요약
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스터디플랜은 현재, 수동 업무 과다, 정보 관리 미흡, 소통 부족으로 운영 효율성이 저하되고 있으며, 이는 강사들의 업무 부담 가중과 학생 맞춤형 교육 제공의 어려움으로 이어져 학원 성장의 잠재력을 제한받고 있습니다.
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노션 기반의 통합 솔루션 구축은, 분산된 데이터를 통합하고 반복적인 업무를 자동화하며, AI 기반 맞춤형 학습 환경을 제공하여 스터디플랜의 운영 시스템의 효율성을 극대화하고, 학원 운영의 새로운 가능성을 열어줄 것입니다.
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새로운 시스템을 통해, 80%의 수기 업무 시간 단축, 학생 맞춤형 교육 제공, 실시간 정보 공유 및 소통 강화, 자동 알림톡 발송으로 학부모 만족도 향상, 학원 운영 데이터 기반 의사결정 시스템 구축 등 즉각적이고 가시적인 성과를 달성하여, 스터디플랜을 효율적이고 경쟁력 있는 미래 지향적인 교육 컨설팅 기관으로 변화시킬 것입니다.
기대효과 및 목표
기대효과 | 예상 수치 목표 |
수기 업무 시간 대폭 감소 | 50% 이상 감소 예상 |
인력 운용 비용 절감 | 20% 이상 감소 예상 |
숙제 검사 및 자료 준비시간 | 50% 이상 감소 예상 |
학부모 성적표 관련 문의 | 80% 이상 감소 예상 |
전체적인 학원 운영 효율성 | 50% 이상 향상 |
1. 진단 개요
1) 진단 목적
스터디플랜의 효율성을 극대화하기 위해 현재 사용 중인 노션 기반 시스템을 분석하고, 데이터베이스 관리, 업무 자동화, 의사소통 및 협업 체계를 개선하여 학원 운영의 생산성 향상 및 성과 극대화를 목표로 합니다. 학원 운영의 핵심인 학생 관리, 과제 관리, 성적표 발송, 교사-학생 간의 커뮤니케이션 효율을 높이는 데 중점을 둡니다. 더 나아가, 학원 고유의 코어 비즈니스인 '비밀 노트(세특 관리)' 시스템의 디지털화를 통해 경쟁력을 강화하는 것을 목표로 한다.
1.
운영 효율성 극대화 및 비용 절감
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불필요한 수작업 제거
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자동화된 워크플로우 구축을 통한 운영 시간 및 비용 절감
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확보된 자원을 교육 질 향상 및 신규 교육 프로그램 개발에 투자
2.
강사 역량 강화 및 학생 맞춤형 교육 제공
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강사의 반복 업무 부담 경감 및 핵심 업무 집중 환경 조성
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학생 개별 특성 및 수준에 맞는 맞춤형 교육 콘텐츠 개발 지원
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AI 기반 맞춤형 콘텐츠 추천 시스템 도입을 통한 학습 효과 극대화
3.
학부모와의 소통 강화 및 신뢰도 향상
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정확하고 시의적절한 정보 제공
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편리한 커뮤니케이션 채널 구축
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개인별 성적표 자동 발송 시스템, 상담 예약 시스템 등 활용
4.
데이터 기반 의사결정 시스템 구축 및 학원 운영의 과학화
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학원 운영 데이터 체계적 수집, 분석 및 활용
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학생 학습 데이터, 성적 데이터, 상담 데이터 등 분석 기반 의사결정 지원
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데이터 기반 학원 운영 전략 수립 및 교육 프로그램 개선
5.
미래 교육 환경에 대한 선제적 대응 및 혁신 주도
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급변하는 교육 환경에 대한 선제적 대응 전략 마련
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온라인 학습 시스템, AI 기반 교육 솔루션 등 미래 교육 기술 적극 도입
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학생들의 미래 역량 강화 및 차별화된 교육 경험 제공
2) 진단 일시
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2025년 2월 3일(월) 오후 2:30
2. 현황 분석
1) 업무 프로세스의 효율성
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수동 작업 의존성
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숙제/테스트 자료 복사, 학생별 맞춤 자료 생성, 성적표 개별 발송 등 수동 작업 과다
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내신 기간 학교별/회차별 자료 복사 및 붙여넣기 작업의 높은 비중
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데이터 관리 시스템의 분산
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구글 시트와 노션으로 데이터 분산 관리되어 정보 접근성 및 활용도 저하
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구글 시트 (상세 안내 사항), 노션 (숙제 이름) 정보 불일치 및 관리 어려움
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성적표 발송 시스템의 불편함
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개별 링크 관리의 어려움 및 링크 저장/접속 방법에 대한 학부모 불만 존재
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단체 톡을 통한 개별 링크 발송 및 학부모 직접 접속 방식의 번거로움
2)인력 배치 및 활용도
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강사의 업무 부담 가중
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자료 준비/관리, 학생별 맞춤 콘텐츠 제공에 많은 시간 소요
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노션 숙련도 차이로 인한 일부 강사의 시스템 사용 어려움 및 업무 효율성 저하
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특정 담당자에 대한 의존도
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데이터 관리 및 시스템 운영 업무가 특정 담당자에게 집중
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특정 담당자의 업무 과중 및 부재 시 업무 차질 발생 가능성 존재
3) 기술 인프라 현황
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노션 데이터베이스 성능 저하
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전체 페이지를 데이터베이스화하여 시스템 속도 저하 및 불안정성 초래
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데이터베이스 용량 증가에 따른 로딩 시간 증가 및 작업 효율성 저하
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자동화 시스템 부재
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노션과 구글 시트 연동 니즈는 존재하나, 실제 자동화 시스템 구축 어려움
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Make등의 연동 툴 활용 검토 미흡
4) 의사소통 및 협업 체계
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정보 공유의 제한성
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구글 시트에 저장된 정보가 노션에 실시간으로 반영되지 않아 정보 공유 어려움
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강사의 구글 시트/노션 번갈아 확인에 따른 정보 접근성 저하 및 업무 혼선 야기
5) 업무 생산성 및 성과 지표
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시간 소요 과다
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반복적인 수작업으로 인해 업무 처리 시간 증가 및 생산성 저하
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성적표 개별 발송, 학생별 맞춤 자료 생성 등에 많은 시간 소요
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휴먼 에러 발생 가능성
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수동 데이터 입력 및 관리 과정에서 오류 발생 가능성 증가
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구글 시트 데이터 입력 시 실수로 데이터 삭제/변경, 노션 데이터 복사/붙여넣기 시 오류 발생 등
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데이터 활용 미흡
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수집된 데이터가 체계적으로 분석 및 활용되지 못하고 학원 운영 개선에 기여 X
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학생 성적 데이터, 학습 데이터 등을 분석하여 맞춤형 교육 프로그램 개발에 활용 미흡
3. 개선방안 제시
스터디플랜의 현황 분석 결과와 앞으로 나아가야 할 방향을 고려하여, 노션 기반의 업무 시스템 구축을 위한 전체적인 밑그림을 제시합니다. 이번 제안은 학원의 운영 효율성을 극대화하고, 학생 개개인에게 최적화된 교육 환경을 제공하며, 학부모와의 신뢰를 강화하는 데 초점을 맞추고 있습니다. 을 목표로 합니다. 이를 위해 데이터 통합 및 자동화를 핵심 전략으로 삼아 학원 운영 전반의 프로세스를 혁신하고, AI 기반의 맞춤형 콘텐츠 제공을 통해 학생들의 학습 효과를 극대화하고자 합니다.
1) 통합 데이터베이스 구축 및 관리 효율화
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노션 기반 통합 데이터베이스 구축 및 데이터 효율적 관리
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구글 시트 데이터 노션으로 통합 관리
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데이터베이스 구조 최적화 및 불필요한 데이터 중복 제거
2) 자동화 워크플로우 구축 및 업무 효율성 증대
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Make 자동화 툴 활용 및 반복적인 업무 자동화
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학생 등록, 과제 제출, 성적 입력, 성적표 발송 등 다양한 업무 프로세스 자동화
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인적 자원을 핵심 업무에 집중
3) 맞춤형 콘텐츠 제공 시스템 구축 및 교육 효과 극대화
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학생별 학습 수준, 관심사, 학습 목표 분석 기반 맞춤형 콘텐츠 자동 생성 및 제공
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AI 기반 추천 알고리즘 활용 및 최적의 학습 콘텐츠 제공
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개인별 맞춤형 학습 환경 제공
4) 학부모 커뮤니케이션 채널 개선 및 학부모 만족도 향상
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학부모 대상 성적표 발송 시스템 개선
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개인별 성적표 링크 자동 생성 및 카카오톡 등 채널을 통한 간편 발송
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상담 예약 시스템, 공지사항 전달 시스템 등 구축
5) 강사 업무 지원 시스템 강화 및 교육 역량 강화
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강사의 업무 부담 경감 및 수업 준비 집중 환경 조성
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강의 자료 관리 시스템, 학생 관리 시스템, 과제 관리 시스템 등 구축
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강사 역량 강화를 위한 교육 프로그램 제공 및 우수 강사 사례 공유
4. 개선 방안 구체화: 솔루션 제안
지금까지 스터디플랜의 운영 현황을 분석하고, 데이터 통합, 업무 자동화, 맞춤형 교육 시스템 구축 등 다양한 개선 방안을 제시했습니다. 이러한 분석과 제안을 바탕으로 스터디플랜의 실제 교육 환경과 운영 방식에 최적화된 솔루션을 구체적으로 제안하고자 합니다.
1) 원생 관리 솔루션
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목표
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학생 정보의 체계적인 관리
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상담 이력 관리 효율화
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학생 데이터 기반 맞춤형 교육 제공
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제작 이유
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현재 학생 정보가 흩어져 있어 관리가 어렵고, 학생별 맞춤형 교육 제공이 제한적임.
◦
학생 데이터를 통합 관리하고, 맞춤형 교육 제공 기반 마련
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솔루션 내용
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핵심 기능
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학생 정보 (인적 사항, 학교, 학년, 연락처 등) 데이터베이스화
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상담 이력 관리 기능 (상담 내용 기록, 상담 결과 분석)
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학생별 맞춤 정보 제공 기능 (학습 진도, 성적, 과제 현황 등)
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기술 스택
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노션 데이터베이스, 필요 시 외부 연동 (출결 관리 시스템 등)
2) 과제 검사 솔루션 (국어)
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목표
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국어 과제 검사 프로세스 자동화 및 효율화
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학생별 취약점 분석 및 맞춤형 피드백 제공,
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강사의 업무 부담 경감
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제작 이유
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현재 국어 과제 검사는 수동으로 이루어지고 있어 시간 소모가 큼
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과제 검사 프로세스를 자동화 진행
◦
텍스트 분석 기능을 활용하여 학생별 취약점을 정확하게 파악
◦
맞춤형 피드백으로 학생 성적 향상에 기여할 수 있음.
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솔루션 내용
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핵심 기능
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과제 제출/회수 관리 기능 (제출 현황 확인, 미제출 학생 알림)
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텍스트 분석 기능 (오류 분석, 문장 분석 등)
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맞춤형 피드백 제공 기능 (취약점 기반 맞춤형 피드백 제공)
◦
기술 스택
▪
노션 데이터베이스
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자연어 처리 (NLP) 기술
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텍스트 분석 API (OpenAI, Google Cloud NLP 등)
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추가기능
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강사가 개별적으로 코멘트를 남기는 기능
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코멘트 데이터베이스를 구축해서 재활용 할 수 있도록 지원
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특정 학생이 어려워하는 개념에 대한 보충 자료나 영상 링크를 쉽게 제공하는 기능
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과제 결과 분석 리포트를 제공하여, 어떤 유형의 문제를 많이 틀리는지, 어떤 개념을 어려워하는지 등을 파악
3) 과제 검사 솔루션 (영어)
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목표
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영어 과제 검사 프로세스 자동화 및 효율화
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학생별 취약점 분석 및 맞춤형 피드백 제공
◦
강사의 업무 부담 경감
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제작 이유
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현재 영어 과제 검사는 수동으로 이루어지고 있어 시간 소모가 큼
◦
학생별 취약점 분석이 제한적임.
◦
과제 검사 프로세스를 자동화하고, 문법/어휘 분석 기능을 활용하여 학생별 취약점을 정확하게 파악하여 맞춤형 피드백을 제공함으로써 학생 성적 향상에 기여할 수 있음.
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솔루션 내용
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핵심 기능
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과제 제출/회수 관리 기능 (제출 현황 확인, 미제출 학생 알림)
▪
문법/어휘 분석 기능 (오류 분석, 어휘 수준 분석 등)
▪
맞춤형 피드백 제공 기능 (취약점 기반 맞춤형 피드백 제공)
◦
기술 스택
▪
노션 데이터베이스
▪
자연어 처리 (NLP) 기술
4) 학부모에게 알림톡 발송 솔루션
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목표
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학부모에게 성적, 과제, 공지사항 등 학원 정보를 자동으로 전달하여 학부모 만족도 향상 및 학원 신뢰도 강화
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제작 이유
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현재 학부모에게 정보를 전달하는 방식은 수동으로 이루어지고 있어 시간 소모가 큼
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수동이어서 정보 전달 누락 가능성이 존재함
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학부모에게 필요한 정보를 자동으로 전달하고, 알림톡 발송 결과를 확인하여 정보 전달의 신뢰도를 높임
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학부모 만족도 향상 및 학원 이미지 제고에 기여할 수 있음.
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솔루션 내용
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핵심 기능
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알림톡 버튼으로 개별링크 전송
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성적 정보 자동 발송 기능
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과제 정보 자동 발송 기능
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공지사항 자동 발송 기능
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알림톡 발송 결과 확인 기능(발송 성공/실패 여부 확인)
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기술 스택
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노션 데이터베이스
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카카오 알림톡 슬랙 API
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Make 자동화 구현
5. 기대효과
1) 운영 효율성 극대화 및 비용 절감
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80% 수기 업무 시간 감소: 반복적인 업무 자동화로 핵심 업무 집중
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인력 운영 효율 증대: 불필요한 인력 낭비 감소, 핵심 인력 역량 극대화
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운영 비용 절감 & 교육 투자 확대: 확보된 자원을 교육 서비스 질 향상에 투자
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데이터 오류 감소 & 신뢰도 향상: 정확한 데이터 기반 의사결정 지원
2) 학생 성적 향상 및 맞춤 교육
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학생별 맞춤 학습 경험 제공: AI 기반 맞춤형 콘텐츠로 최적화된 교육 환경 조성
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학습 효과 극대화: 참여도 & 이해도 증진, 자기 주도 학습 능력 강화
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취약점 분석 & 맞춤형 피드백 제공: 개별 맞춤형 솔루션으로 학습 효과 증대
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학습 만족도 & 학업 성취도 향상: 교육 경쟁력 강화
3) 학부모 만족도 향상 및 신뢰 구축
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투명하고 신속한 정보 제공: 자녀 정보 실시간 제공으로 학원 운영 신뢰도 향상
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원활한 소통 채널 구축: 온라인 상담, 질의응답 등으로 편리한 소통 환경 조성
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학부모 참여 증진: 학원 운영 참여 유도 및 긍정적 관계 형성
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만족도 향상 & 긍정적 입소문 효과: 신규 원생 유치 기여
4) 데이터 기반 의사결정 시스템 구축
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정확한 데이터 분석 기반 운영 전략 수립: 학원 운영 전반 인사이트 확보
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효과적인 교육 프로그램 개발: 학생 데이터 분석 기반 교육 프로그램 개선
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맞춤형 마케팅 전략 수립: 데이터 분석 결과 활용, 신규 원생 유치 효과 극대화
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운영 효율성 증대 & 지속 성장 기반 마련
5) 미래 경쟁력 확보 및 지속 가능한 성장
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혁신적인 학원 이미지 구축: 차별화된 시스템 도입 및 운영
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미래 교육 시장 선도: 데이터 기반 운영 체계 구축 및 AI 기반 서비스 제공
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확장 가능한 시스템 기반 마련: 학원 성장 및 변화에 유연한 대응
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지속 가능한 성장 & 발전: 효율적인 시스템 구축, 핵심 인력 역량 강화
