요약
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더 건강한 주식회사는 현재 활용 중인 OKR 시스템의 복잡성으로 인해 목표 관리에 어려움을 겪고 있습니다. 직원들의 노션 활용 미숙으로 슬랙을 통한 비효율적 소통 및 빈번한 실시간 업무 요청이 발생하는 상황입니다. 이는 전반적인 업무 생산성 저하와 체계적인 성과 관리의 부재로 이어지고 있는 것으로 진단됩니다.
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이러한 문제 해결을 위해, 노션 기반의 실용적인 OKR 시스템 재구축, 일반 업무 관리를 위한 직관적인 프로젝트 매니저 시스템 도입, 그리고 각 팀의 고유한 업무 특성을 반영한 맞춤형 워크플로우 솔루션 개발을 핵심 전략으로 제안합니다. 직원들의 노션 활용 능력 강화를 위한 체계적인 교육 및 매뉴얼화 전략이 병행될 필요가 있습니다. 궁극적으로 데이터 기반의 투명한 업무 관리 체계를 확립하고, 팀 간 시너지를 극대화하는 방향으로 개선할 것을 제안합니다.
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제안된 솔루션 도입을 통해, 더 건강한 주식회사는 목표 설정부터 성과 추적까지 전 과정의 가시성을 확보하고, 데이터 기반의 명확한 성과 관리가 가능해질 것으로 기대됩니다. 프로젝트 및 태스크 관리의 체계화를 통해 업무 효율성이 증대되고, 팀별 맞춤형 워크플로우는 특정 업무의 생산성을 극대화할 것으로 사료합니다. 최종적으로 직원들의 시스템 활용도 향상과 함께 전사적인 업무 프로세스 최적화 및 지속 가능한 성장 기반을 마련할 수 있을 것입니다.
1. 진단 개요
1) 진단 목적
본 진단 보고서는 '더 건강한 주식회사'의 현재 OKR 운영 및 전반적인 업무 관리 프로세스의 비효율성을 심층 분석하고, 노션(Notion) 기반의 통합 업무 관리 시스템을 구축하여 운영 효율성을 극대화하는 것을 목표로 합니다. 핵심은 분산되고 복잡한 목표 및 과업 관리 방식의 통합, 팀별 워크플로우 최적화, 데이터 기반의 협업 환경 조성 가능성을 평가하고, '더 건강한 주식회사'의 지속 가능한 성장을 위한 운영 기반을 마련하는 데 있습니다.
2) 진단일
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2025년 5월 29일
2. 현황 분석
본격적인 개선 방안을 논의하기에 앞서, 현재 더건강한 주식회사의 현장 관리 시스템이 실제로 어떻게 운영되고 있는지, 그 과정에서 어떤 비효율과 문제점들이 내재되어 있는지를 객관적이고 면밀하게 파악해야 합니다. 이 현황 분석은 단순히 문제점을 나열하는 데 그치지 않고, 표면적인 현상 너머의 근본적인 원인을 진단하여 실질적이고 효과적인 개선 전략을 수립하기 위한 기초 자료를 제공하는 데 목적이 있습니다.
1) 업무 규모 및 구성
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기업 연혁 및 지리적 확장성
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설립 2년 차의 성장 단계 기업
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충남 논산 및 대전에 사무실을 운영
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서울 지역으로 사업 확장을 준비
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조직 구조
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총 5개 팀으로 구성
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각 팀의 업무 특성이 상이하여, 일관된 시스템 적용 시 팀별 맞춤화 고려 필요.
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의사결정 및 관리 주체
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대표가 업무 시스템 개선 및 노션 도입에 대한 직접적인 관심과 의지를 보임.
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대표 중심의 변화 추진 동력이 존재함.
2) 프로세스 특징
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핵심 목표 관리 시스템(OKR)의 운영 한계
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현재 운영 중인 OKR 시스템이 과도하게 복잡하여 실용성이 저하된 상태임.
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목표 설정, 추적, 시각화 등 핵심 기능의 사용성이 낮아 직원들의 활용을 저해하고 있음.
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"차라리 텍스트로 쓰는 게 낫다"는 내부 평가가 나올 정도로 시스템에 대한 만족도가 매우 낮음.
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업무 요청 및 처리 방식
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정형화된 시스템보다 슬랙을 통한 실시간 업무 요청이 빈번하게 발생함.
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계획되지 않은 업무가 수시로 발생하여 기존 업무 흐름을 방해하고, 업무 누락의 위험성을 높일 수 있음.
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업무의 우선순위 관리 및 체계적인 진행 관리가 어려울 것으로 판단됨.
3) 인력 배치 및 활용도
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디지털 도구 활용 능력
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최근 노션이 도입되었으나, 직원들의 노션 활용 수준이 전반적으로 미숙함.
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기존 직원들에게 노션은 생소한 도구로 인식될 가능성이 높아, 학습 곡선 극복을 위한 노력이 요구됨.
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주요 업무 수행 도구 편중
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업무 관련 소통 및 지시가 주로 슬랙을 통해 이루어짐.
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슬랙은 기록 및 검색의 한계, 업무 히스토리 관리의 어려움으로 이어질 수 있음.
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정형화된 업무 관리 시스템보다 즉각적인 커뮤니케이션 도구에 대한 의존도가 높음.
4) 기술 인프라 현황
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주요 업무 관리 시스템
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노션: 최근 도입하였으나, 직원들의 사용 미숙으로 활용도가 낮은 상태임.
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기존 OKR 시스템: 운영 중이나, 복잡성 및 비효율성으로 인해 제 기능을 하지 못하고 있음.
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커뮤니케이션 도구
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슬랙: 주된 내부 소통 채널로 적극 활용 중임.
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시스템 간 연동 및 통합 부재
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목표 관리(OKR), 일반 업무 관리, 커뮤니케이션(슬랙) 도구가 분리되어 운영될 가능성이 높음.
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데이터가 분산되어 통합적인 업무 현황 파악 및 성과 추적의 어려움이 예상됨.
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효율적인 정보 공유 및 업무 흐름 연계가 미흡한 상태로 판단됨.
5) 의사소통 및 협업 체계
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주요 소통 채널
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슬랙을 중심으로 실시간 커뮤니케이션
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신속한 정보 전달에는 유리하나, 정보의 휘발성 및 검색/관리의 어려움을 야기할 수 있음.
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업무 요청 및 진행 상황 공유
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슬랙을 통한 업무 요청이 빈번함
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요청된 업무의 진행 상황 추적 및 완료 여부 확인을 위한 체계적인 시스템 부재
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이는 업무 누락, 마감일 관리 실패, 책임 소재 불분명 등의 문제로 이어질 수 있음.
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팀 간 협업 방식
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팀 간 업무 요청 및 자료 공유 방식이 명확히 정립되지 않았을 가능성을 시사함
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노션의 제한적인 권한 설정 기능을 고려할 때, 현재 정보 공유 범위 및 방식에 대한 검토가 필요하며, 투명한 정보 공유를 통한 협업 효율 증진이 요구됨.
3. 개선방안 제시
‘더 건강한 주식회사'의 현황 분석 결과를 토대로, 현재 직면한 운영상의 비효율을 개선하고 설정된 목표를 효과적으로 달성하기 위한 전반적인 개선 방향과 핵심 전략을 제시합니다. 본 개선안은 복잡하고 비효율적인 기존 시스템을 실용적으로 재편하고, 직원들의 디지털 도구 활용 역량을 강화하여 업무 생산성을 향상시키는 데 중점을 둡니다. 또한, 팀별 특성을 고려한 맞춤형 솔루션 도입과 체계적인 정보 공유를 통해 협업 효율을 극대화하는 것을 목표로 합니다.
1) 목표 관리 시스템(OKR) 실용화
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복잡성 최소화 및 직관성 강화
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기존 OKR 시스템의 과도한 복잡성을 제거하고, 직원들이 쉽게 이해하고 활용할 수 있도록 사용자 인터페이스(UI) 및 사용자 경험(UX)을 개선함.
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성과 추적의 명확성 확보
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핵심 결과를 달성하기 위한 구체적인 프로젝트 및 태스크까지 유기적으로 연결하는 구조를 확립함.
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태스크의 진행 상황이 프로젝트 성과로, 프로젝트 성과가 KR 달성도로, KR 달성도가 최종 Objective 달성 현황으로 상향식으로 자동 반영되는 추적 체계를 구축함.
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주기적 점검 및 피드백 활성화
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주별 스프린트 미팅 등을 통해 태스크 단위의 진행 상황을 정기적으로 점검하고, 이를 상위 목표 달성에 반영하는 운영 프로세스를 정립함.
2) 통합 프로젝트 및 업무 관리 시스템 구축
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범용 프로젝트 관리 시스템 도입
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OKR 관리 시스템과 별도로, 프로젝트를 포괄적으로 관리할 수 있는 프로젝트 매니저 시스템
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목표 관리와 실무 진행 간의 명확한 분리 및 연계
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단순 명료한 업무 구조 설계
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관리 단위를 '프로젝트'와 '태스크' 두 가지로 단순화하여 시스템의 복잡성을 낮추고 사용 편의성 증진
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프로젝트 핵심 정보와 하위 태스크들의 진행 상황을 직관적으로 파악할 수 있도록 구성
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실시간 업무 현황 공유 및 추적
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모든 프로젝트와 태스크의 진행 상태, 담당자, 마감일 등을 실시간으로 추적하고 공유하여 업무 누락을 방지하고 책임 소재를 명확히 함.
4. 개선 방안 구체화: 솔루션 제안
지금까지 제시된 실용적 OKR 관리 시스템 구축, 통합 프로젝트 관리 시스템(PM 시스템) 도입, 팀별 맞춤형 워크플로우 솔루션 적용, 체계적인 사용자 교육 및 매뉴얼화 지원, 그리고 PM 시스템과 연동된 팀 간 협업 및 정보 공유 시스템 강화 등 다양한 영역별 아이디어를 토대로, '더 건강한 주식회사'의 실제 업무 환경에 적용할 솔루션을 보다 구체적으로 제안합니다. 각 솔루션이 왜 필요한지, 무엇을 해결하는지, 어떤 기대효과가 있는지를 명확히 기술함으로써 '더 건강한 주식회사' 내 의사결정 및 실행 단계를 뒷받침하고자 합니다.
1) 실용적 OKR 관리 시스템
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제작 목적
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복잡하고 비효율적인 기존 OKR 시스템을 실용적으로 개선
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전사적 목표 설정부터 성과 추적까지의 전 과정을 명확하고 효율적으로 관리
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실질적인 목표 달성률 향상에 기여
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제작 이유
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기존 OKR 시스템의 복잡성 및 비효율
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현재 사용 중인 OKR 시스템이 과도하게 복잡하여 직원들의 실제 활용도가 현저히 낮음
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목표 관리가 불편하며 시각적인 만족도 역시 떨어짐.
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성과 추적의 단절
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목표(Objective)와 핵심 결과(Key Result)가 실제 실행 단계와 유기적으로 연결되지 않음
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실질적인 성과 추적과 목표 달성 기여도 파악이 어려움.
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솔루션 내용
1.
통합적 목표-성과 연동 구조 설계
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Objective(목표) - Key Result(핵심 결과) - Project(프로젝트) - Task(개별 업무)가 상호 유기적으로 연결되는 데이터베이스 구조 구축.
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최하위 태스크의 완료가 상위 프로젝트의 진행률에 반영되고, 이는 다시 KR 달성도 및 최종 Objective 달성 현황으로 자동 집계되는 시스템 구현.
2.
주간 스프린트 기반 진행 상황 관리
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주별 스프린트 미팅 등을 통해 각 태스크의 진행 상황을 점검하고, 해당 내용을 시스템에 기록 및 업데이트.
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이를 통해 목표 달성 과정을 주기적으로 모니터링하고, 필요한 조치를 적시에 취할 수 있도록 지원.
3.
직관적인 시각화 대시보드 제공
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OKR 달성 현황, 프로젝트 진행률, 개인별/팀별 업무 현황 등을 한눈에 파악할 수 있는 시각적 대시보드 구현.
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페이지 구성
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데이터베이스
1.
Objective DB
2.
Key Result DB
3.
Project DB
4.
Task DB
5.
Spring DB
6.
Annual Report DB
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자동화 시나리오
1.
트래킹 자동 관계형 생성 시나리오
2) 통합 프로젝트 관리 시스템 (PM 시스템)
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제작 목적
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OKR로 관리되는 전략 목표 외의 모든 일반 업무 및 프로젝트를 단일 시스템에서 체계적으로 관리
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업무 가시성을 확보하고 진행 상황 추적의 효율성을 높여 전반적인 업무 생산성 향상을 도모함.
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제작 이유
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OKR 외 일반 업무 관리의 필요성: OKR로 관리되는 전략 목표 외에, 일상적으로 발생하는 다양한 프로젝트 및 일반 업무들을 체계적으로 관리할 시스템 부재.
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비정형적 업무 요청 및 관리의 한계: 현재 슬랙을 통한 실시간 업무 요청이 빈번하여, 업무 누락 발생 가능성이 높고 진행 상황 추적이 어려움.
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업무 복잡성 가중: 다양한 업무들이 산재하여 관리 포인트가 분산되고, 전체적인 업무 흐름 파악 및 효율적 자원 배분 저해.
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솔루션 내용
1.
단순 명료한 2단계 업무 구조 (프로젝트 - 태스크)
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관리 단위를 '프로젝트'와 하위 '태스크' 두 가지로 단순화하여 시스템의 복잡성을 최소화하고 사용 편의성 극대화.
2.
프로젝트 핵심 정보 관리
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각 프로젝트별로 필요한 속성으로 구성후 관리.
3.
실시간 하위 태스크 진행 상황 추적
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프로젝트에 속한 개별 태스크들를 실시간으로 추적 및 공유.
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칸반 보드, 캘린더 뷰, 타임라인 뷰 등 다양한 보기 옵션 제공.
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페이지 구성
◦
데이터베이스
1.
Project DB
2.
Task DB
3.
Member DB
5. 기대효과
본 진단 보고서에서 제안된 노션 기반 맞춤형 업무 관리 시스템 도입을 통해 더 건강한 주식회사는 다음과 같은 다각적인 긍정적 효과를 얻을 수 있을 것으로 기대됩니다. 이는 단순한 시스템 도입을 넘어, 조직의 일하는 방식 변화와 지속 가능한 성장을 견인할 것입니다.
1) 전략 실행력 강화 및 목표 달성도 증진: "명확한 목표, 투명한 성과"
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전사적 목표와 개인 업무 간 연계성 강화
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개선된 OKR 시스템을 통해 회사 전체의 전략적 목표(Objective)와 핵심 결과(Key Result), 그리고 이를 달성하기 위한 팀/개인의 프로젝트 및 태스크가 명확히 연결됨.
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모든 구성원이 자신의 업무가 조직 목표에 어떻게 기여하는지 직관적으로 이해하고 업무에 몰입 가능.
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실시간 성과 추적 및 투명한 관리 실현
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개별 태스크의 진행 상황이 실시간으로 상향 반영되어, 목표 달성 과정을 투명하게 가시화함.
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정량적 데이터 기반의 성과 관리를 통해 객관적 평가 및 피드백 문화 정착 지원.
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목표 달성 과정의 선제적 위험 관리
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주간 스프린트 미팅 등 정기적인 진행 상황 점검을 통해 목표 달성의 장애 요소를 조기에 식별하고 신속하게 대응 가능.
2) 업무 프로세스 효율화 및 생산성 향상: "체계적인 관리, 효율적인 실행"
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반복적이고 비효율적인 업무 관리 방식 개선
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복잡했던 기존 OKR 관리 및 산발적인 슬랙 기반 업무 요청 방식에서 벗어나, 직관적인 프로젝트 관리 시스템과 표준화된 워크플로우를 통해 업무 처리 시간 단축.
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수동적인 목표 현황 취합 및 보고 업무 경감.
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팀별 업무 특성 최적화 및 생산성 극대화
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5개 팀 각각의 고유한 업무 프로세스에 맞춘 워크플로우 솔루션 적용으로, 팀별 작업 효율성 증대 및 불필요한 업무 단계 제거.
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"실시간 업무 요청"으로 인한 빈번한 업무 중단 감소 및 계획된 업무 집중도 향상.
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명확한 업무 분장 및 책임 소재 확립
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모든 프로젝트와 태스크에 담당자, 마감 기한 등이 명시되어 업무 누락 방지 및 책임감 있는 업무 수행 문화 조성.
3) 데이터 기반 의사결정 및 지속 성장 기반 마련: "데이터로 경영하고, 미래를 준비"
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운영 데이터의 체계적 축적 및 활용
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목표 달성 현황, 프로젝트 진행률, 팀별 업무 성과 등 정량적 데이터가 노션에 체계적으로 축적되어, 향후 성과 분석 및 개선 전략 수립의 기초자료로 활용.
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객관적 데이터를 통한 합리적 의사결정 지원
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조직 운영 및 자원 배분, 신규 사업 추진 시 직관이나 경험에 더해 객관적인 데이터에 기반한 정확하고 신속한 의사결정 가능.
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확장 가능한 운영 시스템 구축
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체계화된 업무 관리 시스템은 향후 조직 규모 확장 및 사업 다각화 시에도 안정적으로 운영될 수 있는 확장 가능한 기반 제공.
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시스템 구축 과정에서 "대표와 실무자가 함께 참여하여 워크플로우를 분석"함으로써 업무 체계에 대한 이해도 증진.
