개요
본 영상은 외식업 운영의 효율적인 재고 시스템 구축을 목적으로 한 심층 실무 워크샵 녹화 영상입니다. 특히 유통 및 식자재 관리를 수기로 진행하거나 노션(Notion)을 처음 도입하고자 하는 현업 경영자 및 실무자를 대상으로 하며, 노션을 활용한 발주-입고-출고-제고 관리의 완전 자동화 시스템 설계 과정을 실제 사례를 통해 설명합니다. 영상에서는 특히 발주 기준 설정, 수량 자동화, 노션 속성 관리, 업무 단계 흐름의 정형화, AI/자동화 도입 가능성 등 실제 운영상 필요한 항목들을 구조적으로 다룹니다.
영상은 제조형 외식업 환경(특히 야채/음료/육류 등의 입출고 절차가 빈번한 곳)을 중심으로 설계되었으며, 재고 데이터와 공정 데이터 사이의 연계를 통해 공정 시간/작업 부담 예측 기반 시스템까지 확장됩니다. 단순 도구 사용법을 넘어서 실제 운영 구조 설계까지 다룸으로써 노션의 현업 적용 및 시스템화 어려움을 해결하고자 하는 전문가 수준의 질문과 해답이 제시됩니다.
주요 학습 포인트
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노션 DB를 활용한 외식업 재고 관리 시스템 전체 구조 설계
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수기 영수증/불완전 데이터 환경에서의 자동화 전략
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발주 기준 설정(적정 재고, 입고 수량, 발주 빈도)에 따른 논리적 흐름
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시스템에 맞춰야 하는 명칭 통일성 개념의 중요성과 오타 방지 설계
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업무 공수가 예측 가능한 DB 설계를 통한 KPI 기반의 인력 평가 구조화
요약
1. 대화 시작 및 대상 고객층 파악 (00:00 - 05:30)
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주제: 고객 타겟층 파악 및 현장 경험 공유
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핵심 개념: 고객의 연령대 및 예산 고려, 오프라인 방문자 연령대 분석
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중요 발언: "30살이 제일 어리고, 대부분 40대 중반~50대 초반"
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실무 팁: 현 고객 세그먼트에 맞는 서비스/가격 설계는 데이터 기반으로 판단해야 함
2. 재고 관리 시스템 설계 시작 (05:30 - 13:00)
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주제: 발주 프로세스 정의 및 첫 번째 업무 흐름 설계
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프로세스:
1.
정해진 요일에 발주 (예: 화요일/금요일)
2.
정량 설정 - 맥스로 필요한 수량 & 현재 수량 확인
3.
워크시트에서 발주 알림 체크된 항목만 발주
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시연: WhatsApp으로 주문 요청, 주문서 캡처 후 이미지로 전달
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주의사항: 발주 주기와 제고 기준이 충돌할 경우 예외 처리 필요
3. 입고 & 수령 방식 설계 (13:00 - 20:00)
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주제: 구매 후 수령 절차 (딜리버리 vs 픽업 분리)
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단계:
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한국마트: 수요일 직접 픽업 (차량 이동)
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야채/음료: 딜리버리
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핵심 개념: 수령 시 주문서 출력, 현장 수량 확인 및 영수증 필요
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주의사항: 일부 업체는 영수증 미지급, 수기 작성 → 표준화 필요
4. 주문서 자동화 및 입고 DB 연동 구조 설계 (20:00 - 28:00)
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주제: 오더 DB → 인벤토리 입력 자동 연결
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구성 구조:
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주문 물품 선택 필드 → 고정 드롭다운 명칭 사용
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발주 수량/날짜/공급업체 직접 입력
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인벤토리 A1, B1에 자동 분배 (야채, 음료 분류)
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자동화 기획: 주문 물품 → 입고 DB 자동배분 위한 명칭 통일
5. 영수증 문제와 데이터 입력 자동화 설계 방안 (28:00 - 34:00)
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문제점: 다수가 수기 영수증 사용 → AI OCR이 어렵고 오류 발생 빈도 높음
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제안: 표준 주문 폼 작성 + 자동화는 프롬프트 정교함에 영향
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해결 방안: 주문 물품 드롭다운화 → 선택값으로 DB 자동 매핑
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실무 팁:
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오타 방지를 위한 스펠링/띄어쓰기 통일성 유지
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수기 입력 시 검수 과정 단계 추가
6. 수령 확인 절차 및 버튼 기반 자동 필터링 (34:00 - 41:00)
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주제: 노션 DB에서 수령 필터링 UI UX 설계
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작업:
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수령 확인 버튼 → 체크박스로 이분법 처리
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수령한 항목은 별도 탭으로 필터 → 작업 명확성 확보
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확인 취소 버튼도 설정하여 복귀 가능
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시연 내용: 갈비찜 소스 3개 → 수령 확인 클릭 → 자동 탭 이동
7. 입고 등록/입력 자동화 플로우 챠트 설계 (41:00 - 50:00)
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주제: 입고 DB와 주문 DB 연결 설계
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절차 흐름:
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오더 → 수령 확인 → 인벤토리 IN 자동 기입
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인벤토리 IN → 재고 총량 자동 누적
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주요 발언: "입고 수량만 AI OCR로 불러오고 검수만 하면 된다"
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노션 사용 팁: 자동값 연동 위해 Rollup 및 관계 필드 적절히 연결 필요
8. 출고 시스템 설계 및 A2/A3 구간 분리 논의 (50:00 - 01:00:00)
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주제: 출고 단위 별 자동화 및 가공재(야채) 기준 출고량 정의
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고민 포인트:
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A2 → A3는 실제 손질 및 소분의 변형 발생
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A2까지는 입출고 수량 일치 가능, A3는 시각화 중심
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해결안: A3에서는 정확한 수량보다 “현재 채워진 정도” 시각화
9. 야채 컨테이너 채움 상태 → 공수시간 예측 구조 설계 (01:00:00 - 01:12:00)
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주제: 가공 전 야채 무게 → 작업 시간 예측
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정의:
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A3에서 무게 단위로 측정 입력
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A3 100% 무게 기준 설정 후 백분율 산정
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예상 소요 시간 DB와 연계하여 공수 시간 산정
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시연: 당근 5kg 기준 → 2.5kg 입력 시 50% 출력
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활용성: 작업자 교육, 온보딩, KPI 기반 경쟁 설정 가능
10. 퍼포먼스/성과 기반 KPI 설계와 정규분포 개념 적용 (01:12:00 - 01:18:00)
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주제: 수치 기반 정량 성과 평가 및 편차 계산
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이론: 정규분포 기반 편차 계산으로 성과 편차 시각화
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활용: 평균 이동 속도, KPI 계량화, 연봉 협상 수단 등
11. DB 성능 최적화와 대량 데이터 대비 전략 (01:18:00 - 01:25:00)
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주제: 노션 DB 최대 누적 가능량 및 속도 저하 대비
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팁:
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사용하지 않는 관계 필드 지우기
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메인 데이터는 소거하지 않고 관계만 절단
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자동화로 불필요한 이전 관계 제거 가능
12. B구간(음료라인) 확장 및 단위 일관성 설계 (01:25:00 - 01:32:00)
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주제: B1 → B2 확장, 팩과 병단위 문제
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설계:
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입고 시 팩 단위, 출고 시 병 단위 → 치환 공식 적용
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오타 예방을 위한 옵션 명칭 통일
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실무 팁: 병 단위가 KPI 측정 단위가 되므로 명칭 통일 필수
13. 발송 자동화와 발주 조건 자동 세팅 (01:32:00 - 01:40:00)
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주제: 발주 설정을 자동화로 구현 가능 여부 검토
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내용:
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주문 품목 명칭 기준으로 공급업체 자동 세팅
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특정 품목에 대해 자동 맵핑 설정은 가능하지만 다수일 경우 비효율
14. 전달 마무리 및 개인 일정 공지, 채널 성장 관련 대화 (01:40:00 - 끝)
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주제: 영상 마무리, 커뮤니티, 채널 성장 공유
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내용:
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강사의 유튜브 채널 구독자 증가 및 오픈톡 확장 경험
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특대형 오픈콜 아카데미 성장 비전 공유
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수강생의 실력 향상 및 KPI 시스템 구축 단계 정리
