요약
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블룸스버리 에듀케이션은 학원 운영에 있어 수동적 CRM 및 상담 관리, 독특한 수납 구조와 복잡한 시간표 관리의 어려움, 체계화되지 않은 마케팅 활동 등 전반적인 운영 비효율을 겪고 있습니다. 식당 사업 또한 단순 기록을 넘어선 데이터 기반의 프로젝트 관리 및 운영 효율화 필요성이 대두되고 있습니다. 핵심적으로는 통합 시스템 부재로 인한 정보 분산, 반복 업무 과중, 데이터 기반의 신속한 의사결정 및 전략적 성과 관리의 한계에 직면해 있습니다.
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이러한 문제 해결을 위해 노션(Notion) 기반의 맞춤형 디지털 워크플로우 시스템 구축을 제안합니다. 학원 부문에는 통합 CRM 및 상담 관리, 학사 운영 및 수납 효율화, 마케팅 자동화 및 캠페인 관리 솔루션을 우선적으로 도입하고, 학원과 식당 공통으로 내부 업무 및 프로젝트 관리 시스템을 구축하여 업무 효율을 극대화하고자 합니다. 식당 운영 관리 시스템은 학원 시스템 안정화 이후 단계적으로 구체화하여 전사적 디지털 전환을 완성할 것을 제안합니다.
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제안된 솔루션 도입을 통해 블룸스버리 에듀케이션은 반복적인 수동 업무를 절감하여 업무 생산성을 향상시키고, 분산된 데이터를 통합 관리하여 정보 접근성 및 활용도를 높일 수 있을 것입니다. 또한, 체계적인 고객 관리와 자동화된 마케팅 활동을 통해 고객 만족도 및 마케팅 성과를 증대시키며, 데이터 기반의 투명한 성과 관리 시스템을 통해 조직 전체의 목표 달성 및 지속적인 성장을 견인할 것으로 기대됩니다.
1. 진단 개요
1) 진단 목적
본 진단 보고서는 블룸스버리 에듀케이션의 학원 및 식당 운영 현황을 면밀히 진단하여, 비효율적인 업무 프로세스를 개선하고 데이터 관리 체계를 현대화하기 위한 구체적인 디지털 전환 방안을 제시하는 것을 목표로 합니다. 핵심은 노션(Notion) 기반의 맞춤형 솔루션 구축을 통해 고객 관리, 학사 운영, 마케팅, 내부 협업 등 핵심 영역의 효율성을 증대시키고, 데이터 기반의 의사결정 환경을 조성하여 클라이언트의 지속적인 성장 기반을 마련하는 데 있습니다.
2) 진단일
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2025년 5월 26일(월)
2. 현황 분석
본격적인 개선 방안을 논의하기에 앞서, 현재 블룸스버리 에듀케이션의 현장 관리 시스템이 실제로 어떻게 운영되고 있는지, 그 과정에서 어떤 비효율과 문제점들이 내재되어 있는지를 객관적이고 면밀하게 파악하는 것이 필수적입니다. 이 현황 분석은 단순히 문제점을 나열하는 데 그치지 않고, 표면적인 현상 너머의 근본적인 원인을 진단하여 실질적이고 효과적인 개선 전략을 수립하기 위한 기초 자료를 제공하는 데 목적이 있습니다.
1) 업무 규모 및 구성
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인력 구성
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클라이언트(대표)의 학원 법인과 식당 법인 두 개 총괄 운영.
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학원 사업부는 4개 지점 운영 중이며, 최근 마케터와 별도의 상담 인력 영입으로 조직 확충함.
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주요 인력 : 대표, 각 지점 원장 및 부원장, 마케터, 상담 전문 인력, 콜 데스크
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주요 업무 영역
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학원 사업
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학원 운영 총괄: 영어 유치부부터 대입 과정까지 포괄하는 교육 서비스 제공.
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원생 관리: 학부모 및 학생 대상 상담(신규, 기존, 과거), 문의 응대, 컨설팅 제공.
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학사 운영: 수업 개설, 시간표 편성, 학생 출결 및 이월 관리, 학습 피드백 전달.
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마케팅 및 홍보: 온라인 및 오프라인 마케팅 활동 기획 및 실행, 웨비나 개최, 홍보 자료 제작 및 배포.
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수납 관리: 수강료 청구, 결제 확인, 이월 처리 등.
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내부 운영: 직원 업무 관리, 업무 일지 작성, 상담 일정 조율, 프로젝트 진행 상황 관리, 신규 프로그램(예: SAT 과정) 기획 및 론칭.
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식당 사업:
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매장 운영 관리: 국내 4개 매장 운영, 일일 매출 및 업무 보고.
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브랜딩 및 마케팅: 브랜딩팀 운영, 프로젝트 및 일정 관리.
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해외 사업 확장: 해외 매장 오픈 준비 및 관련 프로젝트(마케팅, SNS 인플루언서 관리 등) 기획.
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업무 집중도
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대표의 학원과 식당 두 법인 주요 운영 및 전략 수립에 깊은 관여.
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특히 학원 사업의 경우, 마케팅 전략 강화, 신규 교육 프로그램 도입, 디지털 시스템(노션) 도입 검토 등 핵심 의사결정 주도, 운영 효율화에 대한 높은 관심 표명.
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다수의 사업체와 지점 관리로 인한 대표에게 업무 집중 가능성 존재, 이는 신속한 의사결정의 장점과 동시에 병목 현상 유발 가능.
2) 프로세스 특징
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수동적·반복적 업무 과중
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학부모 대상 컨설팅 진행 및 관련 기록 관리의 상당 부분 수동 진행.
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상담 이력, 학생 정보 등 중요 데이터의 구글 시트 수동 입력 및 관리로 데이터 취합 및 분석의 비효율 발생.
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카카오 채널을 통한 원생 문의 응대 후, 해당 내용의 별도 정리 및 시스템 입력 과정의 수동 진행 가능성 높음.
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웨비나 또는 설명회 신청자 정보 관리 및 후속 조치 과정에서의 반복적인 수동 작업 예상.
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AI 기술 도입의 초기 단계 및 한계
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카카오 채널 문의 초기 응대 AI 챗봇 자동화 방안 구상 단계, 미도입 상태.
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수집된 대화 내용의 노션 AI 활용 요약/분류 아이디어 고려, 현재 개별 AI 도구 탐색 단계로 판단됨.
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고려 중인 AI 기술들의 기존 시스템과의 유기적 연동 부재로 통합적 업무 자동화 효과 기대의 어려움.
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비정형·긴급 업무의 발생
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학생의 질병이나 부득이한 사정으로 인한 수업 결석 시 이월 처리와 같은 비정형적 업무 발생, 개별 확인과 수동 처리 필요.
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여름방학 특강 시즌 등 특정 시기 상담 문의 급증으로 인한 업무량 일시적 폭증 상황에 대한 유연한 대처 필요.
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다양한 국제학교 커리큘럼에 따른 수시 수업 개설 및 변경 필요 상황 발생 가능.
3) 인력 배치 및 활용도
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대표의 멀티태스킹 및 운영 업무 관여도 높음
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학원 4개 지점 및 식당 법인(해외 확장 포함) 운영 전반 총괄.
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세부적인 시스템 개선 방안 모색(본 컨설팅 의뢰)까지 직접 관리.
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신규 마케팅 전략 수립 및 실행, 새로운 교육 프로그램 도입 등 사업 확장 관련 핵심 업무 직접 관여.
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광범위한 업무 영역으로 인한 대표의 업무 부담 가중 가능성, 이는 장기적 사업 전략 구상 및 심층 분석 시간 확보의 제약 요인.
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데스크 직원의 다중 채널 응대 및 스케줄 조정 부담
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콜 데스크 직원의 기본 전화 응대 외 카카오 채널 등 문의 접수, 내용 파악 후 적절한 상담 담당자(원장, 부원장 등) 연결 및 스케줄 조율 역할 수행.
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다양한 채널 통한 문의 유입과 상담 예약 과정의 비효율로 인한 데스크 직원 업무 부담 가중 가능.
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업무 분장의 명확성 및 성과 관리 체계 미흡 가능성
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상담 이력, 업무 일지 등의 산발적 관리 또는 미작성은 팀별/개인별 업무 현황 및 성과 체계적 파악의 어려움 시사.
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최근 상담 인력 확충 및 인센티브 제도 도입 고려 상황, 명확한 업무 프로세스 및 성과 측정 기준 확립 필요.
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인력 가용성 파악의 비효율
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상담 담당 원장 및 부원장들의 실시간 가용 스케줄의 콜 데스크 직원 즉각적 파악 어려움.
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이는 상담 예약 과정의 지연 또는 착오 유발, 원생 경험 및 내부 업무 효율 저해 가능.
4) 기술 인프라 현황
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핵심 학원 관리 시스템의 기능적 한계 및 부재
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독특한 운영 방식(횟수 기반 수강료 정산, 유동적 이월 제도)으로 인한 시중 표준 학원 관리 프로그램 사용의 어려움.
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과거 스타트업 협력 통한 일부 필요 기능 맞춤형 개발 사용 중이나, 기능 추가 및 유지보수 과정의 불편함과 한계 인지. 이는 통합적 학원 운영 시스템 부재로 직결.
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개별 솔루션의 파편적 활용 및 데이터 분산
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구글 시트: 상담 이력, 업무 내역 등 주요 데이터 수동 입력 및 관리 용도.
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카카오 채널: 학부모 및 학생과의 주요 소통 창구, 상담 내용 별도 시스템 미연동.
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결제선생: 수납 업무 처리를 위한 외부 결제 솔루션.
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자체 개발 프로그램: 일부 학사 관리 기능(이월 처리 등) 사용, 전반적 업무 포괄 못함.
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각 솔루션의 독립적 운영으로 인한 데이터 분산, 통합적 정보 활용 및 워크플로우 구축의 어려움.
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수동 데이터 입력 및 관리에 대한 높은 의존도
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상담 이력, 학생 정보, 업무 일지 등 핵심 데이터의 구글 시트 등 수동 입력 관리, 데이터 정합성 확보 및 실시간 공유의 어려움.
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카카오 채널 대화 내용 요약/분석 위한 수동 복사 후 타 도구(예: 노션 AI) 입력 검토 등 높은 수동 작업 비중.
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웹사이트 기술적 이슈
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클라이언트 제공 학원 홈페이지 주소의 HTTPS 보안 프로토콜 미사용으로 인한 보안 취약 상태 확인 (클라이언트는 시험 앱 연동 과정의 일시적 문제로 인지).
5) 의사소통 및 협업 체계
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비공식 채널 의존 및 정보 기록 미흡
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과거 개인 카카오톡 업무 활용에서 점차 카카오 채널로 공식화 과정 중이나, 여전한 업무 관련 소통 내용의 비체계적 기록/공유 가능성.
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상담 내용, 업무 지시, 피드백 등의 공식 시스템보다 구두 또는 분산된 채널 통한 전달로 정보 누락 및 오해 소지.
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피드백 루프 및 업무 진행 상황 추적 시스템 부재
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업무 일지 작성 비활성화 등, 각 담당자 업무 진행 상황 실시간 파악 및 완료 여부 체계적 확인 시스템 미흡.
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이는 업무 지연 및 누락의 원인, 프로젝트 관리 효율성 저해 가능.
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지식 관리 시스템의 부재
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상담 노하우, 학부모 응대 우수 사례, 다양한 국제학교 커리큘럼 정보, 내부 업무 처리 절차 등의 표준화된 공유보다 개별 담당자 경험 의존 가능성 높음.
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중요 정보 및 지식의 비자산화로 신규 인력 교육의 어려움, 업무 품질 일관성 유지의 어려움.
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부서 간/담당자 간 협업 효율 저하 가능성
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분산된 정보와 비표준화된 업무 절차로 인한 부서 간 또는 담당자 간 원활한 정보 공유와 협업의 어려움.
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특히, 마케팅팀, 상담팀, 데스크 직원 간 유기적 정보 전달 및 업무 연계 중요하나, 현재 시스템상 한계 예상.
3. 개선방안 제시
블룸스버리 에듀케이션의 현황 분석 결과와 앞으로 나아가야 할 방향을 고려하여, 노션 기반의 업무 시스템 구축을 위한 전체적인 밑그림을 제시합니다. 이번 제안은 블룸스버리 에듀케이션의 핵심 업무 프로세스를 포괄적으로 개선하고, 데이터 기반 운영 체계를 확립하는 데 초점을 맞추고 있습니다. 각 영역별 솔루션은 독립적으로 존재하지 않고, 유기적으로 연결되어 블룸스버리 에듀케이션의 전반적인 효율성을 극대화하는 것을 목표로 합니다.
1) 통합 업무 관리 플랫폼 구축: 분산된 정보의 중앙 집중화 및 워크플로우 표준화
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노션(Notion) 기반 통합 데이터베이스(DB) 설계 및 구축
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학원 운영의 핵심 정보(학생 관리, 상담 이력, 수업 정보, 수납 내역, 마케팅 캠페인, 업무 일지 등)를 상호 연관된 형태로 통합 관리.
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식당 운영 관련 정보(일일 매출, 업무 보고, 프로젝트 현황 등) 또한 단계적으로 통합 가능한 구조로 설계.
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데이터의 분산 및 중복 입력을 방지하고, 정보의 일관성 및 접근성 향상.
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업무 프로세스별 맞춤형 템플릿 개발 및 적용
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원생 상담(신규/기존/과거 학생 분류), 학사 관리(시간표, 출결), 마케팅 활동(웨비나, 캠페인), 내부 업무(업무 일지, KPI 관리) 등 각 영역에 최적화된 템플릿 제공.
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표준화된 입력 양식 및 워크플로우를 통해 업무 효율성 증대 및 데이터 품질 확보.
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수동 업무의 자동화 및 반자동화 시스템 도입
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카카오 채널 연동을 통한 상담 내용 자동 기록 또는 반자동(복사/붙여넣기 후 AI 요약) 기록 시스템 구축 검토 (기술적 제약 고려).
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웨비나/설명회 신청, 안내 발송, 리마인더, 후기 취합 등의 프로세스 자동화.
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결제선생 API 연동을 통한 수납 정보 자동 연동 및 기록 간소화.
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내부 스케줄(상담 예약, 회의 등) 공유 및 알림 자동화.
2) 원생 관계 관리(CRM) 시스템 고도화: 데이터 기반 원생 관리 및 마케팅 성과 극대화
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세분화된 원생 정보 관리 체계 구축
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신규 잠재 원생, 재원생, 과거 수강생 등 원생 유형별 맞춤형 정보 관리.
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상담 이력, 수강 과목, 관심 분야, 주요 소통 내용 등을 체계적으로 기록 및 추적.
◦
개인화된 맞춤형 상담 및 마케팅 활동의 기반 마련.
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마케팅 퍼널 자동화 및 성과 분석 시스템 도입
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무료 자료 제공 → 잠재 원생 DB 확보 → 맞춤형 정보 발송 → 상담 유도 → 등록 전환으로 이어지는 마케팅 퍼널 자동화.
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각 마케팅 캠페인(웨비나, 설명회, 콘텐츠 마케팅 등)별 성과(유입, 전환율 등) 측정 및 분석 시스템 구축.
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데이터 기반의 마케팅 전략 수정 및 예산 배분 최적화.
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학부모/학생 맞춤형 정보 제공 플랫폼 구축 (단계적 접근)
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학생별 전용 페이지(수업 일정, 과제, 피드백, 성적 등) 구축 검토 (우피 등 외부 솔루션 연동 고려).
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투명한 정보 공유를 통한 학부모 만족도 및 신뢰도 제고.
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다수 학생 관리 시 운영 효율성 및 확장성 고려한 단계적 도입.
3) 내부 업무 효율화 및 협업 강화: 투명한 업무 공유 및 성과 중심 문화 조성
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표준화된 업무 보고 및 관리 시스템 도입
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개인별/팀별 업무 일지, 상담 일지, 프로젝트 진행 상황 등을 정형화된 방식으로 기록 및 공유.
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칸반 보드, 캘린더 뷰 등 시각적 도구를 활용하여 업무 현황 및 진행률 직관적 파악.
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"잊혀지는 업무" 방지 및 책임 소재 명확화.
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실시간 스케줄 공유 및 자원 관리 시스템 구축
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강사, 상담사, 회의실 등 내부 자원의 스케줄을 실시간으로 공유하고 예약할 수 있는 시스템.
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데스크 직원의 상담 예약 업무 효율성 증대 및 중복 예약 방지.
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KPI 기반 성과 관리 대시보드 구축
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팀별/개인별 핵심 성과 지표(상담 건수, 등록률, 매출 등)를 실시간으로 시각화하여 제공.
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목표 달성 현황 공유를 통한 동기 부여 및 건강한 경쟁 유도.
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성과 기반 인센티브 제도의 객관적 근거 마련.
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지식 관리 시스템 구축 및 활용 문화 조성
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학원 운영 노하우, 우수 상담 사례, 업무 매뉴얼, FAQ 등을 체계적으로 축적하고 공유.
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신규 인력의 빠른 업무 적응 지원 및 전체적인 서비스 품질 상향 평준화.
4) 기술 인프라 최적화 및 확장성 확보: 안정적 운영 기반 및 미래 성장 동력 마련
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기존 시스템(스타트업 개발 프로그램, 결제선생 등)과의 유연한 연동 방안 모색
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API 연동 등을 통해 노션 중심의 통합 플랫폼과 기존 시스템 간 데이터 흐름 원활화.
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완전한 대체가 어려운 기능은 연동을 통해 활용성 극대화.
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외부 솔루션(AI 챗봇, 우피 등) 도입 시 기술적 검토 및 통합 전략 수립
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AI 챗봇 도입은 전문 업체 탐색 및 기술적 실현 가능성, 비용 효율성 등을 종합적으로 검토.
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학생별 페이지 제공을 위한 우피 등의 솔루션은 수동 작업 범위 및 운영 리소스 고려.
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데이터 증가에 따른 시스템 성능 유지 및 관리 방안 수립
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노션의 데이터베이스 설계 최적화 및 주기적인 아카이빙 등 데이터 관리 전략 마련.
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향후 사업 확장에 따른 데이터 증가를 고려한 유연한 시스템 구조 설계.
4. 개선 방안 구체화: 솔루션 제안
지금까지 제시된 원생 관계 관리(CRM) 및 상담 프로세스 자동화, 마케팅 및 웨비나 운영 자동화, 학원 내부 운영 및 성과 관리 시스템화, 통합 데이터 관리 및 활용 체계 구축 등 다양한 영역별 아이디어를 토대로, 블룸스버리 에듀케이션의 실제 사업 환경에 적용할 솔루션을 보다 구체적으로 제안합니다. 각 솔루션이 왜 필요한지, 무엇을 해결하는지, 어떤 기대효과가 있는지를 명확히 기술함으로써 블룸스버리 에듀케이션 내 의사결정 및 실행 단계를 뒷받침하고자 합니다.
1) 통합 원생 관리 및 상담 효율화 솔루션
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제작 목적: 원생 정보 통합 관리 및 상담 프로세스 표준화를 통한 원생 만족도 향상과 업무 생산성 증대.
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제작 이유
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분산되고 비효율적인 상담 이력 관리: 현재 구글 시트 기반의 수동적 상담 이력 관리는 데이터의 통합적 활용 및 분석에 한계, 업무 효율성 저하 초래.
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체계적인 원생 분류 및 관리 부재: 신규 문의 원생, 재원생, 과거 수강생 등 원생 유형별 맞춤 대응 및 관계 관리 전략 실행의 어려움.
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상담 성과 측정 및 인센티브 연동 기반 필요: 상담 인력의 성과를 객관적으로 측정하고, 이를 인센티브 제도와 연동하기 위한 데이터 기반 부재.
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수동적인 학부모 컨설팅 방식 개선 필요: 학부모에게 제공되는 학생 관련 정보(수업 일정, 피드백 등) 전달 방식의 효율화 및 체계화 요구.
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솔루션 내용
1.
원생(학생/학부모) 정보 통합 관리
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학생 기본 정보(학년, 학교, 수강 과목, 연락처 등) 및 학부모 정보 연동 관리.
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원생 상태 자동 분류 (잠재 원생, 신규 등록생, 재원생, 휴원생, 퇴원생) 및 이력 관리.
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과거 수강 이력, 상담 이력 등 통합 조회 기능.
2.
상담 관리 통합 데이터베이스 구축
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모든 상담 내역(문의 채널, 일시, 상담자, 학생 정보, 주요 내용, 후속 조치)의 표준화된 양식으로 기록 및 중앙 관리.
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상담 유형(신규, 재원, 컴플레인 등) 및 진행 상태(접수, 진행 중, 완료, 보류) 실시간 추적.
3.
상담 가능 시간 연동 예약 시스템
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원장/부원장 등 상담 담당자별 실시간 스케줄(미팅, 강의, 부재 등) 공유 캘린더.
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콜 데스크 직원이 가용 시간 확인 후 즉시 상담 예약 및 담당자에게 알림.
4.
상담 성과 분석 및 리포트 자동 생성
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상담원별, 기간별, 문의 유형별 상담 건수 및 등록 전환율 등 자동 집계 및 시각화.
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인센티브 산정을 위한 기초 데이터 제공.
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페이지 구성
◦
데이터베이스
1.
원생 DB
2.
상담 DB
3.
일정 DB
4.
일일 리포트 DB
5.
월간 리포트 DB
6.
연간 리포트 DB
◦
자동화 시나리오
1.
원생 - 상담 관계형 생성 시나리오
2.
리포트 데이터 레코드 생성 시나리오
2) 자동화된 마케팅 지원 및 웨비나 운영 솔루션
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제작 목적: 반복적인 마케팅 업무 자동화 및 데이터 기반 성과 분석을 통한 마케팅 효율성 및 ROI 극대화.
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제작 이유
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잠재 원생 확보 채널의 비체계적 관리: 홈페이지나 카카오 채널을 통한 문의 시 잠재 원생 정보를 수동으로 확보하고 관리하는 방식의 비효율성.
◦
반복적인 웨비나/설명회 운영 업무 부담: 신청자 접수, 안내 발송, 리마인더, 줌 링크 전달, 후기 수집 등 일련의 과정이 수동으로 진행되어 시간과 인력 소모.
◦
마케팅 활동의 효과 측정 및 데이터화 미흡: 다양한 마케팅 활동(온라인 광고, 콘텐츠 배포 등)의 효과를 통합적으로 측정하고 다음 전략에 활용할 데이터 부재.
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솔루션 내용
1.
잠재 원생 자동 확보 및 관리 시스템
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홈페이지 문의 양식을 통해서 고객 리드 자동 수집.
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무료 학습 자료 제공 등 리드 마그넷 운영 시 신청자 정보 자동 기록 및 후속 마케팅 연계.
2.
웨비나/설명회 운영 자동화 워크플로우 구축
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온라인 신청 페이지 생성 및 신청자 정보 자동 DB화.
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행사 일정에 맞춘 자동 안내 메일/알림톡 발송 (참가 링크, 사전 자료 등).
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행사 전일/당일 리마인더 자동 발송.
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행사 종료 후 만족도 조사 및 후기 자동 발송/취합.
3.
마케팅 캠페인 통합 관리
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진행 중인 마케팅 캠페인(종류, 기간, 예산, 목표, 담당자) 현황 관리.
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채널별 유입 및 성과 데이터 기록 및 비교 분석 지원.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스
1.
고객 DB
2.
리드 DB
3.
신청 DB
4.
행사 DB
5.
행사 링크 DB
6.
후기 DB
7.
후기 이벤트 DB
◦
자동화 시나리오
1.
줌 링크 생성 시나리오
2.
오픈특강 참가 신청 시나리오(메일, 알림톡 발송)
3.
당일 안내 문자, 메일 발송 시나리오
4.
후기 모집 시나리오
◦
AI 자동화 시나리오
1.
배우고 싶은 점 분석 시나리오
2.
후기 분석 시나리오
3) 학생 맞춤형 정보 제공 포털 솔루션
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제작 목적: 학생 및 학부모 대상 맞춤형 학습 정보 제공을 통한 교육 만족도 증진 및 소통 강화.
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제작 이유
◦
학부모와의 소통 강화 및 정보 제공 체계화: 학생의 학습 과정 및 성과에 대한 학부모의 궁금증 해소 및 신뢰도 제고.
◦
수동적인 피드백 전달 방식 개선: 개별 학생에 대한 정보를 보다 효율적이고 지속적으로 제공할 수 있는 채널 필요.
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솔루션 내용
1.
학생별 전용 페이지 생성
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oopy 등 외부 솔루션 연동 가능성 고려
•
학부모에게 고유 링크를 통해 접근 가능한 페이지 제공.
2.
학습 관련 정보 통합 제공
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해당 학생의 수강 과목, 수업 일정, 출결 현황.
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수업 후 주요 피드백, 과제 내용 및 제출 현황, 평가 결과 등.
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학원 공지사항 및 학생 맞춤형 알림.
◦
주요 고려사항: 학생 수가 많을 경우(200-300명 이상) 페이지 생성 및 관리에 수동 작업이 상당 부분 필요할 수 있으며, 노션 자체 기능만으로는 원하는 수준의 정보 접근 제어가 어려워 외부 프로그램연동 및 추가 설정이 필요할 수 있음을 인지해야 함.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스
1.
학생 DB
2.
과제 DB
3.
학부모 소통 페이지 DB
◦
자동화 시나리오
1.
노션 - oopy 연동 시나리오
2.
공지사항 알림톡 발송 시나리오
◦
AI 자동화 시나리오
1.
주요 피드백, 평가 분석 시나리오
4) 수납 관리 연동 및 학사 운영 지원 솔루션
•
제작 목적: 수납 정보 접근성 향상 및 학원 특화 학사 운영 관리의 보조적 효율화.
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제작 이유
◦
분산된 수납 정보의 통합적 참고 필요: 현재 '결제선생'을 통해 수납이 이루어지나, 이 정보가 다른 운영 데이터와 분리되어 있어 통합적 상황 파악에 한계.
◦
특화된 학사 운영(이월, 횟수제) 관리 효율화: 자체 개발 프로그램을 사용 중이나, 일부 불편함 개선 및 노션과의 연계 가능성 타진.
•
솔루션 내용
1.
'결제선생' API 연동을 통한 수납 상태 조회
•
노션에서 학생별 또는 청구 건별 결제 상태(청구, 입금 확인, 미납 등) 확인 기능.
•
주요 고려사항: 노션은 회계/ERP 전문 시스템이 아니므로, 수납 기록은 참고용으로 활용하고 실제 회계 처리는 기존 방식 또는 전문 솔루션 유지 권장.
2.
수업 및 이월 관리 보조 기능 (현 시스템 보완)
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학생별 수업 횟수, 출결에 따른 이월 발생 내역 등을 노션에 기록 및 관리.
•
기존 스타트업 개발 프로그램의 불편한 부분을 보완하거나, 데이터 연동을 통해 노션에서 현황 파악 용이성 증대.
3.
시간표 관리 (현 시스템과 비교 검토)
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강사별, 과목별 시간표 등록 및 학생 배정 기능.
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현재 사용 중인 프로그램 대비 노션에서의 구현 용이성, 편의성, 타 데이터와의 연동성을 종합적으로 비교하여 도입 여부 결정.
•
페이지 구성
◦
데이터베이스
1.
원생 DB
2.
수납 DB
3.
월간 리포트 DB
4.
연간 리포트 DB
◦
자동화 시나리오
1.
리포트 데이터 레코드 생성 시나리오
2.
수납 정보 발송 시나리오
3.
결제 확인 정보 발송 시나리오
4.
취소 / 수정 / 재발송 시나리오
5) 식당 운영 관리 솔루션 (학원 시스템 안정화 이후 장기 과제)
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제작 목적: 다수 식당 매장의 운영 효율화, 브랜드 관리 강화 및 해외 사업 확장의 체계적 지원.
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제작 이유
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다수 매장 운영 현황의 체계적 관리 필요: 일일 매출, 주요 업무 사항, 특이점 등을 통합적으로 기록하고 분석할 시스템 부재.
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브랜딩 및 마케팅 프로젝트 관리 효율화: 브랜딩팀의 프로젝트 진행 상황, 일정 등을 공유하고 관리할 체계 필요.
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해외 매장 확장 준비 및 운영 관리 기반 마련: 해외 진출 시 마케팅, 인플루언서 관리 등 프로젝트성 업무의 효과적 관리 요구.
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솔루션 내용
1.
매장별 일일 운영 데이터베이스 구축
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일일 매출액, 주요 지출 내역, 원생 피드백, 특이사항 등 기록.
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매장별/기간별 실적 분석 및 보고서 생성 지원.
2.
프로젝트 및 태스크 관리 시스템 (브랜딩팀, 해외 확장팀)
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프로젝트(신메뉴 개발, 마케팅 캠페인, 인플루언서 협업, 해외 매장 오픈 준비 등) 목표, 일정, 담당자, 진행률 관리.
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산출물 및 관련 자료 중앙 관리.
3.
업무 일지 및 커뮤니케이션 기록
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팀별/개인별 주요 업무 내용 및 진행 상황 기록.
•
회의록, 의사결정 사항 등 공유.
5. 기대효과
1) 운영 효율성 증대 및 업무 생산성 혁신: "핵심 업무 집중 및 가치 창출 강화"
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핵심 업무 집중을 위한 시간 자원 확보
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상담 이력 수동 정리, 마케팅 캠페인 개별 설정, 웨비나 운영 수동 관리 등 반복적 행정 업무 시간 절감.
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대표 및 핵심 인력의 교육 프로그램 개발, 학생 심층 상담, 신규 사업 전략 구상 등 고부가가치 활동 집중 환경 조성.
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비효율적 업무 프로세스의 근본적 개선
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수기 데이터 입력, 분산된 정보 취합, 수동 알림 및 보고 등 비생산적이고 오류 발생 가능성이 높은 작업의 자동화 및 시스템화.
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"누락되는 상담 기록", "잊혀지는 후속 조치" 없는 체계적 고객 관리 및 내부 업무 처리 실현.
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신속한 정보 접근 및 즉각적 활용 체계 구축
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노션 기반 중앙 통합 데이터베이스를 통해 학생 정보, 상담 이력, 마케팅 성과 등 필요 정보 검색 시간의 대폭 단축.
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클릭 몇 번으로 운영 현황 확인 및 데이터 기반의 신속한 의사결정 지원.
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인적 자원의 전략적 활용 및 역량 강화
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자동화 및 시스템화를 통해 확보된 시간과 노력을 직원 전문성 강화, 교육 서비스 품질 향상, 학생 만족도 증진 활동 등 핵심 경쟁력 강화에 투자.
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업무 표준화를 통한 신규 인력의 빠른 적응 지원 및 업무 공백 최소화.
2) 데이터 기반 의사결정 체계 확립: "정확한 정보, 신뢰받는 교육 서비스"
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데이터의 정확성 및 일관성 확보
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표준화된 입력 방식(Notion 속성 활용) 및 자동화된 데이터 연동으로 수기 입력 시 발생 가능한 오류, 누락, 용어 불일치 문제의 근본적 차단.
◦
중앙 통합 데이터베이스 관리를 통한 정보의 중복 및 불일치 방지로 데이터 신뢰도 향상.
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향상된 정보 접근성을 통한 업무 투명성 증대
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모든 권한 있는 담당자가 동일한 최신 정보를 기반으로 업무 수행 및 유기적 협업 가능.
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데이터 기반의 투명한 정보 공유를 통한 내부 직원 간 신뢰 증진 및 책임감 있는 업무 수행 문화 조성.
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객관적 성과 분석 및 합리적 평가 기반 마련
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상담 실적(전환율 등), 마케팅 캠페인 ROI, 학생 만족도, 팀별 KPI 달성도 등 정량적 데이터에 기반한 객관적 성과 측정 및 평가 시스템 구축.
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인센티브 제도 운영의 공정성 및 투명성 확보.
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학부모 및 잠재 고객 신뢰도 향상
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정확하고 일관된 정보 제공, 신속한 문의 응대, 체계적인 학생 관리를 통해 교육 서비스 품질에 대한 신뢰도 제고.
3) 고객 만족도 제고 및 마케팅 성과 극대화: “고객 중심 서비스 및 성장 동력 확보”
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맞춤형 고객 관리 및 상담 품질 향상
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통합 CRM 시스템을 통해 축적된 학생 및 학부모 데이터를 기반으로 개별 니즈에 부합하는 맞춤형 상담 및 교육 서비스 제공 가능.
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상담 이력의 체계적 관리를 통해 모든 고객에게 일관되고 전문적인 상담 서비스 제공.
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학부모 소통 강화 및 교육 만족도 증진
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학생별 맞춤형 정보 포털(학습 현황, 피드백 등) 운영을 통해 학부모와의 소통 채널 확대 및 교육 과정 투명성 제고.
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정기적인 학습 리포트 및 중요 정보의 선제적 제공으로 학부모 만족도 및 학원 충성도 향상.
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마케팅 효율 증대 및 신규 고객 유치 확대
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자동화된 마케팅 프로세스(웨비나 운영, 리드 확보 등)를 통한 마케팅 인력의 전략적 업무 집중.
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캠페인별 성과 데이터 분석을 기반으로 효과적인 타겟 마케팅 전략 수립 및 신규 고객 유치 경로 다변화.
4) 지속 가능한 성장 및 미래 확장 기반 구축: "체계적인 시스템, 미래 경쟁력 확보"
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표준화된 운영 시스템의 정착 및 내재화
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주요 업무 프로세스의 표준화 및 시스템화를 통해 특정 개인의 경험에 의존하지 않는 안정적인 운영 체계 확립.
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일관된 고품질 교육 서비스 제공 및 신규 지점 확장 시 운영 노하우의 용이한 이식.
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데이터 자산의 전략적 축적 및 활용 가치 증대
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체계적으로 축적되는 운영 데이터(학생, 상담, 마케팅, 재무 기초 등)는 학원의 핵심 디지털 자산으로 기능.
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장기적인 데이터 분석을 통해 교육 프로그램 개선, 학생 관리 전략 고도화, 신규 사업 기회 발굴 등 전략적 활용 가능성 확보.
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조직 구성원의 디지털 역량 강화 및 변화 적응력 향상
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일상적인 노션 및 자동화 시스템 사용을 통해 직원들의 디지털 도구 활용 능력 자연스러운 향상.
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새로운 기술 및 업무 방식 변화에 대한 조직 전체의 수용성 및 적응력 증진.
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다각화된 사업 영역(식당 등) 관리 효율화 및 시너지 창출 기반 마련
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학원 운영 시스템 구축 및 디지털 전환 경험을 토대로 식당 사업 등 타 사업 영역으로의 체계적인 시스템 확장 및 운영 효율화 지원.
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미래 시스템 고도화 및 자체 개발 역량 강화의 발판
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솔루션 구축 및 운영 과정에서 축적된 사용자 피드백, 구체적인 업무 요구사항, 데이터 구조 설계 경험은 향후 자체 SaaS 개발 등 더 고도화된 정보 시스템 도입 시 실패 위험 감소 및 성공적인 디지털 전환 견인.
