1. 진단 개요
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진단 목적
1.
현재 태권도장 운영 상의 어려움과 비효율성 파악
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현재 운영 방식에서 발생하는 구체적인 문제점들을 식별하고 그 원인을 분석합니다.
2.
디지털 업무 시스템 도입의 필요성을 객관적으로 확인 후 타당성 검증
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현재 진행되는 업무의 한계 진단
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디지털 시스템 도입을 통해 얻을 수 있는 이점 확인
3.
태권도장 상황에 최적화된 디지털 업무 시스템 구축 방향 설정
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단순히 시스템 도입을 넘어, 도장의 특성과 요구사항에 맞는 맞춤형 시스템 구축
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진단 일시 : 2025년 1월 14일(화) 12:30
2. 현황 분석
2.1 현재 상태 진단
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데이터 관리의 어려움: 엑셀, 한글 파일 등 여러 곳에 분산된 데이터로 인해 업무 처리에 불필요한 시간 소요가 많고, 정보 확인 및 비교에 어려움을 겪고 있습니다. 외장 하드에 저장된 파일을 찾아야 하는 번거로움도 존재합니다.
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업무 위임의 어려움: 현재 시스템으로는 직원에게 업무를 효과적으로 위임하기 어렵습니다.
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자동화 시스템 부재: 회원 관리, 시간표 관리, 회비 관리 등이 수기로 이루어지고 있어 효율성이 떨어집니다. 특히 회비 미납 관리는 수작업으로 진행하여 자동화 필요성이 높습니다.
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시간표 및 차량 운행 관리의 복잡성: 학생들의 다양한 수업 참여 패턴으로 인해 시간표 및 차량 운행 관리에 어려움이 있으며, 수기로 관리하여 오류 발생 가능성이 있습니다.
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디지털 도구 활용 미흡: 노션에 대한 관심은 있지만, 아직 기초적인 수준에 머물러 있으며, 업무 시스템 구축에 대한 구체적인 방향 설정에 어려움을 느끼고 있습니다.
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정보 접근 및 보안 우려: 회비 정보 등 민감 정보에 대한 접근 권한 관리에 대한 우려가 있습니다.
2.2 개선 및 솔루션 구축 목표
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노션(Notion)을 활용한 통합 업무 시스템 구축
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회원/원생 관리, 시간표, 차량 관리, 회비·매출 등을 한 플랫폼에 집중
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한글, 엑셀을 사용을 최소화 하는 방향으로 진행
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자동화(알림톡/문자, 납부 안내 등) 도입
◦
대표자 업무 부담 완화
◦
커뮤니케이션 품질 향상.
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권한 관리 및 이관 체계 확립
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대표자 부재 시에도 직원이 필요한 정보를 즉시 파악, 운용할 수 있도록 안전한 DB 관리 구조 마련.
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운영 효율화 및 지속 확장성
◦
최소한의 수고로 데이터가 갱신·연
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향후 신규 기능(출결 관리, 이벤트, 심사 프로세스 등)도 손쉽게 추가 가능하게 함.
3. 구체적 제안
3.1 솔루션 : 2건
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목표: 즉각적인 업무 효율 개선 및 디지털 시스템 도입 기반 마련
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대상 업무
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원생 관리 솔루션
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핵심 기능
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신규 회원 등록 자동화
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재원생/휴관생/졸업생 상태 관리
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개인 정보 (인적 사항, 연락처, 학부모 정보 등) 체계적 관리
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검색 및 필터링 기능 강화
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기대 효과
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수기 대장 관리 대비 정보 접근성 및 관리 효율성 80% 향상
•
신규 회원 등록 시간 50% 단축
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정보 누락 및 오류 발생률 90% 감소
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대시 보드(예시)
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회비 관리 솔루션 + 매출 관리 솔루션
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핵심 기능
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회비 청구 데이터 자동 생성
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납부 현황 실시간 업데이트
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미납 알림 자동 발송(카카오 알림톡 연동)
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월별/연도별 회비 납부 보고서 자동 생성
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주요 내용
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회비 관리 시스템 연동 기반 자동 매출 보고서 템플릿 설계
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다양한 분석 지표 설정 및 활용 방안 제시
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데이터 기반 의사결정 전략 수립
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기대 효과
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회비 미납 관리 시간 70% 단축
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회비 납부율 15% 이상 증가
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수기 회계 처리 오류 95% 감소
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투명한 재정 관리 실현
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매출 현황 파악 용이성 증대
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효율적인 재정 운영 지원
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데이터 기반 성장 전략 수립
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제작 방식
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밀착 협업: 관장님과의 지속적인 소통을 통해 요구사항을 명확히 반영하고, 실제 사용 환경에 최적화된 시스템을 구축합니다.
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단계별 제작: 핵심 기능부터 순차적으로 개발하여 빠른 시일 내에 실질적인 효과를 체감하실 수 있도록 합니다.
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사용자 중심 설계: 직관적인 인터페이스와 쉬운 사용법으로 누구나 쉽게 적응하고 활용할 수 있도록 설계합니다.
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데모 시연 및 피드백 반영: 개발 과정에서 데모 버전을 통해 지속적으로 피드백을 반영하여 완성도를 높입니다.
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예상 소요 기간: 각 시스템 별 3~5일(풀 타임)
3.2 컨설팅 : 2건
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목표: 솔루션 활용 극대화 및 자체적인 시스템 관리 역량 강화
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대상 업무
◦
시간표 관리 솔루션 구축 컨설팅
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주요 내용
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학생별 맞춤형 시간표 템플릿 설계
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유연한 시간표 변경 및 관리 프로세스 구축
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출석부 연동 방안 설계, 차량 운행 연동 전략 수립
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기대 효과
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시간표 작성 및 변경 시간 60% 단축
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오류 발생 가능성 80% 감소
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차량 운행 관리 솔루션 구축 컨설팅
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주요 내용
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학생 거주지 기반 최적 운행 경로 설계
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차량 탑승 현황 관리 프로세스 구축
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학부모 알림 시스템 (카카오 알림톡) 연동 방안 설계 : 시간이 변경될 경우(방학 / 학기 초)
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기대 효과
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차량 운행 스케줄 관리 효율성 70% 향상
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안전 운행 지원
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학부모 안심 효과 증대
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대시보드(예시)
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진행 방식
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1:1 맞춤형 코칭: 관장님의 니즈와 역량에 맞춰 실질적인 도움이 될 수 있도록 밀착 코칭 형태로 진행합니다.
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실습 중심 교육: 이론 교육뿐 아니라 실제 노션 환경에서 직접 템플릿을 만들고 자동화 설정을 해보는 실습 위주 교육을 제공합니다.
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과제 부여 및 피드백: 컨설팅 내용을 내재화하고 실질적인 적용 능력을 키울 수 있도록 맞춤형 과제를 제시하고 피드백을 제공합니다.
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지속적인 질의응답 지원: 컨설팅 이후에도 궁금한 점이나 어려움이 있을 때 언제든지 질문하고 도움을 받을 수 있도록 지원합니다.
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예상 소요 시간: 솔루션 별 2~3회(회당 2시간)
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기대 효과:
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업무 효율 극대화: 반복 업무 자동화 및 데이터 통합 관리를 통해 불필요한 시간 낭비를 줄이고 핵심 업무에 집중할 수 있도록 지원합니다.
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운영 관리 효율성 증대: 체계적인 시스템 구축을 통해 운영 관리의 효율성을 높이고, 데이터 기반 의사결정을 통해 과학적인 도장 운영을 지원합니다.
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학부모 만족도 향상: 적극적인 소통 및 편리한 정보 제공을 통해 학부모 만족도를 높이고 도장의 신뢰도를 향상시킵니다.
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지속 가능한 성장 기반 마련: 표준화된 업무 프로세스 구축 및 자체적인 시스템 관리 역량 강화를 통해 지속 가능한 성장 기반을 마련합니다.
3.3 제안 드리는 방식
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방식 : 솔루션 제작 2건 후 컨설팅 2건
회비관리를 하면 바로 매출관리로 이어지기 때문에 회비관리와 매출관리는 하나의 솔루션으로 구축 예정입니다.
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장점
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단기적인 효과와 장기적인 성장 동시 추구: 솔루션 제작으로 즉각적인 업무 효율을 개선하고, 컨설팅을 통해 장기적인 성장 기반을 마련합니다.
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비용 효율적인 투자: 초기 솔루션 제작으로 핵심 기능을 빠르게 구축하고, 컨설팅을 통해 나머지 기능을 효율적으로 내재화하여 불필요한 비용 발생을 최소화합니다.
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실질적인 시스템 활용 역량 강화: 단순한 시스템 구축을 넘어 관장님께서 직접 시스템을 이해하고 활용할 수 있는 능력을 키워드립니다.
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맞춤형 솔루션 제공: 획일적인 솔루션이 아닌, 태권도장의 특성과 요구사항에 최적화된 맞춤형 시스템을 구축합니다.
4. 기대효과
1.
압도적인 업무 효율 증대 및 체계적인 업무 위임 기반 마련
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수작업 시간 50% 감축: 반복적인 행정 업무 자동화로 핵심 업무 집중
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데이터 관리 혁신: 통합 관리 시스템으로 정보 접근성 및 활용도 극대화
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명확한 업무 프로세스 확립: 시스템 기반 업무 진행으로 직원 간 업무 인수인계 용이 및 업무 누락 방지
2.
획기적인 재정 안정화
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회비 미납률 감소: 자동 청구 및 독려 시스템으로 안정적인 수입 확보
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투명한 회계 관리: 자동화된 데이터 기반으로 정확하고 효율적인 재정 운영
3.
운영 효율 극대화
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차량 운행 최적화: 자동 스케줄 관리 및 알림 기능으로 안전하고 효율적인 운영
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데이터 기반 의사결정: 축적된 데이터를 활용한 과학적인 도장 운영 전략 수립
4.
도장 경쟁력 강화
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이미지 제고: 현대적이고 스마트한 시스템 도입으로 차별화된 경쟁력 확보
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직원 만족도 향상: 효율적인 업무 환경 구축으로 직원의 성장 및 생산성 향상 도모
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보안 강화: 안전한 데이터 관리 시스템으로 학부모 신뢰 확보
5. 결론 및 제언
5.1 결론
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데이터 통합: 흩어져 있는 회원 정보를 중앙 집중식으로 관리하고, 쉽게 접근하고 활용할 수 있도록 구축해야 함.
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업무 자동화: 반복적인 수기 업무 (회원 등록, 회비 관리, 알림 발송 등)를 자동화하여 업무 효율성을 극대화해야 함.
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표준화된 업무 프로세스: 직원들이 쉽게 업무를 이해하고 수행할 수 있도록 명확하고 표준화된 업무 프로세스를 시스템에 반영해야 함.
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회비 관리 정확성 확보: 자동화된 회비 관리 시스템을 통해 오류 발생 가능성을 최소화하고 투명성을 확보해야 함.
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업무 위임 기능 강화: 역할별 권한 관리 및 업무 진행 상황 공유 기능을 통해 효율적인 업무 위임 환경을 구축해야 함.
5.2 제언
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데이터 통합 최우선: 흩어진 데이터를 한 곳에 모으는 데 집중하여 정보 접근성과 활용성을 극대화해야 합니다. 사용자 편의성을 고려하여 직관적인 데이터 관리 환경을 구축하는 것이 중요합니다.
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자동화 기능 적극 도입: 반복적인 업무를 최대한 자동화하여 사용자들의 업무 부담을 실질적으로 줄여줘야 합니다. 특히, 회원 등록, 출결 관리, 회비 관리, 알림 발송 등의 자동화에 우선순위를 두어야 합니다.
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명확한 권한 관리 및 업무 위임 기능: 역할 기반의 권한 설정 기능을 통해 효율적인 업무 위임 환경을 제공해야 합니다. 각 직원의 역할에 맞는 기능 접근 권한을 설정하고, 업무 진행 상황을 투명하게 공유할 수 있도록 설계해야 합니다.
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데이터 정확성 확보: 데이터 입력 시 유효성 검증 기능을 강화하여 사용자 실수를 최소화하고 데이터 신뢰도를 높여야 합니다.
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학부모 소통 기능 강화: 학부모와의 효과적인 소통을 위한 기능 구현에 힘써야 합니다. 알림톡 연동을 통해 주요 정보를 실시간으로 전달하고, 문의사항 응대 편의성을 높이는 방안을 고려해야 합니다.
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사용자 중심 인터페이스 디자인: 쉽고 직관적인 인터페이스 디자인에 집중하여 사용자들이 별도의 교육 없이도 시스템을 쉽게 이해하고 사용할 수 있도록 해야 합니다. 복잡한 기능은 숨기거나 단순화하여 사용자 경험을 개선해야 합니다.
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안정적인 시스템 구축: 안정적인 시스템 운영은 신뢰도와 직결됩니다. 오류 발생을 최소화하고 안정적인 서비스를 제공할 수 있도록 개발 및 테스트에 만전을 기해야 합니다.
결론적으로, 이번 시스템 구축의 핵심은 대표님의 업무 부담을 실질적으로 줄여드리고, 더 중요한 교육 활동에 집중할 수 있는 환경을 만드는 것입니다.
