개요
이 문서는 CRM 시스템 개선 및 대시보드 최적화 현황에 대한 컨설팅 회의 내용을 정리한 자료입니다. 주요 논의 사항은 기존 작업 진행 상황 공유, 고객사의 추가적인 CRM 기능 요구사항(고객 등급별 관리, 타겟 고객 리스트 관리, 조직도 정보 연동, 파이프라인 관리 고도화, 예상 영업 시기 관리, 후보자 관리 현황 분석 등) 정의 및 구현 방안 협의입니다.
본 회의를 통해 노션(Notion)을 기반으로 구축 중인 CRM 시스템의 세부 기능을 구체화하고, 데이터 연동 방식, 사용자 인터페이스, 자동화 프로세스 등을 점검했습니다. 목표는 실질적인 영업 활동 지원과 데이터 기반 의사결정이 가능한 맞춤형 CRM 시스템을 완성하고, 이를 통해 영업 효율성을 증대시키며 체계적인 성과 관리를 이루는 것입니다. 또한, 시스템 도입 후 사용자의 적응과 활용도를 높이기 위한 방안도 간략히 논의되었습니다.
주요 학습 포인트
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노션 데이터베이스를 활용한 맞춤형 CRM 구축 방법론
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영업 파이프라인 관리 및 고객 데이터 시각화 전략
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KPI 연동을 위한 데이터 자동화 및 처리 프로세스 설계
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사용자 요구사항 기반의 대시보드 커스터마이징 및 정보 접근성 최적화
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시스템 도입 및 변화 관리에 대한 실무적 고려사항
요약
1. 기존 작업 현황 공유 및 달성률 표시 개선
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핵심 요점:
1.
비율(CV, New, GP) 표시 기능 완료 및 먼슬리, 쿼터리, 애뉴얼 데이터베이스에 적용.
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기존 두 칸 차지하던 달성률 표시를 한 칸으로 통합하여 가독성 개선. 퍼센트와 비율 값을 함께 표시.
2.
대시보드에서 월간, 분기, 연간 달성률 확인 가능.
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클릭 시 세부 내용 확장 표시.
3.
달성률 100% 초과 값 처리 방안 논의.
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현재 100% 초과 시 컷오프 설정 상태. 125%, 150% 등으로 표시 가능 여부 문의했으나, 현 계산식(인터뷰 수 / CV 수) 상 100% 초과는 불가능한 것으로 확인 (더미 데이터로 인한 일시적 오류).
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100% 초과 시 체크 표시 또는 색상 구분을 통해 시각적으로 인지 가능하도록 처리.
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부가 설명:
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달성률 계산식: (인터뷰 수 / CV 수) * 100. CV(이력서)가 분모, 인터뷰가 분자.
◦
더미 데이터로 인해 일시적으로 100%를 초과하는 것처럼 보였으나, 실제로는 불가능한 수치임을 재확인.
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중요 참고사항:
◦
달성률 100% 초과 표시는 논리적으로 맞지 않으므로, 데이터 정확성 및 계산 로직 검토가 중요.
2. 고객사 CRM 추가 요구사항 (1): 영업팀용 대시보드 및 고객군 관리
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핵심 요점:
1.
고객사 CRM 내 고객 데이터를 영업팀 관점의 대시보드 형태로 도출 요청.
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기존 엑셀 파일 생성 방식에서 벗어나, 클라이언트 성함 리스트와 담당 영업자를 연계한 대시보드 필요.
2.
인더스트리 및 타겟 기업별 리스트 관리 기능 필요.
•
영업 고객군 관리와 유사한 형태로, 등급별 고객 관리 판(Grade별 고객 관리) 구축 희망.
3.
콜 히스토리 연동 및 CRM 표본 완성.
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비대면 미팅(콜) 히스토리 데이터와 연계하여 컴퍼니 정보에 관계형으로 매겨지고, 이를 통해 영업 관리팀과 유사한 형태의 CRM 표본 구축 목표.
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부가 설명:
◦
현재 고객 데이터는 단순 나열 상태이며, 영업적으로 타겟하여 어프로치하는 리스트가 직관적으로 보이지 않는 점 개선 희망.
3. 고객사 CRM 추가 요구사항 (2): 타겟 고객 관리 및 액션 전략 구체화
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핵심 요점:
1.
요구사항 이해를 위한 예시 자료 공유 (팀뷰어 통해 엑셀 파일 확인).
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예시 자료: 타겟 어카운트(기업명), 담당자, 업무 진행 단계, 담당자별 업무 내용 체크 항목 포함.
2.
CRM을 활용한 전략적 고객 관리 방안 제시.
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일차적인 자료를 넘어, 여러 단계로 나누어 전략적으로 액션 실행.
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고객을 그레이드별, 온도별로 분류하고 담당자를 배정.
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타겟 리스트 선택 시 해당 리스트가 명확히 보이도록 구성.
3.
중요 관리 포인트: 어카운트(기업), 고객 담당자(채용 담당자), 영업 담당자(BD, 컨설턴트).
•
이 세 요소를 중심으로 담당자들이 영업 진행 상황을 업데이트하고 전략적으로 활용할 수 있도록 배열.
4.
데이터 추가 업데이트 필요성 언급.
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누구와 어떤 내용으로 소통했는지 등 추가 데이터 업데이트 필요.
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인더스트리별 고객 분류 및 담당자별 타겟 리스트 관리.
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부가 설명:
◦
궁극적 목표: 담당자가 자신이 컨택하는 회사의 진행 상황 및 타겟 어프로치 현황을 파악하고, 회사 전체적으로도 공유되어야 함.
◦
비즈니스 뉴스(매출액 상위 기업, 상장 기업 등)를 따라 타겟 리스트 지속 업데이트 및 CRM 반영 필요.
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중요 참고사항:
◦
기존 글로벌 자료는 더 상세한 내용을 포함(어떤 내용, 구분, 담당자와의 다음 콜 전략 등).
◦
현재 CRM 시스템은 뒷단(BD 파일 등)은 완성되었으므로, 앞단에서 담당자들이 볼 수 있는 전략적 화면 구성이 중요.
4. 기존 데이터 구조 검토 및 담당 컨설턴트 정보 명확화
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핵심 요점:
1.
CRM 내 담당 컨설턴트(CON) 정보와 신규 거래처 담당자 정보의 관계 확인.
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기존 DB에 '담당 컨설턴트'와 'CON' 필드가 존재. 두 필드가 동일한지, 혹은 다른 의미인지 질의.
•
'담당 컨설턴트'와 신규 회원 담당자는 다를 수 있음을 확인.
2.
컴퍼니 정보 내 연락처 구분 방식 확인.
•
현재 컴퍼니 정보에는 임원, 이사, 대표, 인사팀 등으로 구분되어 있음.
•
부가 설명:
◦
피플 데이터에 특정 회사(예: 제네톡스 주식회사) 정보가 없을 경우, 관계형 데이터가 표시되지 않음.
5. 고객사 CRM 추가 요구사항 (3): 기업 내 조직도 정보 입력 및 표시
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핵심 요점:
1.
기업 고객의 부서 정보(조직도) 입력 및 관리 방안 문의.
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단순 메모 외에, 조직도 형태로 정보를 입력하고 싶어함 (예: 인사팀 N명, 팀장, 과장급 등).
•
그림 형태가 이상적이나, 텍스트 기반의 정보 나열도 수용 가능.
2.
조직도 정보의 활용 목적.
•
다른 부서의 채용 건 진행 시에도 회사 전체의 조직 규모(예: "해외 영업 60명 규모")를 파악하여 활용.
•
시간이 지나도 정보가 유실되지 않도록 기록 필요.
3.
노션 내 조직도 정보 입력 방식으로 '데이터베이스 인라인' 제안.
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표 형태로 팀명, 인원수(명수), 최종 업데이트 날짜, 추가 메모 등을 입력.
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통일성을 위해 일반 표보다는 데이터베이스 인라인 방식 권장.
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부가 설명:
◦
일반적인 기업 조직 구성: 커머셜(영업, 마케팅), 지원(인사, 재무, 구매, IT), R&D 센터.
◦
템플릿 형태로 만들어 각 기업 정보 페이지에 적용 가능.
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중요 참고사항:
◦
기존에 데이터가 입력된 페이지에 새로운 템플릿을 적용하려면, 기존 내용을 삭제 후 템플릿을 다시 적용해야 함 (자동 일괄 적용 불가). 수동으로 페이지마다 적용 필요.
6. 파이프라인 관리 요구사항 및 데이터 연동 방안 논의
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핵심 요점:
1.
영업 진행 상황 추적(트래킹) 기능 구현 방안 논의.
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어카운트 오너(컨설턴트), 회사(컴퍼니), 담당자(피플) 정보를 연계하여 영업 트래킹 희망.
•
컨택 날짜별 리포트가 쌓여야 하는지 질의. 고객사는 별도의 BD콜 파일이 있다고 답변.
2.
3개 데이터(컴퍼니, 피플, BD콜)의 관계 설정 및 통합 뷰 필요.
•
모체(기준)는 컴퍼니로 설정.
3.
파이프라인 관리 섹션에 표시할 정보 항목 정의.
•
산업, GD, 소분류, 계약률, 업종, 종업원 수, 담당자, 신규 여부 등.
4.
신규 거래처 등록 버튼의 위치 및 기능 재확인.
•
버튼 클릭 시 신규 거래처 정보(등록일, 담당자 등) 자동 입력.
•
부가 설명:
◦
"신규" 여부 표시는 KPI 카운팅에 필요하므로 중요.
◦
신규 거래처 등록 버튼의 원 위치 및 현재 사용 여부에 대한 혼선 존재.
7. 신규 거래처 등록 자동화 및 대시보드 연동
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핵심 요점:
1.
신규 거래처 등록 버튼의 현재 상태 점검.
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과거 KPI 때문에 만들었으나, 현재 데일리 리포트와 관계형이 끊어져 있고 위클리로 기능이 옮겨간 것으로 추정.
2.
신규 거래처 정보 입력 위치는 CRM이 적합하며, 최종적으로 개인별 대시보드에서 조회 가능하도록 구성.
•
담당자는 가급적 대시보드 내에서 모든 업무를 처리할 수 있도록 하는 것이 목표.
3.
신규 거래처 등록 버튼 클릭 시 자동화 로직 설명.
•
버튼 클릭 → 관련 값(신규 날짜, 담당자) 입력 → 웹훅(메이크 시나리오) 실행 → 주차(Week) 정보 없을 시 오류 반환 및 입력 값 롤백.
•
정상 처리 시 '신규 등록' 상태로 변경.
4.
매직 밀 키트(자바스크립트 코드)를 사용하여 날짜로부터 주차 정보 추출.
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노션 자체 기능보다 편리하여 사용. 오늘 날짜, 주차, 월, 년도 등 다양한 형식으로 날짜 정보 생성.
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부가 설명:
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위클리 데이터는 매일 자동 생성되므로 주차가 없을 확률은 낮으나, 만약을 대비한 오류 처리 로직 포함.
◦
파이프라인 목록에서는 신규 등록 완료된 항목은 필터링되어 보이지 않도록 설정 (ACU에서 관리).
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중요 참고사항:
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신규 거래처 버튼은 CRM 파이프라인 관리 섹션 상단에 배치하고, 관련 필드(위크)는 숨김 처리.
◦
담당자별로 파이프라인을 만들고 개인 대시보드로 연동 예정. 파이프라인은 곧 뉴 클라이언트 창출 과정.
8. 파이프라인 관리 내 담당 컨설턴트 입력 및 예상 영업 시기 관리
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핵심 요점:
1.
파이프라인 담당 컨설턴트 정보 입력 방식 논의.
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'입력 완료' 버튼 클릭 시 자동 입력보다는, 수동으로 선택할 수 있는 필드 제공 선호 (대리 입력 시 문제 방지).
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표에 '담당 컨설턴트' 칸을 추가하여 직접 입력하도록 설정.
2.
예상 영업 시기(월별 비딩 일정) 관리 기능 요구.
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달력 형태로 월별 예상 영업 시기를 등록하고, 해당 시기에 콜 진행 여부 등을 확인하고 싶어함.
•
큰 기업들의 연말 비딩 시즌(9~12월)에 맞춰 사전 준비 및 관리 필요.
3.
콜 히스토리 연동: 파이프라인에서 담당자별 콜 진행 내역 확인.
•
컴퍼니 기준에서 피플 데이터를 통해 콜 히스토리(횟수, 최근 컨택일 등) 롤업하여 표시.
•
부가 설명:
◦
컴퍼니 DB 내에 예상 영업 시기(월)를 입력할 수 있는 필드(텍스트 또는 선택형) 추가 필요. 연도와 월을 함께 기록 (예: 2024년 9월).
◦
콜 리스트는 피플 데이터와 관계형으로 연결되어 있으며, 이 정보를 컴퍼니 페이지 내에 인라인으로 삽입하여 확인 가능.
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중요 참고사항:
◦
콜 리스트 생성 시 담당자 정보가 간혹 누락되거나 잘못 입력되는 오류 발견. 원인 파악 및 필요시 자동화(메이크)로 보완 예정.
9. 예상 비딩 일정 시각화 및 개인/운영 대시보드 분리
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핵심 요점:
1.
예상 비딩 일정 시각화 방안: 보드 뷰 활용.
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그룹화 기준: '예상 비딩일' (YYYY년 MM월 형식).
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연도별(올해, 작년, 내년) 필터링 기능 제공. 빈 그룹 숨기기 설정.
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표시 정보: 회사명. 클릭 시 세부 정보 확인.
2.
개인별 대시보드와 운영(전체) 대시보드 분리 운영 제안.
•
메인 대시보드를 복제하여 개인 업무 현황 페이지를 만들고, '나'로 필터링하여 개인별 데이터만 표시.
•
개인은 개인 대시보드 위주로 사용, 대표는 전체 대시보드 활용.
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부가 설명:
◦
콜 히스토리 표시 항목: 회사, 콜 히스토리(관계형), 이력서, 지원 부팀, 라스트 컨택일.
◦
회의는 잠시 중단 후 재개. (2시 반)
10. 후보자 관리 현황 대시보드 요구사항 및 구현
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핵심 요점:
1.
담당자별 등록 후보자 관리 및 현황 파악 기능 요청.
•
CRM 내에서 담당자가 자신이 등록한 후보자 리스트를 직군별로 정리해서 볼 수 있는 기능.
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단순 등록 외에 주/월별 등록 인원 카운트 등 관리 지표 필요.
2.
후보자(피플) 데이터의 담당자 정보 매핑 방안.
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피플 데이터 생성 주체(구글 드라이브 통한 메이크 자동화, 직접 입력)에 따라 생성자 정보가 달라짐.
•
메이크 시나리오에서 각 담당자별 폴더의 파일을 처리할 때, 해당 담당자 이름을 '담당자(CON)' 필드에 강제로 입력하도록 수정.
3.
후보자 등록 현황 시각화: 그래프(차트) 활용.
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X축: 생성일시 (주별, 월별, 년도별).
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그룹화: 담당자(CON).
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표시 대상: 후보자 수.
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필터: 기간(생성일시 범위), 담당자 선택 기능 제공.
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부가 설명:
◦
생성자(Created by) 필드는 시스템 고유값이므로 변경 불가. 따라서 별도의 '담당자(CON)' 필드를 활용.
◦
주차 표시는 "15주차" 등으로 간략하게, 월별, 연도별 통계도 제공.
◦
그래프 하단에는 담당자별 후보자 상세 리스트(피플 데이터베이스) 표시.
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중요 참고사항:
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그래프 및 관련 데이터는 로딩 시간이 걸릴 수 있으므로 토글로 숨겨두고 필요시 열어보는 방식 제안.
◦
후보자 리스트 표시 항목: 회사, 진행 프로젝트, 이력서, 성별, 출생연도, 나이, 연락처, 이메일 등. (고객 여부, 그레이드, 상태 등은 제외)
◦
개인별 후보자 리스트는 '나'로 필터링하여 표시.
11. 개인 대시보드 구성 및 외부 도구 연동
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핵심 요점:
1.
후보자 관리 현황(그래프, 리스트)을 개인 대시보드에도 반영.
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그래프는 대시보드에 포함, 상세 표는 개인별로 필터링된 형태로 제공.
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로딩 고려하여 토글 안에 숨김 처리.
2.
개인 대시보드 구성 항목 정의.
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매출 현황(개인), 예상 비딩(개인), 후보자 관리(개인), 파이프라인(개인), 데일리 플랜, 주간 리포트, 프로젝트 진행 현황 등.
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기존 전체 대시보드 항목을 기반으로 '나'에게 필터링된 뷰 제공.
3.
외부 AI 검색 도구(노트북LM) CRM 내 링크 연동.
•
CRM 사이드바 또는 특정 페이지에 북마크 형태로 노트북LM 링크 추가.
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부가 설명:
◦
개인 대시보드는 사용자가 해당 페이지 내에서 대부분의 업무를 처리할 수 있도록 구성하는 것이 목표.
◦
예상 비딩은 개인 대시보드에서는 보드 뷰 또는 표 뷰 중 선택 가능.
12. 최종 시스템 점검 및 향후 계획
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핵심 요점:
1.
데이터베이스 페이지 형식 변경 계획.
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현재 인라인 DB 형태로 되어 있는 것을, 데이터 증가에 따른 속도 저하 방지를 위해 전체 페이지 DB로 변경 예정 (부산 방문 시 작업).
2.
시스템 도입 후 적응 기간 및 효과 발현 시점.
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새로운 시스템 런칭 시 업무량 일시적 증가 및 익숙해지는 데 시간 소요. 효과를 보려면 최소 6개월 예상.
3.
시스템 성공적 정착을 위한 리더십 강조.
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컨설턴트가 "경제 대국 성장의 독재자" 비유를 통해 대표의 강력한 추진력과 리더십의 중요성을 언급.
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부가 설명:
◦
개발된 CRM 시스템은 커리어 컨설팅 업무에 고도로 특화되어 타 분야 적용은 어려울 수 있음.
◦
다음 주 목요일 부산 방문하여 최종 점검 및 교육 진행 예정 (목요일 저녁 미팅, 금요일 교육).
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중요 참고사항:
◦
시스템의 복잡성과 깊이로 인해 외부인이 이해하고 활용하기까지 상당한 시간과 설명이 필요할 것으로 예상.
