노션 하나로 끝내는 직원 관리 시스템 구축하기

요약
이 영상은 비즈니스 컨설팅을 통해 직원 관리 및 조직도 구성의 중요성을 강조합니다. 특히, 대표가 재무에 대한 이해가 부족하면 발생하는 문제를 다루며, 체계적이고 조직적으로 문제를 해결할 수 있는 방법을 제시합니다. 또한, 업무 보고를 칼같이 실시하여 직원의 책임감을 높이는 방안을 공유합니다. 노션과 같은 도구를 활용하여 작업의 효율성을 극대화하고, 비즈니스의 성장과 안정성을 확보하는 데 도움이 됩니다. 이 내용은 최저 시급의 직원으로도 비범한 성과를 이룰 수 있다는 주제를 통해 마무리됩니다.

1. 유튜브 영상 제작을 위한 비즈니스 컨설팅 개요

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이 미팅은 유튜브 영상 제작을 위한 것으로, 단순한 노션 컨설팅이 아닌 종합적인 비즈니스 컨설팅을 다루고 있다.
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컨설팅의 핵심은 조직도 구성부터 시작하여 체계적이고 조직적인 문제 해결 방법을 제시하는 것이다.
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대표가 재무에 대한 이해가 부족할 경우 발생할 수 있는 문제점을 강조하며, 이를 방지하기 위한 시스템 구축의 중요성을 설명한다.
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업무 보고의 중요성과 함께 책임감 있고 성실한 직원의 필요성을 강조하며, 이를 최저 시급으로 실현하는 방법을 제시한다.
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노션과 같은 도구를 활용하여 업무 효율성을 극대화하는 방법을 소개하고, 이를 통해 비즈니스의 성장과 안정성을 확보할 수 있음을 설명한다.

2. 비즈니스 시스템 구축과 노션 활용

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비즈니스의 안정성과 효율성을 위해 체계적인 시스템 구축이 필요하다.
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조직도 작성은 책임 소재를 명확히 하고 조직적인 운영을 가능하게 한다.
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노션을 활용하여 직원 관리, 업무 보고, 회계 등 다양한 비즈니스 기능을 구현할 수 있다.
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팀스페이스와 페이지 구조를 효율적으로 설계하여 정보 관리와 공유를 최적화할 수 있다.
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노션 허브를 통해 유용한 수식과 템플릿을 활용하면 더욱 효과적인 비즈니스 관리가 가능하다.
2.1. ️ 1인 기업가의 시스템 구축 도전
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1인 기업가가 되고 싶지만 시스템 구축에 어려움을 겪고 있다.
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비즈니스 시스템 구축을 위해 전문가와 협업하면 사업이 더 안정적이 될 것임을 인지하고 있다.
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게으름과 나태함, 세부적인 일 처리에 대한 어려움으로 혼자서는 일을 미루는 경향이 있다.
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전문가의 지도를 따르면 잘 될 것이라는 확신이 있어 든든함을 느낀다.
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사업 철학이 담긴 책을 읽고 조직도를 만드는 등의 과제를 수행하겠다는 의지를 보인다.
2.2. ️ 조직도 구축의 중요성과 이점
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조직도 구축이 첫 번째로 해야 할 일이라는 점을 완전히 이해하게 되었다.
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책을 통해 조직도의 중요성에 대한 더 깊은 공감과 이해를 얻을 수 있었다.
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조직도는 프랜차이즈 확장이나 책임 소재 명확화에 중요한 역할을 한다.
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체계적인 조직도는 기업이 더 깔끔하고 조직적으로 운영되는 데 도움을 준다.
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조직도 구축은 기업의 성장과 효율적인 관리를 위한 핵심 요소로 작용한다.
2.3. 디지털 홍수 시대의 커뮤니티 구축 비전
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디지털 홍수 시대에 많은 디지털 이재민이 발생하고 있다.
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이들을 위해 '노다의 방'이라는 이름의 거대한 가상의 배를 만들었다.
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이 배는 사람들을 태우고 다양한 장소를 항해하며 지속적으로 레벨을 업그레이드할 계획이다.
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항해 코스는 초기 정박지에서 시작해 바다, 정원, 화산 등 다양한 환경을 거치며 발전한다.
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이러한 커뮤니티 구축 비전은 매우 감동적이고 긍정적인 반응을 얻고 있다.
2.4. 영상 제작 결과와 새로운 콘텐츠 형식의 가능성
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지식 전달과 개인의 성장 과정을 동시에 보여주는 브이로그 형식이 생동감 있고 흥미롭다.
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이 콘텐츠는 강의나 일반 브이로그와는 다른 평범치 않은 스타일로, 새로운 형태의 시리즈물 가능성을 제시한다.
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영상은 우연히 잘 구성된 스토리와 함께 비즈니스 관련 주제를 다루며, 시청자들의 관심을 끌 수 있는 제목 구상도 진행 중이다.
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제작자들은 서로 다른 영역의 전문성을 결합하여 만든 이 새로운 형식의 콘텐츠에 대해 매우 만족하고 있다.
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정기적인 제작 일정(주 1회)을 통해 콘텐츠의 지속성을 확보하고, 이를 통해 더 나은 결과물을 기대하고 있다.
2.5. ️ 노션을 활용한 직원 관리 시스템 개선
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직원 정보 관리를 위해 사원 번호, 주민등록번호, 재직 상태, MBTI, 특기사항 등의 필드를 추가했다.
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생일 정보를 캘린더와 연동하는 방법에 대한 개선이 필요하다.
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직원 검색 기능을 개선하여 오빠, 아우, 우버 이치, 수 등의 그룹으로 나누어 볼 수 있게 했다.
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회계 관련 정보는 별도의 데이터베이스로 관리하는 것이 효율적이므로, 현재 직원 관리 시스템에서는 급여 정보를 제외하기로 했다.
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시스템 개선 과정에서 불필요한 항목을 정리하고, 해직자 관리 기능을 추가하는 등 전반적인 구조를 최적화했다.
2.6. 노션 시스템 구조 개선과 효율적인 페이지 관리
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팀스페이스와 개인 페이지의 구분을 명확히 하여 시스템 구조를 개선한다.
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'더보기' 기능 대신 개인 페이지 표시를 '모드'로 설정하여 모든 페이지를 한눈에 볼 수 있게 한다.
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메인 대시보드로 사용할 '홈' 페이지를 만들고, 여기에 모든 페이지를 차곡차곡 쌓아 정리한다.
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대시보드는 페이지가 10개 이상 생성된 후에 구현하는 것이 효율적이다.
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아이콘 색상 설정과 페이지 정렬을 통해 시각적 구분을 명확히 한다.
2.7. 노션 페이지 구조와 공유 방식
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노션 페이지는 1st, 2nd, 3rd 등의 계층 구조로 구성되며, 3rd 이상으로 들어가지 않는 것이 좋다.
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페이지 공유 시 2nd 레벨에서 초대하면 공유 페이지로 옮겨지지만, 1st 레벨에서 초대하면 상위로 올라가 찾기 어려울 수 있다.
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공유된 페이지는 별도의 섹션에 위치하여 개인 페이지와 구분되므로 작업이 더 편리하다.
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'노션 허브'라는 페이지에는 유용한 노션 수식들이 모여 있으며, 필요할 때 복제하여 사용할 수 있다.
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노션 허브 페이지는 주기적으로 업데이트되므로, 날짜를 확인하고 필요시 재복제하는 것이 좋다.

3. 날짜 관련 데이터베이스 설정 및 활용

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생년월일, 입사일 등의 날짜 데이터를 활용하여 캘린더에 표시할 수 있는 포뮬러를 설정한다.
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날짜 속성과 포뮬러로 생성된 날짜를 구분하기 위해 아이콘을 다르게 설정한다.
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생일이나 입사 기념일 전월에 체크되도록 포뮬러를 설정하여 미리 알림 기능을 구현한다.
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캘린더 뷰에서 필요한 정보만 필터링하여 볼 수 있도록 설정한다.
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데이터베이스의 가독성을 높이기 위해 색상 코드를 활용하고, 자주 사용하지 않는 정보는 탭으로 정리한다.
3.1. ️ 노션 데이터베이스를 활용한 날짜 관리 시스템
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주, 월, 연 기준으로 날짜를 설정하고 데이터 시프트 기능을 통해 시간 경과에 따른 데이터 변화를 관리한다.
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데이터베이스에서는 가로를 레코드, 세로를 필드라고 부르며, 필드명만 변경하여 수식을 적용할 수 있다.
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2025년에 대한 날짜 정보를 관리하기 위해서는 새로운 필드를 만들고 수식을 적용해야 한다.
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현재 단계에서는 수식의 세부 내용보다는 이러한 시스템 구축이 가능하다는 점을 이해하는 것이 중요하다.
3.2. 생년월일 필드 설정과 노션 포뮬러 활용
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직원 데이터베이스에 생년월일 필드를 추가하고, 노션 허브의 포뮬러를 활용하여 날짜 형식을 변환한다.
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기존 '최초 등록일' 필드의 포뮬러를 복사하여 생년월일 필드에 적용하면, 자동으로 현재 연도에 맞춰 날짜가 변환된다.
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변환된 날짜는 '2025년 10월 29일'과 같은 형식으로 표시되며, 연도가 바뀌면 자동으로 업데이트된다.
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이렇게 설정된 날짜 필드는 캘린더와 연동이 가능하여 직원들의 생일을 효과적으로 관리할 수 있다.
3.3. ️ 데이터 유형과 캘린더 표시의 관계
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노션에서 날짜 관련 속성은 텍스트, 숫자, 날짜 형식으로 사용되며, 이 중 날짜 형식이 가장 중요하다.
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텍스트형 날짜와 날짜형 날짜는 외관상 차이가 없지만, 캘린더 표시 기능에서 중요한 차이가 발생한다.
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캘린더에서는 날짜 속성으로 지정된 필드만 표시 기준으로 선택할 수 있어, 텍스트형 날짜는 캘린더에 표시되지 않는다.
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데이터가 날짜 형식으로 보이지만 캘린더나 타임라인에 표시되지 않는 경우, 대부분 해당 데이터가 텍스트 형식으로 저장되어 있기 때문이다.
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텍스트형 날짜를 날짜형으로 변환하려면 `parseDate` 함수를 사용해야 하지만, 이는 추후에 다룰 내용이다.
3.4. ️ 생일 및 기념일 관리를 위한 캘린더 설정
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캘린더에 생일을 표시하기 위해 '생년월일' 필드를 생성하고 연 기준으로 설정한다.
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직원들의 생일이 캘린더에 자동으로 표시되며, 연도가 바뀌면 자동으로 시프트된다.
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월 기준 설정은 매월 반복되는 일정(예: 학원비 납부)에 적합하며, 현재 월을 기준으로 표시된다.
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캘린더에는 소속과 직급 정보도 함께 표시할 수 있어 효율적인 인사 관리가 가능하다.
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이 시스템을 통해 직원들의 생일이나 주요 기념일을 놓치지 않고 관리할 수 있다.
3.5. 노션 포뮬러를 활용한 데이터 관리 효율화
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노션의 포뮬러 기능을 활용하면 데이터베이스 사용의 50%를 차지할 만큼 다양한 작업이 가능하다.
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입사 기념일 관리를 위해 '기념일 전월' 필드를 만들어 자동으로 체크되도록 설정할 수 있다.
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링크된 데이터베이스와 필터링을 통해 다음 달 입사 기념일 대상자를 쉽게 확인할 수 있으며, 자동 알림 설정도 가능하다.
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데이터베이스 속성의 아이콘을 통해 단순 날짜 데이터와 포뮬러로 계산된 날짜를 구분하여 관리의 효율성을 높일 수 있다.
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입사 기념일 필드 생성 시 기존 입사일 필드의 속성을 복사하여 쉽게 설정할 수 있다.
3.6. ‍ 직원 목록 페이지 최적화 및 기능 개선
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생일 전월 알림 기능을 구현하여 직원 생일을 미리 파악할 수 있도록 한다.
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포지션 정보를 8개로 세분화하고, 각 포지션별 인원 현황을 한눈에 볼 수 있게 구성한다.
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아이콘과 색상을 활용하여 포지션을 시각적으로 구분하고, 시인성을 개선한다.
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총 인원, 재직 중인 직원 수 등 주요 통계 정보를 페이지 상단에 배치한다.
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자주 사용하지 않는 '직업 목록' 섹션은 '입력' 탭으로 분리하여 페이지를 더욱 깔끔하게 정리한다.

4. 노션을 활용한 효율적인 데이터베이스 관리

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데이터베이스는 처음에 인라인으로 만들어 전체 구조를 한눈에 파악할 수 있게 해야 한다.
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재고 관리를 위해서는 현재 수량 체크, 입고, 출고 데이터베이스가 각각 필요하다.
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입출고 관리를 위해 링크된 데이터베이스를 활용하여 전체 입고와 출고 정보를 연결해야 한다.
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냉장고 위치에 따라 가사용(집), R2(주방 저장), R1(조리용), R3(음료용)으로 구분하여 재고를 관리한다.
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재고 관리 시 최대 수량과 현재 수량을 비교하여 발주 시점을 결정할 수 있도록 데이터베이스를 구성해야 한다.
4.1. ️ 노션 캘린더와 직원 목록 관리
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캘린더는 입사일, 생일, 다음 달 생일 등의 정보를 확인하는 데 주로 사용된다.
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부서별 인원 현황을 통해 각 부서의 포지션과 인원 배치 상태를 파악할 수 있다.
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'입력'과 '검색' 기능은 상단에 배치하여 다른 템플릿과의 일관성을 유지한다.
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노션 사용 시 개인의 스타일보다는 기본 철학을 따르는 것이 중요하지만, 필요에 따라 조정할 수 있다.
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데이터베이스는 보안을 위해 반드시 잠금 설정을 해야 한다.
4.2. 직원 데이터베이스 관리와 필터링 전략
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데이터베이스의 상태 속성은 재직, 퇴직, 휴직으로 구성되며, 재직이 기본값으로 설정된다.
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데이터베이스를 잠그는 이유는 실수로 기본 상태가 변경되는 것을 방지하고, 효과적인 검색을 위해서이다.
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필터 기능은 주로 검색 용도로 사용되며, 특정 상태나 속성의 직원을 쉽게 찾을 수 있게 해준다.
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검색 후 초기화 버튼을 클릭하면 필터링된 속성값을 쉽게 지울 수 있다.
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데이터베이스 잠금 해제 시 개인적으로 변경한 내용은 '모두에게 저장' 버튼을 누르기 전까지 다른 사람에게 보이지 않는다.
4.3. 노션 데이터베이스의 권한 설정과 공유 전략
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노션에서 페이지와 데이터베이스의 권한 설정은 서로 다르며, 페이지는 전체/편집/댓글/읽기 허용으로 구분된다.
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데이터베이스에는 '내용 편집 허용'이라는 추가적인 권한이 존재하여, 더 세밀한 접근 제어가 가능하다.
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페이지 구조는 유지하면서 데이터베이스 내용만 수정해야 할 경우, 페이지는 댓글 허용으로, 데이터베이스는 내용 편집 허용으로 설정하는 것이 효과적이다.
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이러한 두 단계 공유 방식을 통해 페이지 구조의 무단 변경을 방지하면서 데이터베이스 내용 수정은 가능하게 할 수 있다.
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그러나 내용 편집 허용 권한으로도 데이터베이스의 모든 데이터를 삭제할 수 있으므로, 주의가 필요하다.
4.4. ️ 데이터베이스 공유와 권한 설정 전략
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데이터베이스는 단순한 정보의 집합이 아니라, 그 활용과 관리 방식이 더 중요하다.
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데이터베이스 공유 시 과도한 권한 제한은 페이지 디자인을 복잡하게 만들 수 있으므로, 직급에 따라 2-3단계로 간단히 나누는 것이 효율적이다.
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데이터베이스 구조화 시 국가별 특성을 고려해야 하며, 한국과 멕시코의 사회적 신뢰도 차이가 데이터 관리 방식에 영향을 줄 수 있다.
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노션에서 마스터 데이터베이스의 권한은 개별적으로 설정해야 하며, 직원들의 데이터 입력은 노션 폼을 통해 제한적으로 허용할 수 있다.
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데이터베이스 관리 시 불필요한 복잡성을 피하고 필요한 기능만 구현하는 것이 중요하며, 직원별로 필요한 데이터베이스에만 편집 권한을 부여하는 것이 효과적이다.
4.5. 냉장고 재고 관리 시스템 구축
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총 4개의 냉장고(집 1개, 가게 3개)를 관리하며, 야채는 공급업체에서 집으로 들어와 손질 후 각 냉장고로 분배된다.
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R1은 주방 근처 조리용 냉장고, R2는 집 냉장고, R3는 음료 냉장고로 구분하여 관리한다.
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냉장고 내부 구조를 조직도처럼 시각화하고, 각 칸에 T11, T12 등의 코드를 부여하여 위치를 명확히 한다.
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용기는 크기에 따라 A, B 타입으로 분류하고, 각 용기에 담긴 식재료의 무게를 킬로그램 단위로 기록하여 발주 시 활용한다.
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재고 관리 데이터베이스의 '패스 타이' 항목은 각 식재료의 최대 보유량을 나타내며, 이를 기준으로 추가 발주 여부를 결정한다.
4.6. ️ 냉장고 재고 관리 데이터베이스 설계
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데이터베이스는 인라인 형식으로 먼저 구성하여 전체 구조를 한눈에 파악할 수 있게 해야 한다.
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재고 관리를 위해 현재 수량 체크, 입고 데이터, 출고 데이터를 포함하는 세 가지 주요 섹션이 필요하다.
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데이터베이스에는 위치, 장반, 컨테이너 타입, 개수, 최대량 등의 정보가 포함되어야 한다.
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입고와 출고 데이터는 링크된 페이지로 구성하여 전체 입고와 출고 현황을 쉽게 파악할 수 있도록 해야 한다.
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발주를 위해 특정 수량 이하로 내려갈 때 자동으로 알림을 주는 기능이 필요하다.

5. 재고 관리 데이터베이스 구조 설계

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재고 관리를 위해 '인벤토리 가사', '인벤토리 인', '인벤토리 아웃' 등의 데이터베이스를 구성해야 한다.
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각 데이터베이스는 관계형으로 연결되어 있어야 하며, 입고와 출고 정보를 정확히 기록해야 한다.
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데이터베이스에는 날짜, 수량, 담당자 등의 필드가 필요하며, 발주 알림 기능도 구현할 수 있다.
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데이터 입력의 편의성을 위해 관계형 연결을 자동화하는 방법을 고려해야 한다.
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더미 데이터를 활용하여 데이터베이스 구조를 테스트하고 개선할 수 있다.
5.1. 재고 관리 시스템의 기본 구조
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재고는 까사에서 최초 입고되어 R2를 거쳐 R1으로 이동하는 구조이다.
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R2에서 입고 받은 재고가 다시 R1으로 이동하는 과정이 포함되어 있다.
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이러한 복잡한 재고 이동 구조로 인해 관리에 어려움이 예상된다.
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재고 흐름은 '까사 → R2 → R1'의 순서로 이루어지며, 이는 시스템 설계의 기본 틀이 된다.
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효율적인 재고 관리를 위해 현재 구조의 개선이 필요할 것으로 보인다.
5.2. R1과 R2 냉장고의 역할과 재고 관리
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R2 냉장고는 주방 뒤에 위치하며, 원재료 상태의 식자재를 보관하는 용도로 사용된다.
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R1 냉장고는 조리대 앞에 있어 즉시 사용 가능한 손질된 재료를 보관하며, 바로 꺼내 쓰기 위한 용도이다.
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R2 냉장고의 재고 조사는 다음 날 필요한 식자재 양을 파악하기 위해 수행되며, 부족한 양만큼 추가 주문한다.
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R1 냉장고의 재고 조사는 하루 일과가 끝난 후 수행되며, 다음 날 작업량을 예측하는 데 활용된다.
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각 냉장고의 재고 조사는 별도의 담당자가 수행하여 체계적인 관리가 이루어진다.
5.3. 가사 냉장고 중심의 재고 관리 체계
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가사 냉장고를 기준으로 재고 관리 시스템을 구축한다.
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가사의 출고는 R2의 입고와 연결되며, R2의 출고는 R1의 입고와 연결된다.
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각 냉장고 간의 관계는 추후에 데이터베이스에서 연관 관계를 설정하여 처리한다.
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이러한 재고 흐름 체계에 대한 기본적인 이해가 확립되었다.
5.4. ️ 인벤토리 관리를 위한 데이터베이스 설계
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데이터베이스에서 재고 관리를 위해 '인벤토리'라는 용어를 사용한다.
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인벤토리는 '인벤토리 인(입고)'과 '인벤토리 아웃(출고)' 두 가지로 구분된다.
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데이터베이스 설계 시 필드 이름 설정이 중요하며, 특히 '인벤토리 아웃' 필드의 이름 선정에 주의가 필요하다.
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데이터베이스 구조에서 불필요한 중복을 피하기 위해 '가사 1'과 같은 단일 식별자를 사용한다.
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레코드 구성 시 'R1', 'R2'와 같은 식별 코드를 활용하여 체계적으로 관리한다.
5.5. ️ 효율적인 재고 관리를 위한 데이터베이스 설계
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데이터베이스 디자인에서 가장 중요한 것은 필요한 필드를 잘 만드는 것과 데이터베이스 레코드를 어떻게 구성하는지이다.
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재고 관리를 위해 식재료명과 날짜를 결합한 고유 식별자를 사용하여 입고와 출고 데이터를 구분해야 한다.
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입고와 출고 데이터베이스는 각각 관계형 필드, 수량, 날짜 정보를 포함하며, 이를 통해 총 입고량과 총 출고량을 계산한다.
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메인 데이터베이스에는 총 입고량, 총 출고량, 재고 수량을 표시하고, 발주 알림 기능을 통해 재고가 특정 수준 이하로 떨어질 때 알림을 준다.
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데이터 입력은 입고와 출고 시 각각의 데이터베이스에 지속적으로 이루어지며, 이를 통해 실시간 재고 관리가 가능하다.
5.6. ️ 효율적인 재고 관리를 위한 데이터베이스 구조 개선
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인벤토리 관리를 위해 모든 식재료 항목을 데이터베이스에 포함시켜야 하며, 이는 많은 레코드 수를 발생시킨다.
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데이터베이스는 엑셀과 달리 별도의 독립적인 시스템으로 취급해야 하며, 모든 데이터가 이곳에 저장된다.
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인벤토리 관리를 위해 입고와 출고를 위한 별도의 섹션이 필요하며, 각 섹션은 특정 창고나 냉장고에 맞춰 구성되어야 한다.
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정확한 데이터 유지를 위해 모든 정보를 입력해야 하므로, 데이터 입력 과정을 최대한 간소화하는 것이 중요하다.
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데이터베이스 내 정보 이동을 위해서는 관계형 구조 설정이 필수적이며, 이를 자동화하는 방법을 익히는 것이 효율적인 관리의 핵심이다.
5.7. 데이터베이스 구현 및 향후 계획
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관계형 데이터베이스 구조에 대한 설명은 다음 시간으로 미루고, 현재는 멤버 데이터베이스와 재고 관리 데이터베이스 구현에 집중한다.
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재고 관리 데이터베이스에는 입고, 출고 정보와 함께 담당자, 수령인, 발주 등의 추가 필드가 필요할 것으로 예상된다.
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노션의 생성자와 최종 편집자 필드는 자동으로 기록되며 수정이 불가능하므로, 이를 활용한 데이터 관리 방안을 고려해야 한다.
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데이터베이스 구조화 과정에서 수식을 활용하여 생년월일 기반의 날짜 시프트 기능을 구현하였다.
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향후 롤업 기능 사용을 지양하고 다른 방식으로 데이터를 관리할 계획이며, 현재는 초기 단계이므로 임시로 사용한다.