니터가 있으면 작업 및 소통에 용이합니다.
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컨설턴트(A)는 솔루션 제작 과정을 녹화하고 있으며, 해당 영상은 공유된 '룬치과 페이지'에 업로드되어 복습 자료로 활용 가능합니다.
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클라이언트(B)는 주로 오프라인 미팅 장소에서 작업을 계속할 예정입니다.
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중요 참고사항:
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오프라인 세팅 시 초기 설정(자동화 연동 등)을 많이 진행하는 편입니다.
5. 구축할 주요 기능 논의 (직원 통합, 근태 휴가, 자동 알림)
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핵심 요점: 구축할 핵심 기능으로 직원 통합 관리, 근태 및 휴가 관리, 자동 알림(문자/알림톡)을 논의하며, AI 요약 기능의 활용 방안을 모색합니다.
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부가 설명:
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주요 제작 내용: 직원 통합 관리, 근태 및 휴가 관리, 자동 알림.
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자동 알림은 솔라피(문자 서비스)를 통해 알림톡 형태로 발송될 예정입니다.
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직원 면담 및 전과 지원 관리 내용은 AI로 요약 후 메일 발송 여부를 결정합니다.
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KPI 관련 기능은 현재로서는 제외하기로 결정했습니다.
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중요 참고사항:
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클라이언트(B)는 현재 인사과가 없고, 객관적인 고과 평가가 어려워 KPI 도입을 보류했습니다.
6. KPI 시스템 구축 사례 및 병원 적용의 어려움 논의
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핵심 요점: 헤드헌팅 업체의 KPI 시스템 구축 사례를 통해 KPI 시스템의 구조를 설명하고, 현재 병원 상황에 KPI를 적용하기 어려운 이유를 논의합니다.
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부가 설명:
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KPI 시스템 사례 (헤드헌팅 업체):
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BD콜, 제의 분석, 회사 컨택, 후보자 발굴 등의 활동을 데이터베이스에 기록.
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워크플로우 버튼(제의 발송, 이력서 추천, 인터뷰 안내 등) 클릭 시 관련 데이터 자동 누적.
▪
데이터는 일간, 주간, 월간, 분기, 연간 단위로 집계 및 시각화되어 평가에 활용.
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병원 적용의 어려움 (클라이언트 B의 의견):
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치과 업무는 정량화하기 어려운 정성적 요소가 많음 (예: 콜 수로 평가 불가).
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직원들은 지시받은 업무를 수행하고, 주 업무는 대표가 직접 하므로 정량적 평가가 힘듦.
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소규모 조직에서 고과 평가는 오히려 분란을 야기할 수 있음 (승진 시스템 부재).
▪
과거 다른 병원에서 평가 시스템 도입 후 기존 멤버 전원 퇴사 사례 언급.
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경쟁 구도 형성을 위한 팀 구성에는 업장 규모가 작음 (50~100명 규모라면 고려 가능).
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중요 참고사항:
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KPI 시스템 구축을 위해서는 회사 내 평가 체계가 명확해야 하며, 정량화 가능한 항목 선정이 중요합니다.
7. 채용 워크플로우 분석 (1단계: 지원자 모집 및 서류 검토)
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핵심 요점: 현재 치과의 채용 프로세스를 시간 순서대로 분석하며, 주로 사용하는 채용 사이트와 초기 지원자 필터링 과정을 설명합니다.
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부가 설명:
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채용 프로세스 개요: 인사 관리(채용, 관리)의 첫 단계.
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채용 경로:
▪
덴탈잡: 치위생사, 조무사 채용 시 주로 사용.
▪
잡코리아: 코디네이터, 사무직 채용 시 주로 사용.
◦
초기 프로세스:
1.
팀장이 채용 사이트에 공고 게시.
2.
지원서 접수되면 팀장이 1차 검토 후 대표에게 전달.
3.
대표가 지원서 확인 후 면접 대상자 선정 및 팀장에게 면접 일정 조율 지시.
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중요 참고사항:
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채용 프로세스 전반을 워크플로우 형태로 분석하여 각 단계별 필요 정보를 파악하는 것이 중요합니다.
8. 채용 워크플로우 분석 (2단계: 면접 진행 및 평가)
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핵심 요점: 면접 진행 방식, 면접 평가서에 기록하는 주요 항목, 급여 협상 및 입사 가능일 확인까지의 과정을 상세히 설명합니다.
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부가 설명:
◦
면접 진행:
1.
면접 대상자 방문 시 면접 평가서 작성.
2.
주요 확인 사항:
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경력, 나이, 연차, 거주지 (출퇴근 거리 고려)
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업무 숙련도 (구두 질문으로 예측)
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지원자의 병원에 대한 이상적인 부분, 본인의 장점
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정시 도착 여부, 외모, 말투, 복장 등 전반적 인상
3.
이전 직장 급여 수준 확인.
4.
병원에서 제시 가능한 급여 논의.
5.
근무 시작 가능일 확인.
◦
면접 후 처리:
▪
합격/불합격 여부 문자 통보 (불합격 시에도 "지원해 주셔서 감사합니다" 등 메시지 발송).
▪
궁금한 점은 팀장에게 문의하도록 안내.
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중요 참고사항:
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실장급 채용 시에는 대표가 한 번 더 인터뷰를 진행할 수 있으며 (총 2회), 이는 주로 연봉 재협상이나 추가 확인 사항이 있을 경우입니다. 일반 직원은 대부분 1회 면접으로 종료됩니다.
9. 채용 워크플로우 분석 (3단계: 합격자/불합격자 정보 관리의 현재 문제점)
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핵심 요점: 현재 면접 관련 서류가 파일 형태로 과도하게 많아 관리가 어렵고, 특히 과거 지원자 이력 추적의 필요성을 강조합니다.
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부가 설명:
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합격자 정보의 중요성:
▪
급여 측정, 연차 관리 등 노무 관련 중요 기초 자료로 활용되므로 반드시 보관.
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불합격자/면접 불참자 정보 관리의 필요성:
▪
과거 지원자가 중복 지원하는 경우가 있음.
▪
사진 등으로 기억에 의존하나 한계가 있음.
▪
팀장이 바뀐 경우 과거 이력 파악이 어려움.
▪
과거 불성실한 태도(연락 두절, 무응답 등)를 보인 지원자를 필터링하는 데 필요.
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현재 관리 방식:
▪
면접 탈락 시 사유 명확히 기록 (태도, 실력, 성격 부적합 등).
▪
종이 서류와 대표의 기억에 의존하여 관리 중이며, 파일이 너무 많아 팀장도 관리에 어려움을 겪음.
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중요 참고사항:
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과거 지원 이력(특히 부정적 이력)을 DB화하여 채용 과정에서 빠르게 필터링할 수 있는 시스템 구축이 필요합니다.
10. 채용 워크플로우 분석 (4단계: 근로계약 및 노무사 연계)
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핵심 요점: 합격자의 근로계약서 작성 프로세스와 노무사와의 커뮤니케이션 방식, 그리고 전자서명 시스템 도입의 필요성을 논의합니다.
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부가 설명:
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합격자 처리:
1.
면접 합격자의 정보를 인사 파일로 넘김.
2.
해당 정보를 노무사에게 전달하여 근로계약서 작성 요청.
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근로계약서 관리의 문제점:
▪
매년 계약 갱신 (연봉 변경 등으로 인해).
▪
파트타임 -> 정직원 전환, 근무시간 변경 등으로 한 사람당 여러 버전의 계약서 발생 가능.
▪
모든 변경사항을 구두가 아닌 정식 근로계약서로 처리 (FM 방식).
◦
노무사 소통 방식 (현재):
▪
근로시간, 직책, 추가 지원 사항(주차, 주유비, 기숙사 등)을 주로 카톡으로 전달.
◦
개선 방안 (컨설턴트 A 제안):
▪
노무사에게 노션 페이지 링크로 정보를 공유하여 열람하도록 하는 방식.
▪
근로계약서 서명 시 아이패드 및 전자서명(모두싸인 등) 활용: PDF 업로드 후 수신자(직원) 전화번호 입력 시 쌍방 동시 발송 및 서명 가능. 서명된 문서는 각자 보관 및 열람 용이.
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중요 참고사항:
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전자서명 시스템은 계약서 관리 및 배포의 효율성을 크게 높일 수 있습니다.
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노무 관련 정보는 기록으로 남기는 것이 중요하며, 노션 DB 활용이 유용합니다.
11. 채용 워크플로우 분석 (5단계: 입사자 서류 제출 및 개인용품 준비)
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핵심 요점: 신규 입사자로부터 필요한 서류 목록, 제출 방식, 그리고 유니폼 및 개인용품 준비 과정을 설명합니다.
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부가 설명:
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입사 후 서류 제출 요청 (팀장이 진행):
▪
주민등록등본, 통장 사본, 자격증 사본 (3가지가 핵심).
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현재는 주로 실물 사본으로 제출받음 (통장 사본 등 실물 확인 필요).
▪
개선 방안: PDF 파일로 이메일 제출 유도 시 구글 드라이브 자동 연동 가능.
◦
노무사 추가 정보 전달:
▪
제출받은 등본에서 주민등록번호 확인 후 노무사에게 전달 (급여 측정 및 근로계약서 작성 시 필요).
◦
개인 용품 준비:
▪
유니폼, 신발 사이즈, 무전기 타입(인이어/헤드셋) 등 개인 선호도 파악 필요.
▪
현재는 팀장이 카톡 등으로 개별 확인.
▪
개선 방안: 노션 폼 형태로 입사자가 직접 입력하도록 하면 정보 취합 용이.
◦
근로계약서 서명:
▪
노무사로부터 계약서 수령 후, 대표가 직원에게 설명하며 직접 서명 받음.
▪
컨설턴트 A는 전자서명(예: 모두싸인) 재차 권장.
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중요 참고사항:
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필수 서류 안내 및 개인 용품 정보 취합은 채용 확정 후 진행됩니다.
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노션 폼을 활용하면 반복적인 정보 수집 업무를 줄일 수 있습니다.
12. 연차 관리 현재 방식 및 개선 필요성 (수기 관리의 한계)
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핵심 요점: 현재 엑셀 파일을 이용한 수기 연차 관리 방식과 그로 인한 불편함을 설명하며, 계약 갱신 시점과의 연관성을 언급합니다.
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부가 설명:
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현재 연차 관리:
▪
신규 입사 시 폴더 생성 후, 엑셀 시트에 손으로 연차 사용 내역 기록.
▪
월 단위로 입사일, 사용한 연차 날짜 등을 기록.
▪
특정 표시는 계약 만료일 등을 의미하며, 해당 시점에 연차 사용 내역을 직원과 재확인.
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계약 형태 및 갱신:
▪
직원은 정규직이지만, 연봉 협상을 위해 매년 1회 재계약.
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재계약 시점이 다가오면 (약 1개월 전) 알림톡 발송 필요 (시스템 구현 요망).
▪
면담을 통해 지난 성과, 다음 해 목표 등을 논의.
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중요 참고사항:
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현재의 수기 연차 관리는 비효율적이며, 데이터 누락이나 오류 가능성이 있습니다.
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재계약 시점 알림 및 연차 현황 자동 계산 기능이 시스템에 포함되어야 합니다.
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대표(B)는 21세기임에도 아날로그 방식으로 업무를 처리하는 것에 대한 자조적인 언급을 하며 개선 의지를 보입니다.
13. 연차 제도 및 신청/승인 프로세스 (현재와 이상적인 모습)
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핵심 요점: 치과의 연차 제도(수습, 발생 기준, 반차)와 현재의 연차/오프 신청 방식의 문제점, 그리고 개선된 신청/승인 프로세스에 대한 요구사항을 설명합니다.
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부가 설명:
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연차 제도:
▪
수습 3개월간 연차 사용 불가. 수습 종료 후 3일분 연차 발생.
▪
입사 1년 차: 11개 발생.
▪
입사 2년 차부터: 15개 발생.
▪
반차: 연 2회 사용 가능 (연차 1개 차감, 4시간 기준).
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연차/오프 신청 (현재):
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매월 말 (주로 3~4째주) 다음 달 오프 및 연차 신청을 동시에 받음.
▪
월간 오프표에 연차 사용자와 정기 오프자 함께 기재.
▪
야간 근무 스케줄도 월별 변동 (화, 목 야간).
▪
문제점: 오프표를 공개된 장소에 두고 선착순으로 적게 해 직원 간 눈치 보기 및 신경전 발생.
◦
개선된 신청/승인 프로세스 (요구사항):
1.
직원들이 각자 원하는 연차/오프 날짜를 실장에게 비공개로 제출.
2.
실장이 1차 취합 및 조율 (겹치는 경우 우선순위 고려하여 조정).
3.
조율된 스케줄을 대표가 최종 검토 및 컨펌 (인력 상황 고려하여 필요시 재조정).
4.
확정된 스케줄을 연간 캘린더에 월초에 입력.
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중요 참고사항:
◦
야간 근무는 주 1회, 8시간 기본 근무 외 2시간 추가 근무 형태로 운영되며 근로계약서에 명시됩니다.
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연차/오프 신청 시스템은 직원 만족도와 공정성 확보에 중요하며, 2단계 승인 프로세스를 고려합니다.
14. 재계약 프로세스 및 계약 만료(퇴사) 시 처리 절차
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핵심 요점: 직원 재계약 시점의 알림, 면담 준비, 연봉 협상 과정 및 계약 만료(퇴사) 시 필요한 후속 조치들을 상세히 설명합니다.
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부가 설명:
◦
재계약 프로세스 (계약 만료 1개월 전 시작):
1.
시스템에서 대표와 직원에게 알림톡 발송.
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대표에게: 직원의 기존 연봉, 근무 형태 등 정보 전달.
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직원에게: 1년간의 성과, 자기계발 사항, 강조하고 싶은 점 등을 문서로 준비하도록 안내 (양식 제공).
2.
면담 날짜 조율 및 1차 면담 진행 (주로 직원의 의견 청취).
3.
대표가 급여 등 조건 검토 후 2차 면담 시 최종 통보.
◦
재계약 성공(연장) 시:
▪
변경된 급여 조건으로 노무사 통해 근로계약서 재작성 및 서명.
◦
계약 만료(퇴사) 시:
1.
미사용 연차 계산 및 수당 정산.
2.
퇴사일 확정 및 사직서 제출.
3.
퇴직연금 정산 (해당 시 노무사 통해 처리).
4.
보안 해제: 내부 프로그램(청구 프로그램, NAS 시놀로지 챗 등) 계정 삭제.
5.
지급품(유니폼, 무전기 등) 반납 안내.
6.
팀장에게 채용 공고 요청.
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중요 참고사항:
◦
재계약 프로세스는 연봉 협상과 밀접하게 연관되며, 직원의 만족도 및 유지에 중요한 역할을 합니다.
◦
퇴사 처리는 법적 사항(미사용 연차, 퇴직금)과 내부 보안(계정 관리)을 모두 고려해야 합니다.
15. 파트타임 직원 근태 관리 및 추가 연장근로수당 정산
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핵심 요점: 파트타임 직원의 출퇴근 시간 트래킹의 어려움과 현재의 수기 방식, 그리고 정직원의 추가 연장근로수당 계산 및 지급의 복잡성에 대해 설명합니다.
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부가 설명:
◦
파트타임 직원 근태 관리:
▪
문제점: 근무 중 출퇴근하여 정확한 시간 파악이 어려움. 정직원용 스케줄표에 미포함.
▪
현재 방식: 파트타이머가 수기로 출근부 작성. 월말/월초에 팀장이 취합하여 대표에게 전달.
▪
고려사항: ADT캡스 지문인식 출퇴근 기록 시스템 활용 (CSV/엑셀 파일로 데이터 추출 가능 시).
◦
정직원 추가 연장근로수당:
▪
발생 시 대표가 에버노트에 분 단위로 기록.
▪
월초에 엑셀로 정리하여 총합 계산 후 노무사에게 전달.
▪
문제점: 소액이라도 매번 계산하고 급여에 반영해야 하여 번거로움. (예: 20분, 5분도 기록)
▪
개선 시도: 직원들과 협의하여 6개월 단위로 정산하여 현금 지급하는 방안 논의 중. (법적 문제 없을 시)
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중요 참고사항:
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파트타임 직원의 출퇴근 기록은 정확한 급여 계산의 기초가 되므로 자동화된 시스템이 필요합니다.
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추가 연장근로수당은 법적 기준(1.5배 가산 등)을 따라야 하며, 포괄임금제 변경도 고려 중입니다.
◦
노무사는 월초에 전달받은 자료를 토대로 급여 대장을 작성하며, 휴일이 많을 경우 급여일(5일) 맞추기가 빠듯합니다.
16. 대한민국 노동법 관련 고충 및 시스템적 대응의 필요성
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핵심 요점: 대표(B)가 경험한 노동법 관련 어려움(연차 정산, 해고의 어려움, 실업급여 악용 등)을 토로하며, 이러한 문제에 대응하기 위해 체계적인 시스템 구축이 중요함을 강조합니다.
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부가 설명:
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연차 관련 문제:
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1년 근무 시 발생하는 연차(예: 15개)를 직원이 퇴사 직전에 한꺼번에 사용하거나 수당으로 요구하는 경우.
▪
심지어 과거 연차와 새로 발생한 연차를 합산하여 과도하게 요구하는 사례도 경험.
◦
해고의 어려움:
▪
성과가 저조해도 쉽게 해고할 수 없는 구조.
▪
권고사직 시에도 실업급여 수급을 위해 회사가 불이익을 감수해야 하는 경우 발생.
◦
직원 관리의 어려움:
▪
파트타임 선호 현상 (시급이 높고 책임이 적음).
▪
커뮤니티를 통한 정보 공유로 노동법을 악용하는 사례 증가.
◦
시스템적 대응의 필요성:
▪
재계약 1개월 전 알림 설정 등은 연차 관련 분쟁을 예방하기 위함.
▪
분 단위 초과근무 기록 등은 법적 문제를 피하기 위한 방어적 조치.
▪
연차 사용 촉진 제도(분기별 알림)를 활용하여 미사용 연차 수당 지급 의무를 줄이는 방안 고려.
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중요 참고사항:
◦
대표(B)는 과거(2년 전 부친 운영 시)와 달리 노동 환경이 급격히 변했다고 언급하며, 현재의 노동법이 고용주에게 불리한 측면이 많다고 느낍니다.
◦
이러한 경험들이 대표(B)로 하여금 더욱 체계적이고 기록 중심적인 관리 시스템을 원하게 만드는 요인이 됩니다.
17. 병원 연간 일정 및 직원 생일 관리, 잔여 휴가 알림 기능 요구
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핵심 요점: 병원의 연간 주요 일정(휴가, 공휴일, 미팅, 워크샵 등)과 직원 생일을 통합적으로 관리하고, 잔여 휴가 알림 기능을 통해 연차 사용을 독려하고자 합니다.
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부가 설명:
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연간 일정 관리:
▪
신년회 시 해당 연도 전체 일정(병원 휴가, 대체공휴일 운영, 정기 미팅, 팀 미팅, 워크샵 등) 수립.
▪
이때 예상되는 직원 연차 소진일 등도 계획.
▪
직원 생일도 포함하여 공유.
▪
목표: 모든 직원이 언제든 병원 전체 일정을 쉽게 확인할 수 있는 중앙 캘린더 구축. (현재는 병원 내 부착, 사진 촬영 등으로 공유)
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대표(B)의 주요 활용 목적: 가용 인력 현황을 한눈에 파악하여 환자 예약 조절 및 업무 배분.
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잔여 휴가 알림:
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분기별 또는 입사일 기준 6개월마다 개인별 잔여 휴가 일수 알림.
▪
목적: 연차 사용 촉진 제도 활용 (법적으로 연차 사용을 고지/독려하면 미사용 연차에 대한 수당 지급 의무 면제 가능성).
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중요 참고사항:
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입사일 기준 3개월마다 잔여 휴가 알림을 발송하여 연차 사용을 유도하고, 법적 대응 근거를 마련할 수 있습니다.
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생일 알림은 별도 노티보다는 캘린더에서 확인하는 방식으로 충분합니다.
18. 급여 기초 데이터 관리 및 연동 방안
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핵심 요점: 노무사로부터 매년 받는 급여표(최저시급 기준 연차별/급여액별 실수령액 테이블)를 노션에 저장하고, 직원 정보와 연동하여 연봉 협상 및 채용 시 참고자료로 활용하고자 합니다.
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부가 설명:
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급여표 활용:
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노무사가 제공하는 연도별 급여표(최저시급부터 실수령액 구간별 연봉, 세후/세전 금액 등 명시)를 기준으로 내부 연차별 급여 기준 설정.
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채용 면접 시 지원자의 경력에 따른 현재 시세 파악 및 급여 협상에 활용.
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재계약 시 현재 직원의 급여와 시장 평균, 인상폭 등을 종합적으로 검토하는 데 사용.
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노션 연동 요구사항:
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매년 업데이트되는 급여표 데이터를 노션에 입력/업로드.
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직원 프로필(또는 면접자 정보)에 연차 입력 시, 해당 연차의 평균 급여 범위가 자동으로 표시되도록 구현.
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직원의 현재 급여 정보도 함께 표시되어 비교 용이하도록.
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자격증 관리: 면허증 등은 PDF 사본으로 인사 기록에 첨부하는 것으로 충분하며, 별도 DB 구축은 불필요.
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중요 참고사항:
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급여 기초 데이터는 채용 및 연봉 협상 시 객관적인 근거 자료로 활용될 수 있습니다.
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이를 노션에서 어떻게 효과적으로 조회하고 연동할지는 추후 구체적인 설계가 필요합니다.
19. 보수교육 이수 현황 관리 및 알림 기능 요구
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핵심 요점: 면허를 소지한 직원(치위생사, 조무사 등)의 연간 의무 보수교육 이수 현황을 관리하고, 미이수자에게 연말에 알림을 보내는 기능을 요청합니다.
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부가 설명:
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보수교육 관리:
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면허 유지를 위해 매년 일정 점수(예: 6-8점)의 보수교육 이수 필수.
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이수 시 발급되는 이수증을 현재는 프린트하여 제출받고 있음.
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요구 기능:
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직원이 이수증 파일을 노션에 직접 업로드.
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관리자가 이수 여부 확인 및 체크.
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연말(예: 11월)에 해당 연도 보수교육 미이수자에게 알림 발송.
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이수증 특징: 강의별 시간이 다르나, 총 필요 점수 이수 시 최종 이수증 하나가 발급됨. 그 최종 이수증만 제출받으면 됨.
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중요 참고사항:
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보수교육은 연간 필수 사항이며, 미이수 시 누적되거나 면허 신고에 영향을 줄 수 있습니다. 시스템을 통한 관리가 필요합니다.
20. 초기 기술 세팅: 구글 워크스페이스, Magic Milkiit, Make.com, 노션 유료 플랜
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핵심 요점: 시스템 구축에 필요한 주요 유료 서비스 가입 및 설정을 안내하며, 특히 구글 워크스페이스와 Magic Milkiit의 초기 세팅을 진행합니다.
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부가 설명:
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구글 워크스페이스:
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컨설턴트(A)가 대표(B)에게 계정 정보(새로 만들 크롬 프로필용)를 요청.
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대표(B)는 도메인(lun.kr)은 있으나 호스팅 업체 정보 및 사내 메일 부재.
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컨설팅 중 대표(B)가 직접 구글 워크스페이스(월 6.3달러 플랜, 연간 결제) 가입 진행.
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도메인 연결(DNS 설정)을 위해 호스팅 업체 정보(로그인 아이디/비번) 필요.
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Magic Milkiit:
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PDF 파싱, 자바스크립트 실행, 노션 게스트 권한 자동 관리 등 기능 제공 (일본 개발자 제작).
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라이프타임 요금제, 컨설턴트 레퍼럴 통해 할인 가능 (약 190달러). 1년간 업데이트 지원.
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대표(B)의 개인용 지메일 계정(병원용으로 이미 사용 중인 것)으로 가입 및 결제 진행.
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Make.com:
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컨설턴트가 교육 파트너 권한으로 3개월 유료 플랜 무료 제공. 이후 월 2~3만원 예상 (사용량 기반).
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노션:
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차트 기능 등 활용 위해 플러스 플랜(유료)으로 업그레이드 필요.
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중요 참고사항:
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구글 워크스페이스는 도메인 기반 이메일 생성 및 중앙 관리에 유리합니다. 초기에는 대표 계정만 만들고, 필요시 보조 메일( info@ , ceo@ 등) 설정.
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Magic Milkiit은 자동화 및 노션 기능 확장에 유용하며, 개인 지메일로만 세팅 가능합니다.
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21. 향후 컨설팅 일정 및 추가 발생 가능성 안내
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핵심 요점: 다음 온라인 컨설팅 일정을 확정하고, 초기 논의된 내용 외에 데이터베이스 및 자동화 시나리오가 추가될 수 있음을 안내합니다.
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부가 설명:
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컨설팅 일정: 첫 오프라인 미팅 이후, 다음 미팅(6/28, 7/5, 7/12 등)은 모두 온라인으로 진행.
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첫 오프라인 미팅 이유: 대표의 경영 철학 및 구체적인 요구사항을 깊이 이해하기 위함.
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추가 발생 가능성:
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현재 논의된 것 외에 추가적인 데이터베이스(DB) 구축이 필요할 수 있음.
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자동화 시나리오(예: 월별/분기별 자동 알림, 이력서 처리 알림 등)도 2개 이상으로 늘어날 가능성 높음.
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비용 관련: 최종적으로 구축된 DB 및 자동화 시나리오의 규모에 따라 견적서가 다시 제공될 예정.
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중요 참고사항:
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컨설턴트(A)는 각 기능이 왜 필요한지, DB가 어떻게 구성되는지 지속적으로 설명하며 진행할 예정입니다.
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클라이언트(B)는 노션 사용 경험이 거의 없으나(페이지 내 페이지 만드는 수준), 컨설팅을 통해 사용법을 익힐 것으로 기대됩니다.
