요약
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헤어원네스트는 뛰어난 미용 실력과 성장 잠재력에도 불구하고, 차별화되지 못한 기존 CRM 시스템, 프리미엄 가치 전달의 어려움으로 인한 대표의 시간 부족, 체계적이지 못한 내부 정보 관리 등의 문제에 직면하여 고객 경험 강화와 운영 효율성 증대에 한계를 보이고 있습니다.
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노션 기반 시스템 구축은 개인화된 고객 전용 포털 제공, 내부 스타일 및 지식 데이터베이스 구축, 자동화된 고객 커뮤니케이션 시스템(선택적 구축)을 통합적으로 제공하여, 고객에게 '특별 관리' 경험을 효과적으로 전달하고 내부 정보 자산을 체계화하며 반복적인 관리 업무를 자동화하여 운영 효율성을 극대화하는 것을 목표로 합니다.
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시스템 구축을 통해 고객 만족도 및 충성도 제고, 대표의 핵심 업무 집중 시간 확보, 데이터 기반의 맞춤형 서비스 제공, 체계적인 내부 지식 관리 시스템 확립을 달성하고, 나아가 미래 프랜차이즈 확장을 위한 표준화된 운영 기반을 마련하여 미용실의 경쟁력을 강화하고 지속 가능한 성장을 견인할 것으로 기대합니다.
1. 진단 개요
1) 진단 목적
미용실 CRM을 위한 노션(Notion) 시스템 구축을 통해 고객 상담‧이력 관리의 자동화와 프리미엄 서비스 이미지 강화를 달성하고, 대표님 개인에게 집중된 업무 부담을 체계적으로 분산하는 것을 목적으로 합니다. 또한, 향후 지점 확장(프랜차이즈화)을 고려해 직원 매뉴얼과 데이터베이스를 표준화하여 지속 성장 기반을 마련하는 데 있습니다.
1. 자동화로 업무 효율 확보
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시술 예약‧사후관리 등 반복되는 고객 응대 과정을 자동화하여 대표 개인의 업무 과중을 완화
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본업(미용 기술 개발 및 서비스 품질 향상)에 집중할 시간을 확보
2. 고객 맞춤형 프리미엄 경험 제공
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고객에게 시술 이력, 스타일 추천, 제품 안내 등이 체계적으로 정리된 ‘개인 전용 페이지’를 제공
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고객이 “관리받고 있다”는 만족감과 고급 이미지를 제고
3. 데이터 기반 의사결정
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고객 시술‧재방문 기록, 선호 제품 등의 DB를 축적
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매장 운영 및 마케팅 전략을 객관적인 데이터로 수립할 수 있는 기반 마련
4. 중장기 확장성 고려
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향후 전국구 프랜차이즈 추진 시, 표준화된 시스템(고객 DB + 내부 매뉴얼 + 자동화 시나리오)으로 지점마다 쉽게 적용 가능
5. 직원 매뉴얼 및 협업 체계
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노션 기반 업무 매뉴얼과 협업 워크플로우를 마련
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인력 충원 시 빠른 온보딩과 업무 연속성을 보장
6. 내부 전문성 강화 및 전문 이미지 확립
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‘고객 상담 → 사후 제품 안내’ 과정을 IT시스템(노션 + 메이크 + 카카오 비즈채널)으로 스마트하게 운영
2) 진단 일시
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2025년 4월 7일(월) 오후 9:30
2. 현황 분석
1) 업무 규모 및 구성
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프리미엄 미용실로서 고객층 확장
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고가 시술을 원하는 고객들이 점차 증가하고 있음.
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예약이 최대 반년 이상 미리 차는 상황으로, 미용실 운영 전체가 대표 1인에게 집중되어 있음.
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대표 1인 의존도 과중
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예약 관리, 전화 상담, 시술, 사후 문자(알림) 모두 대표가 전담하는 구조.
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사소한 CS(예: 시술 후 제품 문의)까지 직접 챙기느라 하루 2~3시간씩 반복 업무에 할애.
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직원(혹은 보조 스태프) 활용 필요
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향후 직원을 고용하거나 외주 형태(매장 매니저 등)를 도입해도, 체계적 매뉴얼‧DB가 없으면 똑같이 대표가 모든 확인·지시를 내려야 함.
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시술 전문성과 경영·CS 관리를 분리할 수 있는 시스템 마련이 시급.
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프랜차이즈화 가능성
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이미 지역(평택) 내에서는 업계 최상위 매장으로 성장.
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머지않아 서울 진출, 혹은 지점 확대 계획이 존재.
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지속 성장을 위해, 지금부터 DB‧자동화‧매뉴얼 기반을 다져놓아야 향후 확장이 수월함.
2) 프로세스 특징
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수동 상담 과부하
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예약 전에 문의, 예약 후 문의가 전화‧카톡으로 몰림.
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이름 오름차순 같은 단순 분류 방식을 써서, 고객별 과거 기록 찾기가 비효율적.
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분산된 데이터
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사진(시술 전‧후), 시술 내용, 고객 특이사항, 사용 제품(올리브영 vs. 살롱 제품) 정보가 한 곳에 모여 있지 않음.
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고객 문진·피드백 등을 관리할 전용 시스템이 없어, 대표가 개별 폴더와 메모장으로 기록.
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자동화 부재
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예약일 +3일 전 안내, 시술 후 +20일 문자, 특정 VIP 고객 전용 알림 등 모든 게 ‘손수’ 발송.
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대표 휴무일에도 문자를 보내야 해, 쉬는 날이 사실상 없고 고객들도 빠른 응답을 기대.
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고객별 히스토리 공유 어려움
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“내가 이전에 무슨 스타일로 했었는지, 언제 염색했는지, 어떤 제품이 잘 맞았는지”를 고객이 스스로 확인하기 어려움.
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프리미엄 시술 대비 “관리받는다”는 인상이 부족해, 가격 저항이 생길 수 있음.
3) 인력 배치 및 활용도
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대표 1인 체제로 인한 번아웃 위험
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대표가 접객·시술·상담·관리 등을 모두 맡아 처리.
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휴무가 있어도 예약 세팅·문자 등을 챙기다 보니 실제 쉼을 보장받기 어려움.
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체계화된 시스템이 없어 직원 증원이 어려움
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매출이 늘어도, 업무 표준과 매뉴얼이 없으면 새로운 인력을 쉽게 교육·위임하기 힘듦.
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새로운 스태프가 들어와도 대표가 계속 검수·지시해야 하므로 효율 개선이 미미할 수 있음.
4) 기술 인프라 현황
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카카오톡, 네이버 예약, 개인 폴더, 구글 시트 등 혼용
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자동화나 일원화된 DB가 없어, 데이터 중복‧누락 우려가 큼.
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예약/결제 시스템은 따로 있지만, CRM은 사실상 수동으로 이루어짐.
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노션 기초 사용 시도
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대표가 직접 노션 DB를 조금 다루지만, 댓글/필터/공유 권한 등 제대로 활용 못해 시간이 많이 소요됨.
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사진‧제품‧스타일 DB를 만들고 싶지만, 어떻게 설계‧자동화해야 할지 막막한 상태.
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자동화 툴(메이크, 카카오 비즈 메시지) 미도입
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반복적인 예약 안내·후속 알림을 메이크 등의 워크플로우 자동화로 연결할 수 있음.
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현재는 전혀 적용되지 않아, 모든 안내를 수작업으로 발송.
3. 개선방안 제시
미용실 CRM을 고도화하기 위해 노션(Notion) + 우피(oopy) + 메이크(Make) + 카카오 비즈채널을 연동하는 방안을 제안합니다. 대표의 업무 시간을 획기적으로 줄이고, 고객 서비스 품질을 높이며, 향후 지점 확장도 가능하도록 표준화‧자동화 체계를 마련하는 데 집중합니다.
1) 개인화된 고객 포털 구축
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제작 이유
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고객이 프리미엄 시술 대비 “체계적 관리”를 받는다고 느끼지 못함.
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시술 전‧후 사진, 제품 추천을 문서나 구두로만 안내해 재방문 유도 어려움.
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솔루션 내용: 프리미엄 고객 대상으로 개인 Notion 페이지 (또는 oopy 등 외부 연동 툴 활용) 제공.
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포함 정보:
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헤어 히스토리: 시술 날짜, 내용, 시술 전후 사진(측면/후면 위주, 고객 동의 기반) 등 시각적 이력 관리.
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맞춤 스타일 제안: 고객 얼굴형, 모발 상태, 선호도 기반 추천 스타일 (이미지, 설명 포함). 데이터베이스 필터 기능 활용.
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홈케어 가이드: 시술 후 관리법, 추천 제품 (사용법 영상 링크 포함 - 필요시 제작).
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관리자 메모 (비공개): 고객 특성, 상담 내용 등 내부 관리용 정보는 고객에게 비노출 처리.
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구현: Notion 데이터베이스를 기반으로 구축하되, 고객에게는 Woopy 등 별도 솔루션을 통해 깔끔하고 정보 접근이 용이한 형태로 제공 (내부 메모 숨김 처리).
2) 내부 스타일 / 지식 데이터베이스 구축
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제작 이유
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향후 스태프나 디자이너를 새로 채용할 때, 업무 숙지나 온보딩에 시간이 오래 걸림.
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대표가 모든 것을 가르쳐야 해, 운영 확장 시 한계.
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솔루션 내용: 대표님 전용 Notion 데이터베이스 구축.
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헤어스타일 아카이빙: 스타일 사진(가로 권장), 관련 연예인, 어울리는 얼굴형/모질, 시술 포인트 등 태그(#) 기반 정보 축적.
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AI 활용 가능성 탐색: 이미지 분석 AI를 활용하여 얼굴형, 스타일 특징 자동 태그 가능성 검토 (테스트 및 프롬프트 엔지니어링 필요).
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제품 정보: 추천 제품 리스트, 특징, 사용법, 대상 고객 등 정보 정리.
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활용: 필터 기능을 통해 특정 조건(ex: 계란형, 단발, 웨트 스타일)에 맞는 스타일/정보를 빠르게 검색하여 고객 상담 및 내부 연구에 활용.
3) 자동화된 CRM 시스템 구축
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제작 이유
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예약 일정이 분산 관리되어 대표가 일일이 전화‧문자 안내해야 함.
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휴무일에도 예약 안내 등 연락 부담이 발생.
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솔루션 내용: 반복적인 알림 및 정보 제공 자동화 (필요시 추후 구축).
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예약 리마인더: 예약일 기준 자동 알림톡 발송 (카카오 비즈니스 채널 연동).
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맞춤형 사후 관리 메시지: 시술 후 일정 기간(ex: 20일) 경과 시 관리 팁, 제품 추천 등 맞춤 메시지 자동 발송 (주말 제외 발송 등 조건 설정 가능).
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사전 문진/상담 간소화: 자주 묻는 질문 기반 챗봇 또는 설문 폼 연동 검토.
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구현: Notion 데이터베이스(고객 정보, 예약일)를 Make(자동화 툴)와 연동하여 카카오 알림톡 발송 시스템 구축.
4. 기대효과
1) 업무 효율성 및 생산성 극대화
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반복 CS(사전‧사후안내) 자동화
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하루 2~3시간씩 소모되던 안내/문의 대응 시간을 대폭 줄여, 대표가 시술 연구·고객 응대 품질 향상에 집중 가능.
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수작업 오류 감소 & 직원 생산성 향상
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예약 변경·중복 실수 등이 줄고, 담당자 간 정보 공유가 원활해져 업무 중복 최소화.
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자동화로 대표 휴무 확보
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휴무 중 예약 정보가 수정되거나 고객 문의가 들어오더라도, 알림톡 시나리오가 대응하므로 대표가 즉각 대응할 필요가 줄어듦.
2) 정보 관리 및 시스템 체계화
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데이터 통합‧체계화
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고객 이력, 사진, 제품 정보가 단일 DB로 관리되어 검색과 활용이 용이.
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향후 확장 시 직원들이 동일 시스템에 접속만 하면 통합 관리 가능.
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매뉴얼‧노하우 공유
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대표의 경험·노하우가 노션 매뉴얼로 정리돼 조직 자산화.
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새 인력‧외주 협업 시 별도의 “전달‧설명” 부담 없이 표준 문서를 공유.
3) 사업 확장 및 지속 성장 기반 마련
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프랜차이즈화 준비
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각 지점에서도 사용할 통합 예약·시술·매뉴얼 시스템을 사전에 구축.
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지점별 고객·시술 DB가 쌓이면, 전사적으로 “프리미엄 헤어 브랜드” 이미지 공고화.
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데이터 기반 경영
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고객 재방문 간격, 제품 매출 기여도, 이벤트 참여율 등 객관 지표를 통해 마케팅·서비스 전략 수립.
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경쟁 매장 대비 차별화된 “첨단 시스템” 보유로 브랜딩 가속.
4) 장기적인 기업 경쟁력 강화
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지속 가능한 운영 체계
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대표 1인 의존도를 줄이고, 시스템·데이터가 축적되어도 관리가 용이하므로 장기적 안정성 확보.
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고객 만족 및 충성도 향상
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시술 이력과 맞춤 알림으로 “이 미용실은 정말 나를 잘 알고 관리해준다”는 인상 → 단골 확보.
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전문 이미지 부각
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자동화 + 노션 CRM을 운영하는 미용실로서, “IT 기반 프리미엄 살롱” 포지셔닝 가능.
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고객 사이 입소문과 SNS 홍보에서 차별화된 경쟁력 확보.
