개요
이 회의는 고객 커뮤니케이션 및 관리 시스템 구축 전략을 논의하기 위해 진행되었습니다. 주요 안건은 신규 및 기존 고객 대상 메일링 시스템 구축, 자동화 도구(Make, Solapi, Stibee) 선택, 고객 데이터 관리(CRM, ATS), 그리고 인재 관계 관리(TRM) 시스템 도입 방안이었습니다.
회의에서는 각 시스템의 기능적 요구사항, 기술적 문제점, 비용 효율성, 사용자 편의성 등을 다각도로 검토했습니다. 특히, 외부 API(BizNo)를 활용한 기업 정보 표준화, NotebookLM을 이용한 후보자-프로젝트 매칭 가능성 탐색 등 데이터 기반 의사결정 및 효율적인 업무 프로세스 구축에 대한 심도 있는 논의가 이루어졌습니다. 최종적으로는 각 시스템의 단계별 구축 계획과 담당자들의 역할에 대한 합의가 이루어졌습니다.
주요 학습 포인트
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고객 메일링 시스템 구축 시 목적(회사 소개, 마케팅)에 따른 적합한 도구(Make, Solapi, Stibee) 선택 전략
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ATS 및 CRM 시스템과 메일링 자동화 연동 방안 및 데이터 필터링 기준(고객 상태: Cold, Warm, Hot) 설정
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대량 메일 발송 시 발생 가능한 기술적 문제(과부하, 시나리오 타임아웃) 및 해결책 모색 (수동 다운로드 후 Stibee 활용)
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BizNo API를 활용한 기업 정보 데이터 표준화 및 CRM 정확도 향상 방안
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NotebookLM을 활용한 TRM(인재 관계 관리) 시스템 구축 및 후보자-프로젝트 매칭 효율화 가능성 탐색
요약
1.
회사 소개 메일 발송 시스템 점검
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주요 내용: 기존에 진행 중이던 회사 소개 메일 발송 시스템의 진행 상황을 점검하고, 메일 샘플 작성 여부, 파일 형식(OPG, PDF), 발송 형식(이미지 카드, HTML) 등에 대해 논의했습니다.
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부가 설명:
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메일 샘플은 회사 소개서 기반으로 작성하며, PDF 파일 첨부 및 이메일 본문에 페이지 형식으로 내용을 포함하는 방식을 고려합니다.
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메일 템플릿은 상단에 간단한 인사말, 중앙에 드래그 가능한 이미지 카드 형식, 하단에는 HTML 또는 텍스트 기반 상세 내용 및 버튼으로 구성하는 방안을 검토했습니다.
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ATS/CRM 시스템에서 메일 발송 버튼 클릭 시 해당 메일이 발송되도록 연동하는 것을 목표로 합니다.
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중요 참고사항:
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일부 참여자가 메일 템플릿 구현에 어려움을 겪고 있어, 추가적인 테스트와 논의가 필요합니다.
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Solapi 문자 발송 오류 문제도 제기되었으며, 원인 파악(Solapi, Make, Notion 중) 및 해결을 위해 Solapi 측에 문의를 넣어둔 상태입니다.
2.
기존 고객 메일링 서비스 구축 방안 논의
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주요 내용: 신규 고객 외 기존 고객 대상 메일링 서비스 구축 방안을 논의하며, 사용할 도구로 Solapi와 Make(자동화) 중 하나를 결정하기로 했습니다.
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부가 설명:
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마케팅 목적의 메일 발송에는 데이터 수집 및 분석에 용이한 마케팅 전문 툴(Solapi) 사용이 더 적합하다는 의견이 제시되었습니다.
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회사 소개서 발송 시 담당자 이름으로 발송해야 하는 요구사항은 Solapi 사용 시에도 컬럼 분리를 통해 해결 가능하다고 판단했습니다.
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전자책 무료 배포 후 데이터 수집 등 장기적인 고객 관리 및 마케팅 활동을 고려할 때, Solapi(또는 유사 마케팅 툴)를 활용한 시스템 구축이 유리할 것으로 보입니다.
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중요 참고사항:
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특정일(명절 등) 또는 정기적(월 1회)으로 콘텐츠를 발송하는 것을 고려하고 있으며, 대상은 CRM의 피플 데이터베이스에서 고객으로 저장된 이들로 설정합니다.
3.
고객 세분화 및 발송 대상 필터링
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주요 내용: 메일 발송 대상을 세분화하고 필터링하는 기준에 대해 논의했습니다. 초기 대상은 '채용 담당자' 중 상태가 '콜드(Cold)' 또는 '웜(Warm)'인 고객으로 설정하는 방안을 고려합니다.
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부가 설명:
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임원/대표 대상 메일과 채용 담당자 대상 메일 내용이 다를 수 있으므로, 향후 타겟팅 설정 기능이 필요합니다.
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고객 상태(콜드, 웜, 핫, VIP)에 따라 발송 여부 및 내용을 다르게 설정할 수 있는 유연한 시스템 구축을 희망합니다. (예: 콜드+웜 그룹, 웜+핫 그룹, VIP 그룹 등)
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알림톡과 이메일 중 선택 발송 또는 동시 발송 기능 구현을 요청했습니다.
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중요 참고사항:
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현재 타겟 고객 수는 약 300명이나, 향후 1,000명 이상으로 증가할 가능성이 있습니다.
4.
대량 발송 자동화(Make)의 한계 및 Stibee 활용 제안
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주요 내용: 현재 예상되는 고객 수(300명)는 문제가 없으나, 1,000명 이상으로 증가 시 Make를 이용한 자동 발송에 과부하 및 시간제한(40분) 문제가 발생할 수 있음을 지적했습니다. 이에 대한 대안으로 고객 리스트를 수동 다운로드하여 Stibee와 같은 이메일 마케팅 서비스에 업로드 후 발송하는 방식을 제안했습니다.
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부가 설명:
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Make는 순차 발송 방식으로, 500명 발송에 약 1시간, 3,000명 발송에 약 6시간이 소요될 수 있습니다.
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알림톡의 경우, 정형화된 템플릿보다는 유연한 메시지 작성이 가능한 '친구톡' 사용이 더 적합하며, 이 경우 데이터 축적에는 불리할 수 있습니다.
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정기적이지 않은 작업(월 1회 등)은 담당자가 사용법을 잊기 쉬우므로, 복잡한 자동화보다는 직관적인 수동 방식이 나을 수 있습니다.
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제안된 Stibee 활용 프로세스:
1.
CRM에서 고객 상태(콜드/웜) 및 기타 조건으로 필터링된 고객 데이터(이름, 이메일, 회사명, 직책)를 CSV 파일로 다운로드합니다.
2.
다운로드한 CSV 파일을 Stibee 주소록에 업로드합니다. (Stibee가 중복 데이터는 자동 필터링/업데이트)
3.
Stibee를 사용하여 이메일 캠페인을 생성하고 발송합니다. (이미지 사용, 디자인, 발송 성과 분석 용이)
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중요 참고사항:
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Stibee는 구독자 수에 따른 요금 구간이 있으며(예: 1,000명, 2,500명 등), 현재 예상 인원으로는 스탠다드 요금제로 충분할 것으로 보입니다.
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Stibee에서는 {회사명}, {이름} 등 개인화 변수를 제목과 본문에 사용하여 오픈율을 높일 수 있습니다.
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Notion에서 데이터 Export 시 전체 페이지로 열어 CSV로 내보내면 필터링된 속성 그대로 다운로드 가능합니다.
5.
Solapi 친구톡 발송 시 주의사항
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주요 내용: Solapi를 통해 '친구톡'을 발송할 경우, 카카오 채널 친구에게는 카톡으로, 미등록자에게는 문자로 발송되며, 이에 따른 과금 방식 및 한도 관리에 주의해야 합니다.
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부가 설명:
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과금: 친구톡(19원), 장문 문자(45원). 친구톡 발송 실패 후 문자로 전환 시, 친구톡 요금(19원) 선 차감 후 문자 요금(45원) 추가 차감, 이후 친구톡 요금 환불. 따라서 문자 발송 가능성을 고려하여 두 요금 합산액만큼 잔액을 확보해야 합니다.
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발송 한도: 기본 일일 500건, 요청 시 1,000건까지 증액 가능하나, 소명 필요 및 미사용 시 한도 감소 가능. 지속적 사용 의사를 전달하여 한도를 유지해야 합니다.
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중요 참고사항:
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엑셀로 대량 발송 시 필요한 정보는 주로 연락처와 이름(또는 치환 문자 내용)입니다.
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전화번호만 변경하여 유사한 형태로 고객 데이터를 다운로드 받아 Solapi에 업로드 후 발송하는 프로세스를 구축합니다.
6.
기업 정보 표준화를 위한 BizNo API 활용 논의
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주요 내용: CRM 내 기업 정보 입력 시 회사명 표기 불일치 문제를 해결하기 위해, BizNo API (닥터 API)를 활용하여 사업자 정보를 조회하고 표준화된 회사명 및 사업자등록번호를 가져오는 방안을 논의했습니다.
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부가 설명:
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BizNo API는 회사명, 사업자등록번호, 대표자명 등으로 기업 정보를 검색할 수 있습니다.
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무료 티어는 일일 200~300건 요청, 응답 건수 최대 500개로, 현재 사용량에는 충분할 것으로 예상됩니다. (유료는 연 330만원으로 비쌈)
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API 활용 방안:
1.
새로운 회사 정보 입력 시, 회사명을 BizNo API로 조회합니다.
2.
API 결과 중 첫 번째 값을 사용하여 표준화된 회사명과 사업자등록번호를 CRM에 저장합니다.
3.
이를 통해 데이터 일관성을 확보하고, 후보자와 회사 간의 관계 설정 정확도를 높입니다.
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API 요청 시 파라미터(검색 구분 GB: 3-상호명, 검색어 Q, 출력 타입: JSON, 페이지당 출력 개수 CNT: 1)를 설정하여 원하는 결과만 가져올 수 있도록 합니다.
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중요 참고사항:
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무료 API에서는 회사 웹사이트나 상세 주소 정보가 제한될 수 있습니다. (사이트에서는 확인 가능)
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기존에 등록된 기업 정보 중 사업자등록번호가 없는 경우, 이 API를 활용하여 업데이트할 수 있습니다.
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API 연동 중 URL 추출 관련 오류(한글 텍스트 반환)는 프롬프트 수정(URL 형식이 아니면 공백 출력, "www." 또는 "http" 포함 여부 체크)을 통해 해결했습니다.
7.
TRM (Talent Relationship Management) 시스템 구축 방안 및 NotebookLM 활용
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주요 내용: TRM 시스템의 주요 목표(후보자-프로젝트 매칭, 고객사 인재 이동 관리, 핵심 인재 풀 관리)를 정의하고, 이 중 후보자-프로젝트 매칭 및 핵심 인재 풀 관리를 위해 NotebookLM 활용 가능성을 검토했습니다.
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부가 설명:
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NotebookLM 활용:
1.
후보자 정보, 기업 정보, 프로젝트 JD(Job Description)를 각각 구조화된 마크다운(MD) 파일로 준비합니다.
2.
이 MD 파일들을 NotebookLM에 소스로 업로드합니다. (무료 50개, 유료 300개 소스 지원)
3.
NotebookLM 채팅 인터페이스를 통해 "특정 프로젝트에 적합한 후보자 추천" 또는 "특정 경력(예: 인허가 7년차 이상)을 가진 후보자 검색" 등을 질의합니다.
4.
NotebookLM은 업로드된 정보 기반으로 답변하며, 인용된 소스로 바로 이동 가능합니다.
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데이터 준비 (마크다운 형식):
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후보자: 이름, 성별, 출생연도, 나이, 최종학력, 총경력, (현/전)회사명, 직책, 직군, 핵심역량, 보유기술, 언어능력, 자격증 등
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기업: 회사명, 산업분류, 업종, 종업원 수, 매출액, 기업개요, 주요제품, 회사정보 등
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프로젝트: 공고제목, 회사명, 공고내용 원본, 경력요건, 직군, 핵심역량, 주요 키워드 등
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NotebookLM 공유 기능을 통해 다른 팀원도 학습된 데이터를 기반으로 질의응답이 가능합니다. (개인 계정 간 공유 권장)
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중요 참고사항:
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현재 필터링된 후보자 데이터(약 196명)는 NotebookLM 무료 티어로도 충분히 업로드 가능합니다.
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데이터 정제(경력사항, 핵심역량 등 누락 정보 보완) 후 마크다운으로 변환하는 작업이 선행되어야 합니다.
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NotebookLM은 실시간 연동이 아닌, 수동으로 데이터를 업데이트하고 질의하는 방식입니다.
8.
CRM 내 회사 정보 자동 생성 및 관계형 자동 연결 방안
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주요 내용: 후보자(People DB) 입력 시, 해당 후보자의 근무 회사 정보를 바탕으로 회사(Company DB) 정보를 자동으로 생성하거나 기존 정보와 연결하는 자동화 방안을 논의했습니다.
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부가 설명:
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자동화 프로세스 제안:
1.
후보자 정보 입력(또는 자동 입력 버튼 클릭) 시, 후보자의 (최근) 근무 회사명 추출.
2.
추출된 회사명을 BizNo API를 통해 표준화된 회사명으로 변환.
3.
표준화된 회사명으로 Company DB 검색.
4.
회사 정보가 Company DB에 있는 경우: 해당 회사와 후보자 간의 관계형 자동 설정.
5.
회사 정보가 Company DB에 없는 경우:
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Company DB에 새로운 회사 레코드 생성 (표준화된 이름 사용).
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생성된 회사 레코드에 대해 BizNo API 자동화 실행하여 사업자등록번호 등 추가 정보 업데이트.
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새로 생성/업데이트된 회사와 후보자 간의 관계형 자동 설정.
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이 자동화는 후보자 데이터 입력 시 트리거되거나, 일괄 처리 버튼을 통해 실행될 수 있습니다.
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중요 참고사항:
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이력서상의 회사명이 비표준적이거나 다양하게 표기될 수 있으므로, BizNo API를 통한 표준화 단계가 중요합니다.
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하루 처리 건수 제한(BizNo API 무료 티어 기준 약 200건)을 고려해야 합니다.
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해당 시나리오는 복잡성이 있어 추가적인 테스트 및 개발 후 적용하기로 했습니다.
9.
Make 시나리오 내 필터 설정 방법
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주요 내용: Make 시나리오 진행 중 특정 데이터 값의 존재 유무에 따라 흐름을 제어하는 필터 설정 방법을 확인했습니다.
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부가 설명:
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모듈 간 연결선(경로)을 클릭하여 필터 설정 창을 엽니다.
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조건을 설정할 변수(예: 회사명)를 선택하고, ' 존재할 때(exists)' 또는 '존재하지 않을 때(does not exist)' 등의 조건을 지정하여 해당 조건이 참일 경우에만 다음 단계로 진행되도록 설정할 수 있습니다.
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중요 참고사항:
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이를 통해 특정 정보(예: 담당자 이름, 프로젝트 이름)가 누락된 경우 문자 발송 등을 중단시켜 오류를 방지할 수 있습니다.
10.
향후 계획 및 마무리
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주요 내용: 논의된 내용(Solapi 연동, Make 시나리오, CRM-Company DB 연동 자동화, TRM용 NotebookLM 데이터 준비)을 바탕으로 담당자가 오프라인에서 시스템 구축 및 테스트를 진행하기로 했습니다.
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부가 설명:
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다음 미팅(29일, 30일)에서는 구축된 시스템 검토 및 대시보드 구성 등을 진행할 예정입니다.
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6월에는 최종 점검 및 추가 개발을 진행합니다.
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중요 참고사항:
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오늘 논의된 자동화 시나리오들은 대부분 담당자가 내용을 이해했으므로, 독립적으로 개발 진행 후 결과를 공유하기로 했습니다.
